38.Командный способ решения проблем в системе «Шесть сигм».

Самый заметный элемент программы «шесть сигм», по крайней мере на первых порах, - это команды, занимающиеся совершенствованием, решением проблем и проектированием процессов. Как мы уже говорили, эти команды создаются для решения организационных проблем, для того, чтобы обратить возможности в деньги. Каждой командой руководит «черный пояс» или «зеленый пояс». Обычная численность команды - от трех до десяти человек (оптимально - пять или шесть). Члены команды представляют разные части процесса, над которым работает команда. Самое замечательное в этих командах - их члены зачастую приходят из совершенно разных подразделений и уровней управления. Собирая такую разноплановую команду, чрезвычайно важно разработать единый процесс ее работы - модель, которой смогут пользоваться все ее члены. Такой единый процесс называется DMAIC (читается как «думайик»). Он состоит из пяти шагов: Define (определяй), Measure (измеряй), Analyze (анализируй), Improve (совершенствуй), Control (проверяй). Безусловно, команды «шести сигм», или команды DMAIC, не появляются ниоткуда. Команду нужно сформировать, а проекты - тщательно выбрать. В этой главе мы главным образом расскажем о том, как формируется команда DMAIC и как она потом распускается.

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ КОМАНДЫ DMAIC

Жизненный цикл практически всех команд DMAIC состоит из одинаковых стадий - хотя, конечно, от компании к компании возможны некоторые различия.

Стадия 1: определение и выбор проекта (проектов)

На данной стадии менеджеры рассматривают список потенциальных проектов «шесть сигм» и выбирают из них наиболее обещающие - те, над которыми будут работать команды.

Проект должен приносить реальные результаты компании и ее потребителям. Чтобы с ним могла справиться одна команда, он не должен быть большим. В конце данной стадии группа лидеров должна определить, какие проблемы имеют наивысший приоритет, каковы их предварительные границы. Задача группы - четко сформулировать, почему проект нужен для бизнеса. Например, какие затраты несет компания от того, что проблема не решается? Какие возможности предоставит улучшение ситуации? Для каждого проекта обычно выбирается свой «чемпион» или спонсор.

Стадия 2: формирование команды

Рука об руку с определением проблем идет формирование команды и выбор ее лидера («черного пояса» или «зеленого пояса»). Конечно, эти две стадии взаимосвязаны. Руководство стремится набрать команду из сотрудников, имеющих практические знания о ситуации, но которые не столь сильно связаны с ней, чтобы самим быть частью проблемы. Опытные лидеры должны понимать, что команда DMAIC - это не место, где можно спокойно отсидеться. Если вас выбрали членом команды - значит, у вас достаточно опыта и энергии, чтобы внести в ее деятельность полезный вклад!

Стадия 3: создание программы

Программа (charter) - это главный документ, описывающий проблему или проект. Она включает: обоснование выбора проекта, его цель, базовый план реализации, область применения, краткое описание полномочий и ответственности и пр. Обычно отдельные части программы набрасывает «чемпион», а члены команды ее дорабатывают. По ходу развития проекта DMAIC программу нередко приходится корректировать.

Стадия 4: обучение команды

Обучение - одна из приоритетных задач шести сигм. Некоторые считают, что использовать слово «обучение» в данном контексте неверно - ведь много времени проводится не в «учебных классах», а в реальной работе над проектом, реализуемым «черным поясом» или командой. Главная цель обучения - научиться работать по методологии DMAIC и применять ее инструменты. Хотя обычно обучение занимает от одной до четырех недель, на самом деле это время весьма растянуто. После первой недели обучения лидер команды и/или ее члены возвращаются на свои рабочие места, где посвящают значительную часть своего времени работе над проектом. По прошествии двух-пяти недель «перерыва» приходит время второй учебной сессии, за которой опять следуют период работы и еще одна неделя подготовки.

Стадия 5: работа по DMAIC и реализация решений

Практически все команды DMAIC не просто передают задачу реализации своих решений другой группе, но сами отвечают за это. Она отвечает как за начало, так и за обеспечение устойчивой работы в дальнейшем, путем измерений и слежения за результатами в течение разумного периода времени.

Стадия 6: передача дел

В конце концов, команда DMAIC будет распущена, а ее члены или вернутся к выполнению своей «обычной» работы, или примутся за следующий проект. Поскольку в ходе «обычной» работы сотрудники, как правило, испытывают на себе воздействие своих же решений, они заинтересованы наладить управление новыми процессами или решениями. Передача дел иногда происходит в виде церемонии, где новый официальный «владелец процесса» принимает на себя ответственность за устойчивую работу на новом достигнутом уровне. (По этому поводу можно даже устроить небольшую вечеринку с танцами до утра...) Весьма важно то, что в процессе работы члены команды DMAIC приобретают новый опыт и знания, весьма полезные в повседневной работе.