9. Основы технической реализации работы с электронными документами

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения СЭД может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести:

• Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве

• Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.)

• Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам 

• Быстрый поиск документов

• Аудит доступа пользователей к документам

К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

10. Международные стандарты в области работы с эдо. Европейская спецификация MoReq2:назначение, основные направления, проблемы.

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний.

Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Для начала стоит определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия непривычно воспринимаются в русском переводе.

- MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения либо передачи документов, или, иначе говоря, жизненного цикла документа.

- MoReq не касается вопросов согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. - другими словами, всего того, что можно отнести к управлению бизнес-процессами.

-Электронная подпись и шифрование рассматриваются лишь вскользь - в семи обязательных и пяти рекомендательных пунктах. Потому что это вопрос информационной безопасности, а не документооборота.

При разработке MoReq во главу угла ставилась практичность, так как предполагается, что спецификация предназначена и пользователям, и разработчикам АСЭД. Данные рекомендации - это своего рода мостик между "айтишниками" и документоведами, который позволяет им говорить на одном языке. Применять эти рекомендации можно выборочно: в зависимости от условий задачи допускается пропуск некоторых блоков, их модификация, добавление своих требований или уточнение имеющихся. Важно и то, что MoReq является открытым стандартом, поэтому за его использование не нужно платить.

MoReq может применяться в следующих целях:

- потенциальными пользователями АСЭД - как основа для подготовки конкурсных требований;

- нынешними пользователями АСЭД - как основа для проведения аудита и проверки существующих систем;

- центрами обучения - как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному документообороту и как учебный материал;

- академическими институтами - как учебный ресурс;

- поставщиками и разработчиками АСЭД - как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.