2. Стандартизация системы документации. Унифицированная система документации (усд).Унифицированная форма документа (уфд).

Под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

3. Электронный документ – генезис понятия. История.

4. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид.

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные.

Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид:

• Нормализованные (договора, письма);

• Специализированные (фотографии, карты);

• Формализованные (бланки, анкеты).

Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.

5. Технологии работы с электронными документами в системе электронного документооборота сэд).

Технология – это правила действия с использованием каких-либо средств, которые являются общим для целой совокупности задач или заданной ситуации.

Узкий смысл - это набор способов, средств выбора и осуществления управляющего процесса из множества возможных реализаций этого процесса.

Широкий смысл – наука о законах производства материальных благ и состоит из 3х частей:

• Идеологии (принципы производства);

• Орудий труда (станки, машины);

• Кадров, владеющие профессиональными навыками.

Цель – повышение качества продукции, сокращение сроков её изготовления и снижения себестоимости.

Методология включает в себя:

• Декомпозицию процесса на отдельные и подчинённые составляющие;

• Реализацию определенной последовательности выполнения операций;

• Технологическую документацию, формализованное выполнение всех составляющих.