Лабораторна робота № 5 Створення звітів
Ціль роботи: Одержання навичок роботи зі створення звітів.
Теми для попереднього вивчення: Призначення звітів. Порядок створення звітів. Розділи бланка звітів. Елементи керування. Форматування елементів керування. Сортування та групування. Збереження та друк звіту.
Завдання. Створити простий звіт, що відображає результати обробки інформації для Моніторингу успішності учнів. Створити складний звіт на основі раніше створеного запиту.
Виконання завдання.
I. Створити простий звіт, що містить:
список учнів школи: по класам ШифрКласу, Прізвище, Ім'я, По батькові, Стать;
Згрупувати дані по 1-ій літері Прізвища;
Обчислити кількість прізвищ у кожній групі.
Вид звіту представлений на Малюнку 1.
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Малюнок 1 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Для створення такого звіту виконати:
Відкрити базу даних, для якої створюється звіт ;
Почати створення звіту в режимі Конструктор:
Вибрати вкладку Звіти, натиснути кнопку Створити. З'являється вікно Новий звіт, у якому вибрати Конструктор (для самостійного створення звіту), вказати джерело даних – попередньо створений із зазначеними даними звіт «Учні класу» (вибрати таблицю зі списку, що розкривається, з переліком таблиць і запитів). Натиснути Ok.
На екран виводяться вікна, представлені на Малюнку 2:
Рис. 2
a) Вікно звіту в режимі конструктора із заголовком Звіт1: звіт і з наступними областями: Верхній колонтитул; Область даних; Нижній колонтитул.
b) Панель елементів, що містить кнопки для створення елементів керування, які можна включити у звіт. Панель елементів можна закрити або вивести, виконавши щиглика по кнопці Панель елементів на панелі інструментів або виконавши команду Вид -> Панель елементів;
c) Список полів базової таблиці або запиту (список полів таблиці Співробітник). Список полів можна вивести або закрити, виконавши команду Вид -> Список полів або виконавши щиглика по кнопці Список полів на панелі інструментів.
Переміщаючи вікна (відбуксирувавши мишкою за заголовок) можна розташувати їх у зручному для роботи порядку, наприклад: Вікно звіту - ліворуч, Список полів у правій області екрана, нижче - панель елементів.
Додатково можна вивести вікно властивостей створюваного звіту (Вид -> Властивості) або виконавши щиглика по піктограмі Властивості.
3. Установити розміри звіту
Перемістити праву границю вікна створення звіту за допомогою покажчика миші так, щоб на верхній лінійці було видно число 19 (розмір звіту 18 см);
Виконати Файл -> Параметри сторінки: При обраній вкладці Сторінка встановити книжкову орієнтацію аркуша й розмір А4 (210х297); При обраній вкладці Поля встановити розміри лівого й правого поля по 10 мм; При обраній вкладці Стовпці встановити: кількість стовпців-1; ширина стовпця-18 см; висота - 3 см; Ok;
Перемістити праву границю області даних звіту до значення 18 на верхній лінійці;
4. Додати в бланк звіту області Заголовок звіту й Примітка звіту:
Для цього виконати Вид -> Заголовок/Примітка звіту.
5. Перемістити з таблиці в Область даних список потрібних полів.
У вікні таблиці УЧНІ виділити в комбінації із клавішею Ctrl поля КодКласу, Прізвище, Ім'я, По батькові, Стать і відбуксирувати їх в Область даних. В Області даних з'являться зв'язані елементи керування, тобто елементи, пов'язані з полями таблиці УЧНІ (ліворуч - підпис, праворуч - значення поля). Виконати щиглик мишею на вільному просторі в області даних, щоб забрати виділення вставлених елементів керування;
Можна переглянути вміст звіту на даному етапі, вибравши Файл -> Попередній перегляд. Надалі можна використати цю команду для перегляду вмісту звіту після внесення яких-небудь змін;
Перемістити заголовки стовпців в область Верхній колонтитул для цього:
Виділити підпису елементів керування (ліворуч) в Області даних, для чого нажати клавішу Shift і виконати щиглик на кожному підписі (або обвести їх ліворуч праворуч із натиснутою лівою кнопкою миші). Виконати команду Вирізати;
Активізувати Верхній колонтитул щигликом миші по заголовку й виконати команду Вставити. Підписи будуть вставлені в область Верхнього колонтитула;
Розставити заголовки стовпців у такий спосіб: підпис КодКласу перемістити в лівий верхній кут області. Інші підписи розставити так, щоб відстань між лівими границями підписів було дорівнює 3див;
Виконати редагування й форматування заголовків стовпців (відповідно до Малюнка 1). Для цього виділити всі підписи в рядку (помістити курсор миші ліворуч від рядка, щоб курсор прийняв форму стрілки, спрямованої вправо й виконати щиглик мишею), клацнути правою кнопкою миші на виділенні, у вікні, що з'явилося, вибрати команду Властивості й установити у вкладці Макет наступні значення: Ширина 3 см, Висота 1 см, Тип границі Суцільна, Розмір шрифту 12 пт. Для редагування підпису виділити елемент, виконати щиглик мишею на підписі й внести потрібні зміни. Зауваження: Форматувати можна й окремий елемент, виділивши тільки його. При форматуванні можна використати піктограми панелі форматування на панелі інструментів, або команди меню Формат -> Вирівняти, Формат -> Розмір, або встановити відповідні властивості для даного елемента.
Зменшити розмір області Верхній колонтитул по розмірі висоти заголовків стовпців, додавши приблизно 0,5 см, перемістивши границю наступної області Область даних нагору;
Розмістити поля в Області даних у ряд під заголовками відповідних стовпців. Зменшити розмір Області даних мишкою перемістивши нижню границю області нагору. Відформатувати кожне поле відповідно до Малюнка.1;
Переглянути вміст звіту на даному етапі, вибравши Файл -> Попередній перегляд. Внести зміни, якщо є невідповідності Малюнку.1 або помилки.
6. Визначити поля, по яких буде вироблятися групування та сортування даних:
Виконати натискання по піктограмі Сортування та групування панелі інструментів або вибрати Вид -> Сортування та групування. Відкривається вікно Сортування та групування;
у стовпці Поле/Вираз (лівий стовпець) відкрити список полів і вибрати поле Прізвище;
у стовпці Порядок сортування встановити порядок сортування (по зростанню)
Виконати встановлення властивостей в області Властивості групи:
Для Заголовок групи та Примітка групи встановити значення Так. При цьому у вікні звіту з'являється додаткова область Заголовок групи "Прізвище" перед Областю даних і Примітку групи після Області даних;
Для групування по першому символу встановити в рядку Групування значення По перших символах;
У рядку Інтервал встановити число початкових символів, по яких хочемо утворювати групи, для групування по одному першому символу це значення дорівнює 1;
У рядку Не розривати встановити значення Повну групу;
Закрити вікно Сортування та групування.
7. Вставити в область Заголовок групи бланка звіту текст "Група прізвищ, що починаються на букву ", а потім повинна виводитися буква, по якій створювалася чергова група:
Виділити область Заголовок групи в бланку звіту (клацнути на заголовку області);
З вікна Список полів перетягнути поле Прізвище в бланк звіту в область Заголовок групи.. Помістити покажчик із зображенням руки з витягнутим вказівним пальцем на маркер, розташований у лівому верхньому куті лівого поля (підпис) і відбуксирувати це поле в лівий верхній кут області Заголовка групи, відступивши 0,25 см ліворуч. Аналогічно перемістити праве поле вправо на 8 см від лівої границі області.
У лівому полі набрати текст "Група прізвищ, що починаються на букву" і натиснути клавішу Enter. Встановити параметри форматування: курсив, розмір 10. Потім виконати дії: Формат -> Розмір -> По розмірі даних. Змінити розміри правого поля, переміщаючи маркер правої границі вліво так, щоб видно була одна буква «П» и небагато наступна.
У вікні Панель елементів натиснути по кнопці Лінія, перемістити курсор в область Заголовок групи під набраний текст і провести лінію, підкресливши обоє поля;
Переглянути звіт, вибравши Файл -> Перегляд. Якщо видні 2 букви прізвища, то зменшити поле Прізвище, якщо де-небудь не видно букви, то поле Прізвище збільшити (як описано попередньому пункті).
9. Вставити в область Примітка групи бланка звіту текст "Кількість у групі ", а потім повинно виводитися кількість прізвищ, що ставляться до даної групи:
Створити елемент керування. Для цього виконати щиглик на Панелі елементів по кнопці ab|, а потім в області Примітка групи в місці розташування елемента. З'являється елемент, що складається з 2-х частин. Перемістити праву частину елемента вправо. У ліву частину поля (підпис) увести текст "Кількість у групі". У праву частину елемента ввести формулу =Count([Прізвище]). Зробити форматування.
10. Вставити малюнок у заголовок звіту: Вставка -> Малюнок -> З файлу. У вікні, що відкрилося, вибрати підходящий графічний файл, виконати щиглик по кнопці Ok.
11. Вставити текст заголовка звіту й поруч дату створення звіту:
На панелі елементів вибрати кнопку ab|, перемістити курсор в область Заголовок звіту праворуч від малюнка. Відсунути праве поле ближче до правої границі області. У ліве поле ввести текст заголовка. У правому полі з написом Вільний увести формулу =Date(). Відформатувати поля. Вставити номер сторінки в області Нижній колонтитул:
Аналогічно додати елемент Номер сторінки: у ліве поле ввести текст "Сторінка", а в праве =Page. Зберегти звіт.