Облік розрахунків з підзвітними особами

Для обліку розрахунків з підзвітними особами використовують субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами», призначений для відображення операцій, пов’язаних із наданням готівки фізичним особам даного підприємства для виконання завдань під час відрядження, а також із видачею грошей на господарські потреби або закупівлю дрібним оптом матеріальних цінностей (канцелярських, поштових та ін.).

Порядок видачі коштів під звіт і звітування за їх використання регламентується Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59, та змінами до неї від 10.06.1999 р. № 146. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи. Направлення працівника у відрядження оформляється наказом керівника підприємства на строк до 30-ти календарних днів у межах України та 60-ти —за кордоном. Особи, що вибувають у відрядження, реєстру- ються в спеціальному журналі, в якому зазначається дата від’їзду і повернення, прізвище, місце роботи і посада, номер і дата посвідчення про відрядження, номер наказу, місце відрядження.

Витрати на відрядження відшкодовуються на основі авансового звіту, який повинна скласти особа, повернувшись із відрядження, у такі строки: протягом 3-х робочих днів при службовому відрядженні; протягом 10-ти робочих днів при видачі грошей на закупівлю сільгосппродукції та вторинної сировини (крім металобрухту); на наступний день при видачі грошей на господар ські потреби.

До авансового звіту прикладається посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття з місця роботи, прибуття в місце відрядження і вибуття з нього та про повернення до місця роботи. До авансового звіту прикладаються також виправдні документи на витрачені кошти (про наймання житла, проїзні білети, копії товарних чеків, матеріальні прибуткові ордери на оприбуткування на склад закуплених цінностей, квитанції поштових відділень тощо).

Оплата проїзду до місця відрядження і назад відшкодовується тільки за наявності документів, а при їх відсутності бухгалтерія може відшкодувати проїзд з дозволу керівника за рахунок прибутку підприємства. При цьому ця сума включається до сукупного оподатковуваного доходу, з якого утримується прибутковий податок і збори на соціальне страхування.

Якщо суми, видані під звіт з каси підприємства, не повністю використані, то вони повинні вноситись у касу при подачі авансового звіту. Чергові видачі грошей під звіт не дозволяються до повного погашення попередньої заборгованості. Добові за час перебування особи у відрядженні нараховуються за всі дні (включаючи день від’їзду і день приїзду) перебування у відряджені в межах України, включаючи вихідні, святкові і неробочі дні, час перебування у дорозі (разом із вимушеними зупинками). На відряджену особу поширюється режим робочого часу, тому замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші не надаються, за винятком випадку, коли вихідним був день вибуття у відрядження.

Добові, встановлені в розмірі 25-ти грн, не потребують спеціального документального підтвердження, крім відміток про прибуття в місце відрядження і виїзд з нього. Добові можуть виплачуватися і понад встановлену норму, розмір й умови таких доплат повинні вказуватися у колективному договорі. Якщо в ньому не передбачено порядку таких виплат, то їх можна зафіксувати у вигляді додатка. Розмір виплат добових понад граничні норми включається до складу місячного сукупного оподаткованого доходу, з якого береться прибутковий податок і збори на соціальні заходи.

До авансового звіту прикладаються проїзні білети, рахунки готелів у розмірі фактичних витрат з урахуванням наданих послуг (прання, чистка, прасування), бронювання місць у готелях в розмірі 50 % вартості місця за добу, за користування холодильником і телевізором, білизною у вагонах. Відшкодовуються також витрати на службові телефонні переговори, телеграми. Якщо відрядження оформлено на один день або відряджений може щодня вертатися додому, то йому також оплачується проїзд та добові, як за повну добу.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 в розрізі фізичних осіб, яким видано гроші під звіт. Дебетове сальдо показує суму заборгованості, за якою не подано в бухгалтерію авансового звіту або не внесено невикористаної суми в касу підприємства.

Видача з каси коштів під звіт і відшкодування перевитрат підзвітної особи оформляється записом:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 30 «Каса».

Придбання через підзвітних осіб матеріальних цінностей:

— Дт 201 «Сировина і матеріали»;

— Дт 203 «Паливо»;

— Дт 207 «Запасні частини»;

— Дт 22 «Малоцінні та швидкозношувані матеріали»;

— Дт 28 «Товари»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Суми, використані на відрядження, списуються на ті рахунки, з якими було пов’язано відрядження:

— Дт 92 «Адміністративні витрати»;

— Дт 93 «Витрати на збут»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Видача під звіт експедитору чекових книжок:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 331 «Грошові документи в національній валюті».

74

Перераховано гроші підзвітній особі в іншу місцевість:

— Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

— Кт 31 «Рахунки в банках».

Внесення в касу невикористаного залишку підзвітних грошей:

— Дт 30 «Каса»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Утримання підзвітних сум із заробітної плати працівника:

— Дт 66 «Розрахунки з оплати праці»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Суми, виплачені понад установлені норми граничних добових й оплата проїзду без подання документів з дозволу керівника:

— Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності»;

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Придбання через підзвітних осіб необоротних і нематеріальних активів, які не вимагають монтажу:

— Дт 10 «Основні засоби»;

— Дт 11 «Інші необоротні матеріальні активи»;

— Дт 12 «Нематеріальні активи»;

— Дт 15 «Капітальні інвестиції» (вимагають монтажу);

— Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Облік резерву сумнівних боргів

Дебіторська заборгованість наносить економічну шкоду підприємству, яке її має. Адже частина цього капіталу вилучена з обороту підприємства і бере участь у виробничо- фінансовій діяльності боржника. Виходячи з діючого законодавства підприємства мають право створити резерв сумнівних боргів.

Резерв сумнівних боргів нараховується, щоб покрити не повернуті дебіторами з різних причин суми заборгованості (банкрутство, закриття за рішенням суду, форс-мажорні обставини, непередбачувані, непереборні перешкоди (війни, страйки, стихійні лиха, техногенні катастрофи). Резерв сумнівних боргів можна розрахувати двома методами: виходячи з платоспроможності окремих дебіторів; на основі класифікації дебіторської заборгованості.

Перший метод ґрунтується на інформації про платоспроможність дебіторів, яка оприлюднюється в засобах масової інформації, а підприємство веде досьє на кожного з них. Вивчення динаміки показників балансу дебіторів дозволяє, у певному діапазоні ймовірності, визначити рівень неповернення боргів. Відсоток неповернення боргів необхідно розрахувати і затвердити підписом керівника організації.

Другий метод ґрунтується на припущені, що тенденція неповернення боргів, яка визначається за минулий період, збережеться надалі. Період спостереження за тенденціями неповернення боргів може становити від півроку до трьох років. Відсоток сумнівності боргів визначається розрахунковим методом і на суму резерву сумнівних боргів складається проводка:

— Дт 944 «Сумнівні та безнадійні боги»;

— Кт 38 «Резерв сумнівних боргів»

Списання безнадійної дебіторської заборгованості за продукцію, роботи, послуги проводиться за рахунок використання резерву сумнівних боргів:

— Дт 38 «Резерв сумнівних боргів»;

— Кт 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками».

Безнадійною вважається заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув термін позовної давності. Якщо резерву виявиться недостатньо для списання безнадійної поточної дебіторської заборгованості за товари, роботи і послуги, то сума відноситься безпосередньо на інші операційні витрати:

— Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності»;

— Кт 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками».

Сума, що надійшла від дебіторів і була раніше визнана безнадійною, включається до складу інших операційних доходів з одночасним зменшенням резерву сумнівних боргів:

— Дт 38 «Резерв сумнівних боргів»;

— Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Поточна дебіторська заборгованість, яка не пов’язана з реалізацією продукції (робіт, послуг) і визнана безнадійною, списується з балансу на інші операційні витрати.

Якщо після створення резерву фінансовий стан боржника поліпшився, то складається запис методом червоного сторно:

— Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги»;

— Кт 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками».

Довгострокова дебіторська заборгованість, яка виникає в ході нормального операційного циклу й буде погашена після дванадцяти місяців з дати балансу, передбачає нарахування відсотків.

Вона відображається в балансі за її теперішньою вартістю, визначення якої залежить від виду та умов погашення довгострокової дебіторської заборгованості. Списання дебіторської заборго-

ваності, визнаної безнадійною, оформляється проводками:

— Дт 944 «Сумнівні та безнадійні боги»;

— Кт 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками»;

— Кт 371 «Розрахунки за виданими авансами»;

— Кт 377 «Розрахунки з різними дебіторами».

Дебіторська заборгованість групується за окремими видами, що викликано застосуванням різних форм розрахунків між покупцями та продавцями і характером господарських операцій, форм платежів (готівкові чи безготівкові). Отже, необхідно розглядати методику обліку за окремими видами дебіторської заборгованості