Кросс-функциональное решение проблем.

Самым простым способом является использование бизнес-процессов для выявления (идентификации) нужных проблем. Это можно методологически решить следующим образом:

1. использовать формальную (существующую) оргструктуру (группу) для постановки проблемы, для ее анализа, сбора данных по ней, разработки и тестирования возможных альтернативных решений и выбора наиболее предпочтительного.

2. применить системный подход реинжиниринга бизнес -процессов.

Описание и управление процессами.

Этот путь касается определения важных бизнес- процессов согласно единым и строгим принципам. Это можно сделать множеством способов, но опыт показывает, что наиболее успешным является Метод управления качеством продукции.

Метод управления качеством продукции включает:

• описание миссии (фундаментальных целей деятельности ) организации, подразделения или отдела;

• перечень ключевых факторов успеха, которые необходимы и достаточны для обеспечения миссии. Одной из главных проблем является сокращение числа критических факторов успеха, которые претендуют на включение в этот список. Обычно рекомендуется оставлять в списке не более 8 таких факторов;

• описание бизнес-процессов, которые существуют сегодня, и новых, которые потребуются для достижения миссии (обычно в организации бывает от 20 до 30 разных бизнес-процессов).

На этой стадии процессы ранжируются по важности, существующей эффективности и владельцам каждого из них. В группу, которая принимает решения и описывает процессы, обычно входят те, кто больше всех выигрывает от эффективной работы процесса и кто больше проигрывает от плохой.

Процессорные структуры.

Третий путь реализации нашего знания о бизнес-процессах позволяет определить организационные структуры и управлять самой организацией.

Структуры, опирающиеся на бизнес-процессы, путем создания рабочих команд имеют всех необходимых специалистов и отвечают за весь процесс. При этом необходимо определить владельца процесса. Нужно четко понимать, что идея руководства процессом не подменяет собой существующую организационную структуру - вернее, она работает по принципу матричной структуры. Субпроцессы необязательно выделяются по принципу соответствия обязанностям того или иного подразделения: скорее всего, они по природе своей будут многофункциональными.

Реинжиниринг выдвигает на первый план новые цели и методы, которые диктуются современной ситуацией:

### резкое снижение затрат времени на выполнение функций;

### резкое снижение числа работников и других затрат на выполнение функций;

### глобализация бизнеса: работа с клиентами и партнерами в любой точке мира;

### работа с клиентом в режиме "24 часа 365 дней";

### опора на рост мобильности персонала;

### работа на будущие потребности клиента;

### ускоренное продвижение новых технологий;

### движение в информационное общество (и "общество знаний").

Вместе с тем реинжиниринг предполагает, что:

• постоянно повышается качество продуктов и услуг (в отличие от повышения прибыли "любой ценой");

• организация работы для этого трансформируется и динамично совершенствуется;

• критерии качества исходят от потребителя;

• в центр внимания ставится не числовой показатель результата той или иной производственной функции или деятельности, а качество процесса ее выполнения;

• исследуются и устраняются недостатки производственной системы, а не отдельных работников;

• повышается уровень решений и инициативы каждого работника;

• снимаются барьеры, установленные производственными подразделениями, организуется групповая, "артельная" работа;

• как один из определяющих факторов рассматривается обеспечение работникам возможности гордиться результатами своего труда;

• на основе всего этого, как побочный, а не главный результат, снижаются затраты на производство.

Технология реинжиниринга при условии, что в процессе управления пользователем применяется современная информационная технология управления, включает в себя:

• стратегическое и тактическое планирование (разработка или обоснование стратегического плана, разработка или обоснование планов реорганизации бизнес-систем), разработка или обоснование тактических планов, разработка критериев оценки степени достижимости результата для каждого из процессов, инициация проекта по реинжинирингу);

• реинжиниринг бизнес-процессов (проведение исчерпывающего анализа, т.е. проведение анализа работ и информационных потоков, построение модели данных и процессов, выполнение калькуляцию стоимости работ и временной анализ работ и т.п.); анализ возможных путей перестройки и улучшения процессов, выбор варианта реинжиниринга и построение модели желаемого состояния бизнес-процессов, проведение функционально-стоимостной анализа и принятие решения о проведении реинжиниринга, выполнение собственно перепроектирования процессов, т.е. решение многошаговой задачи получения спецификации желаемого процесса);

• управление изменениями (четко представить себе те изменения, которые явятся следствием реинжиниринга процессов; разработать те структурные изменения, которые понадобятся для поддержки новых процессов; разработать программу, которая определит культурные преобразования в организации, необходимые при переходе на новые условия работы; распознать и разрушить те барьеры, которые не позволяют внедрять новое управление);

• управление изменением информационной технологии управления (выбрать прогрессивную информационную технологию управления таким образом, чтобы она максимально соответствовала главной цели организации; позволяла вести процесс таким образом, чтобы результат соответствовал стандартам качества; позволяла резко сократить время на производство единицы продукции и позволяла выпускать продукцию в соответствии с индивидуальными заявками потребителей; при этом стоимость инвестиций в информационную технологию и риск от ее внедрения должны удовлетворять организацию);

• подготовка инфраструктуры для реинжиниринга (выбор конфигурации технической платформы для поддержки всех информационных и коммуникационных требований, разработка или приобретение прикладных систем и баз данных, их тестирование и снабжение документацией, разработка плана системной интеграции, т.е. отбор и перенос старых систем в новую оболочку или замена неэффективных и дорогих в обслуживании систем на новые);

• реализация проекта (проверка всех утвержденных документов и разработка плана управления проектом по установке и развертыванию систем, инсталляция и тестирование информационных систем, реализация программ по переподготовке и обучению, вывод из эксплуатации старых информационных систем; развертывание плана управления организационными изменениями, поддержка процессов и информационных систем в ходе эксплуатации, проведение процесса непрерывного улучшения функционирования организации).

В процессе реинжиниринга предполагается использование следующих программно-инструментальных средств:

• средств рисования диаграмм;

• средств описания и анализа потоков работ;

• средств имитационного моделирования и анимации;

• средств быстрой разработки приложений, CASE-средств;

• интегрированных многофункциональных средств.

Наиболее часто встречающимися способами использования информационных технологий в реинжиниринге бизнес-процессов являются:

• использование единых баз данных, что позволяет избавится от определенных промежуточных этапов документооборота, например, финансовый отдел может поместить свою информацию в базу данных для совместного использования всеми подразделениями предприятия или поместить свой производственный график в базу данных, сделав его доступным для поставщиков;

• внедрение сетевых технологий, которые позволяют установить связь с удаленными пользователями, например, использование электронной почты дает возможность удаленному пользователю выполнять несколько этапов процесса, что, в свою очередь, позволяет снизить загрузку офисных работников;

• внедрение экспертных систем позволяет неспециалистам и специалистам широкого профиля заменить собой экспертов и узких специалистов, уменьшая тем самым количество людей, занятых в процессе, и, следовательно, снижая число задержек и ошибок, возникающих в ходе взаимодействия между людьми;

• внедрение систем поддержки принятия решений, предоставляя информацию и инструменты для ее обработки, позволяет избавить менеджеров от принятия решений, передав их исполнителям, т.е. на более низкий уровень управления.

Таким образом, импульс для инжиниринга бизнес-процессов часто исходит из мира информационных технологий и дальнейшее развитие новых информационных технологий управления будет предполагает расширение сфер инструментов реинжиниринга.