2.4. Работа с электронными таблицами

2.4.1. Табличное представление данных. Основные и производные данные

Данные в таблицах можно не только хранить, но и обрабатывать. Табличные вычисления можно выполнять с любыми данными, но особенно удобно это делать с числовыми данными. Благодаря наглядности намного упрощается проведение любых расчетов, использующих данные, хранящиеся в таблицах.

1. Таблицы состоят из столбцов и строк. Элементы данных записываются на пересечении строк и столбцов. Любое пересечение строки и столбца создает «место» для записи данных, которое называется ячейкой таблицы.

Примеров использования таблиц в обычной жизни можно привести сколько угодно. Например, каждая страница классного журнала является таблицей. В этой таблице столбцы обозначают даты уроков, а строки служат для записи данных об успеваемости учеников.

2. Значение в каждой из ячеек такой таблицы определяется самостоятельно и не может быть определено по значениям других ячеек таблицы. Данные, которые нельзя определить по другим ячейкам таблицы, называют основными.

С другой стороны, очень часто значения одних ячеек таблицы определяются по значениям других ячеек при помощи вычислений. Например, в таблице текущего футбольного чемпионата значение в столбце «Очки» (О) можно определить по значениям в столбцах «Выигрыши» (В), «Ничьи» (Н) и «Проигрыши» (П). Такие данные называют производными.

3. С подобными задачами приходится сталкиваться очень часто. При изменении курса соотношения рубля и доллара в магазинах и на базах возникает необходимость пересчета цен товаров. При этом удобно не пересчитывать цену каждого товара, а изменить одно число в таблице. Компьютер пересчитает цены всех товаров автоматически.

2.4.2. Электронные таблицы

Иметь дело с обширными таблицами, содержащими как основные так и производные данные, приходится во многих областях жизни. В частности, это относится ко всем видам финансовой и учетной деятельности. В докомпьютерную эпоху такие таблицы вели вручную: основные данные вписывали, производные данные вычисляли на арифмометрах, а сама таблица либо имела вид большого разграфленного листа бумаги (ведомости), либо хранилась в виде картотеки.

Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы. Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют электронными таблицами (соответствующий английский термин - spreadsheet).

Первые программы электронных таблиц появились вместе с первыми персональными компьютерами. В начале 80-х годов электронные таблицы SuperCalc буквально произвели переворот в сознании людей, занимавшихся экономическими и финансовыми расчетами. Один раз поработав с электронной таблицей, бизнесмен уже не может отказаться от приобретения и внедрения компьютера. Выпуск программы SuperCalc, заложившей основные принципы электронных таблиц, считают исторической вехой в развитии компьютерной техники.

Анализы и прогнозы

Способность электронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления используют не только бухгалтеры и кладовщики. Без электронных таблиц не обходятся участники бирж, руководители брокерских контор, банков и другие финансовые менеджеры. С помощью электронных таблиц можно моделировать реальные ситуации и оценивать получающиеся результаты.

Оценка результатов деятельности называется анализом. Оценка будущих перспектив называется прогнозом.

Электронные таблицы позволяют находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достигать заметных результатов. С помощью таких таблиц можно оценить отдачу от будущих проектов, заблаговременно обнаружить подводные камни и предотвратить неправильные шаги.