2.2.21. Работа с версиями документа
Если после редактирования документа сохранить его в том же файле, исходная информация утрачивается навсегда. Если сохранить документ в новом файле, возникает «параллельный» файл, у которого есть общее содержание с исходным файлом, но нет удобной связи с ним. Word предоставляет особую возможность сохранения документов. Ее суть в том, что несколько версий документа можно сохранить в одном файле.
1. Чтобы сохранить новую версию документа в том же файле, надо дать команду Файл > Сохранить как и в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть на кнопке Сохранить версию. При этом открывается диалоговое окно Сохранение версии.
2. Просмотр имеющихся версий документа выполняют с помощью команды Файл > Версии. При этом открывается диалоговое окно Версии документа.
3. Сохранение нескольких версий документа не позволяет следить за изменениями, произведенными в документах, поодиночке. Для этого в программе есть специальный режим работы — режим исправлений. Его включают щелчком правой кнопкой мыши на индикаторе ИСПР в строке состояния и выбором в контекстном меню пункта Исправления.
4. В режиме исправлений измененный текст помечается ярким цветом. Дополнения изображаются подчеркнутыми, а удаленный текст выглядит зачеркнутым.
5. Регистрация изменений обычно нужна в тех случаях, когда кто-то должен «одобрить» внесение предлагаемых изменений в документ. Чтобы принять исправления или отказаться от них, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на индикаторе ИСПР в строке состояния и выбрать в контекстном меню пункт Принять/отклонить исправления.
6. Работу с исправлениями ведут в диалоговом окне Просмотр исправлений. Кнопки Найти позволяют перейти к очередному исправлению. Кнопки Принять и Отказаться служат для внесения или отмены выбранных исправлении.
2.2.22. Предварительный просмотр и печать документов
Форматирование документов особенно важно в тех случаях, когда документ предназначен не для просмотра в электронном виде, а для печати на бумаге. Процессор Word способен представить документ на экране точно в том же виде, в каком он будет выведен на печать, а также произвести саму печать при наличии принтера, подключенного к компьютеру.
1. Чтобы убедиться в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используют специальный режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим служит кнопка Предварительный просмотр или команда Файл > Предварительный просмотр.
2. В режиме предварительного просмотра документ нельзя редактировать. Управляющие кнопки на панели инструментов позволяют только изменять способ отображения.
3. Если внешний вид документа по каким-либо причинам не устраивает автора, следует подумать над оформлением документа. Возможно, стоит изменить параметры страницы. Для этого используют диалоговое окно Параметры страницы, которое открывают командой Файл > Параметры страницы.
4. Это диалоговое окно содержит четыре вкладки. Вкладка Поля позволяет задать поля листа бумаги со всех четырех сторон. Элементы вкладки Размер бумаги управляют размером листа бумаги и его ориентацией. На вкладке Макет расположены элементы управления, задающие специальные параметры, если документ должен распечатываться особым образом.
5. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов — самый быстрый, но не самый лучший способ распечатать документ. По такой команде документ печатается с параметрами, заданными по умолчанию. Если эти параметры еще не настроены и не проверены, то, скорее всего, отпечатанный документ придется выбросить в урну.
6. Поэтому в абсолютном большинстве случаев используют команду Файл > Печать (или клавиатурную комбинацию CTRL+P). В этом случае открывается диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению.
