Тема 2.8. Информационное поведение сотрудников организации

1.    Приведите определения информационной культуры и прокомментируйте их.

________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Дайте определение информационным потребностям и  определите их классификацию

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

3.   Разработайте анкету по изучению информационных потребностей сотрудников организации.

 

¹ Источник: Николаева Т.П. Основы информационной экономики/ Учеб.пос. – СПб, 2001. – С.19.

¹ План макет и маркеры Вы можете найти в электронном документе: Информационный менеджмент – файл Аналитико-синтетическая переработка информации.

¹ Данный материал разработан В.В.Брежневой, см. Брежнева В.В. Информационное обслуживание: Учеб.пос., СПб: СПбГУКИ, 2002.

Глоссарий

Автоматизированная информационная система (АИС) — человеко-машинная логическая система, предназначенная для отбора, обработки, накопления и выдачи информации (в документальном или ином удобном для пользователей виде), которая представляет собой совокупность информационно-поискового языка, правил перевода текстов на этот язык, общих правил поиска, критериев соответствия технических и программных средств. АИС достаточно широко используются в управлении самыми разными сферами деятельности.

Автоматизированная система информационного обеспечения (АСИО) — АИС, создаваемая в подразделениях органа управления на местах с целью информационного обеспечения решения производственных и управленческих задач путем накопления и обработки сведений, представляющих интерес для этих подразделений. Главными пользователями АСИО должны быть руководители подразделений. Поэтому при проектировании таких систем в первую очередь необходимо учитывать их информационные потребности. Важным компонентом АСИО является АРМ руководителя данного подразделения.

Автоматизированная система управления (АСУ) — система управления, в которой применяются автоматические средства сбора, накопления, обработки и передачи информации для реализации управленческих функций данной системы. АСУ позволяет оптимизировать информационно-технологический процесс управления, его организационную структуру, обеспечить эффективное функционирование и развитие этой структуры, повысить эффективность управленческой деятельности сотрудников аппарата управления, ее органов и подразделений. АСУ называется автоматизированной, а не автоматической потому, что эта система лишь помогает человеку разрабатывать варианты решений и выбирать среди них лучшее, однако право окончательного выбора остается за человеком.

Агрегирование [от лат. aggregatus — присоединенный] данных — метод аналитической работы, применяемый для обобщения исходных данных и получения выводной информации. При этом осуществляется их элиминирование (исключаются несущественные для управленческой деятельности данные) и группировка (объединяются необходимые данные однородной направленности), что позволяет выделить факторы управления, оптимизировать процесс выработки и принятия управленческих решений.

Анализ [от греч. analysis — разложение, расчленение] — 1. Метод научного и практического познания, основанный на мысленном выделении и рассмотрении отдельных сторон, свойств, составных частей (элементов) чего-либо целого. А. — обязательный элемент системного подхода к объекту исследования и, наряду с синтезом, другими методами познания. А. широко используется в организаторской и, прежде всего, аналитической, деятельности сотрудников органов управления.

2. Мыслительный процесс переработки информации (например, анализ обстановки, оценка служебной деятельности и т.п.), результаты которого служат исходным пунктом организации и осуществления управления. Склонность к А. — важнейшее и необходимое качество каждого руководителя и специалистов в области управления.

Анализ документальный — метод сбора первичных данных, при котором документы используются в качестве главного источника информации для принятия управленческого решения (см. документальный метод).

Анализ и оценка исходных условий решения проблемы — стадия процедуры выработки решения проблемной ситуации, предполагающая получение ответов на следующие вопросы: а) что обусловливает необходимость принятия решения, какие факторы влияют на принятие решения; б) кто может или должен принимать решение в данной ситуации; в) какая и в каком объеме необходима дополнительная информация для принятия решения, каковы источники ее получения; г) где лучше принять решение по возникшей ситуации; д) когда, на каком этапе развития ситуации надо принять решение; е) как, в какой форме оно должно быть выражено.

Анализ информации — составная часть аналитической деятельности в организации управления. Заключается в изучении собранных материалов, выделении значимых сведений, оценке их полноты, достоверности, важности и других показателей качества информации. Анализ служебной (производственной) деятельности — комплексное изучение служебной (производственной) деятельности организации, ее органов, подразделений, а также отдельных сотрудников с целью контроля за их работой, оценки и повышения эффективности их деятельности путем выявления и мобилизации имеющихся резервов. Различают А.с.(п.) д.: текущий (оперативный) и выполнения планов, принятых решений за отчетный период (проверка исполнения).

Анализ организации — этап анализа организации управления, заключающийся в изучении организационной структуры данной организации, выделении ее компонентов (подразделений), определении их характеристик, роли и места в управлении деятельностью организации и взаимного соответствия, выявления недостатков или возможностей совершенствования. Для А.о. используются: данные статистической и иной отчетности; организационная документация (положения, нормы и нормативы, инструкции, правила, методики и т.п.); результаты наблюдения и опросов сотрудников, в том числе интервьюирования, анкетирования и т.п.

Анализ организации управления — предметное изучение состояния организационной структуры управления деятельностью (см. анализ организации) и эффективности ее функционирования (управленческой деятельности). Осуществляется с использованием методов структурного, факторного, функционального анализа и обычно проводится в два этапа: предварительное (обзорное) и последующее (детальное) обследование. Задачей предварительного обследования является быстрая ориентировочная диагностика (выявление) недостатков и положительных моментов в организации системы управления, позволяющая сузить область дальнейшего исследования. Задача последующего обследования — подробное изучение недостатков, причин, их вызывающих, возможных методов устранения, а также распространение положительного опыта.

А.о.у. проводится не только руководителями организации, ее органов (подразделений) или по их поручению аппаратом управления, но и лицами, проверяющими (инспектирующими) данный орган (подразделение). Результаты А.о.у. используются как исходные данные для принятия решений по совершенствованию системы управления деятельностью организации (органа, подразделения управления).

Аналитик — 1. В общем смысле — лицо, занимающееся анализом, систематизацией разрозненной информации о фактах, сопоставлением данных об однозначных или разделенных по времени фактах, разъясняющее их или дающее им толкование. 2. В органах управлении — сотрудник информационно-аналитического (аналитического) подразделения аппарата управления, занимающийся аналитической работой.

Аналитическая деятельность — вид труда сотрудников органов управления, основное содержание которого составляет анализ (мыслительный процесс) коренных проблем, определяющих состояние и тенденции развития обстановки, управления деятельностью организации. Чем острее, противоречивее обстановка, в условиях которой приходится действовать, тем в большей степени А.д. должна быть ориентирована на поиск неординарных решений возникающих проблем и необходимых для этого средств в целях достижения конструктивных перемен в деятельности организации. А.д. —ядро, органичная составная часть аналитической работы в органах управления.

Аналитическая записка — один из видов используемых в органах управления информационных документов, в которых дается краткий анализ существа и/или тенденций развития проблемы, имеющей отношение к деятельности организации, излагаются выводы, вытекающие из проведенного анализа проблемы, и предложения о принятии целесообразных мер. Как правило, А.з. направляется в вышестоящие органы власти и управления.

Аналитическая работа — относительно обособленный вид управленческой деятельности, суть которого составляет мыслительная переработка исходной (фактической и фактуальной) информации с целью обеспечения субъектов управления необходимой выводной информацией. А.р. в органах управления осуществляется специальными подразделениями или специально выделенными для этого сотрудниками аппарата управления.

А.р. включает сбор, систематизацию, обобщение, творческое изучение и оценку разнообразной информации об обстановке, о структуре, общих и специфических качествах управляемого объекта (объектов), определение тенденций их развития и факторов управ-ления, требующих принятия соответствующих управленческих решений. По результатам А.р. выявляются также узкие места и неиспользованные резервы в деятельности организации, оцениваются итоги ее работы, осуществляется моральное и материальное стимулирование сотрудников, выдвижение и перестановка кадров.

Основные направления А.р.: выявление динамики развития обстановки; подготовка материалов для определения итогов деятельности организации (подразделения, сотрудника); исследование наиболее сложных и актуальных проблем, связанных с деятельностью организации.

Аналогия [от греч. analogos — соответствующий, соразмерный] — метод познания, позволяющий делать выводы на основе установления сходства в некоторых сторонах, качествах и отношениях между нетождественными объектами. Для повышения вероятности вывода на основе А. необходимо соблюдать следующие основные требования: а) А. должна основываться на существенных признаках и, по возможности, на большем числе общих свойств сравниваемых объектов; б) связь признака, относительно которого делается вывод, с обнаруженными в сравниваемых объектах, должна быть возможно более тесной; в) А. имеет задачей установление соответствия объектов лишь в определенной части, а не во всех отношениях.

А. широко используется в аналитической деятельности сотрудников органов управления, при выработке и принятии управленческих решений, выступает как составная часть метода организационного моделирования.

Анкета [от фр. enquete — расследование] — в социологических исследованиях составляемый исследователем список вопросов обследуемому контингенту лиц, ответы на которые позволяют получить интересующие исследователя сведения об опрашиваемых и служить исходным эмпирическим материалом для обобщения.

Главное требование при составлении А. — правильная формулировка и постановка вопросов, которые должны быть четкими, недвусмысленными, доступными, соответствовать решению задач исследования. Характер постановки вопросов в А. не должен подсказывать тот или иной ответ, влиять на него. А. достаточно широко используется для оценки положения дел в организации и ее сотрудников (см. анкетирование).

Анкетирование — один из методов социологического исследования, основанный на применении анкет (опросных листов), которые содержат отвечающие целям исследования и расположенные в определенной последовательности вопросы. А. обеспечивает анонимность ответов и тем самым способствует расширению полноты и достоверности получаемой информации. Обязательные ответы даются в предусмотренной форме и подлежат ручной или машинной обработке для последующего анализа. Недопустима подмена информации, полученной в результате А., ее оценкой. В организации управления А. нередко применяется при анализе организации управления, оценке организаторской деятельности руководителя и т.п. Но результаты А. следует расценивать как сугубо ориентировочные и использовать в совокупности с результатами, полученными другими методами анализа и оценки.

 

База данных (информационная база) — совокупность данных (информационных сообщений, обзоров, справок и др.), относящихся к определенному виду управленческой деятельности (реализации функций управления), логически (тематически) связанных между собой, определенным образом систематизированных и систематически обновляемых (см. актуализация данных). Б.д. является основной структурной частью банка данных.

Банк данных — совокупность баз данных, объединенных общностью применения, а также программных и технических средств (ЭВМ), обеспечивающих накопление, обновление, коррекцию и использование данных для организации управления.

Барьер информационный — искусственное или естественное препятствие на пути информационного потока, мешающее адекватно воспринимать или передавать информацию. Существуют ведомственные, языковые, семантические и другие Б.и. Снятие их — одна из задач совершенствования информационного обеспечения управления, особенно в интересах принятия действенных управленческих решений и улучшения взаимодействия подразделений организации (сотрудников) в реализации принятых решений. Но в ряде случаев Б.и. устанавливают специально для того, чтобы исключить несанкционированный доступ к особо важной информации, предотвратить утечку важных секретов, нанесение ущерба собственной безопасности организации и т.п.

Барьер психологический — психическое (стрессовое) состояние участников управленческого процесса, которое проявляется как реакция на неожиданное резкое изменение обстановки, возникновение острой производственной или управленческой ситуации, какое-либо нововведение, непредвиденную постановку сложной, ответственной задачи и т.п. Б.п. препятствует исполнению сотрудником каких-либо действий, необходимых для решения поставленной задачи, порождает отрицательные переживания. Предупреждению и снятию Б.п. в организации управления способствуют учет человеческого фактора, разработка и осуществление мер психологического обеспечения реализации принятых решений. Особенно важно учитывать возможность возникновения Б.п. в чрезвычайных и иных острых ситуациях.

Барьер смысловой — несовпадение смысла сообщения у участников коммуникации, которое создает препятствие для их взаимопонимания и взаимодействия. Преодолению Б.с. в организации управления способствуют создание профессиональных терминологических словарей, единообразное применение соответствующих терминов, повышение речевой культуры участников управленческого процесса. В частности, руководитель, высказывая требование, просьбу, отдавая приказ или иное распоряжение, должен быть убежден в том, что правильно понят подчиненными.

Безбумажная (малобумажная) технология управления — технология управления, основанная на применении электронно-вычислительной техники и современных средств связи для накопления, переработки и обмена информации, позволяющая свести к минимуму либо исключить полностью использование письменных документов. В текущей работе использование Б.(м.) т.у. способствует повышению оперативности прохождения и использования информации, сокращению документооборота, устранению бюрократических начал (см. бюрократизм) в организации управления.

Беседа деловая — 1. Одна из форм организации управления и коммуникации, в основе которой лежит процесс индивидуального речевого общения участников управленческого процесса. Она позволяет субъекту управления осуществлять управляющее воздействия непосредственно на объект управления (индивидуум), а также получать от него необходимые сведения о результатах и характере действий по решению поставленных задач, о самом собеседнике, об эффективности управляющего воздействия и т.п.

Для руководителя преимущество Б.д. перед другими формами организации управления — это возможность активного использования каналов не только прямой связи (высказать то, что он хочет), но и обратной связи (получить от подчиненного необходимую информацию, довести до его сведения свое решение по тому или иному вопросу самым коротким путем, «с глазу на глаз», а также увидеть, почувствовать, как это решение воспринимается, при необходимости что-то скорректировать, дать дополнительные разъяснения и т.п.). Как форма управляющего воздействия, воспитания и обучения Б.д. наиболее эффективна в отношении молодых сотрудников, кандидатов для зачисления в резерв выдвижения и других работников, особенно требующих индивидуального подхода со стороны руководителя.

2. Метод получения исходных данных, необходимых для осуществления контроля, оценки обстановки и деятельности организации, реализации других функций управления на основе вербальной (словесной) и невербальной коммуникации. Разновидностями метода Б.д. являются интервью, опрос, заслушивание.

Блок-схема — условное изображение алгоритма решения задач управления, документооборота, последовательности выполнения рабочих операций (процедур) на той или иной стадии управленческого цикла с помощью стрелок, соединительных линий и геометрических фигур различной формы, содержащих внутри символы или тексты. Б.с. может быть полезной при анализе деятельности и организации управления этой деятельностью на конкретных участках и направлениях.

Баннер – способ размещения информации об электронном адресе фирмы в Internet.

Брокер – посредник между продавцами и покупателями. Не держит товарных запасов, не финансирует сделки. Труд брокера оплачивается той стороной, которая его привлекла.

Вид документа — 1. Совокупность документов (см. документ), выполняющих однородные функции. Документы подразделяются прежде всего на документы служебные, используемые в организации управления, и документы личные, удостоверяющие личность сотрудника.

2. Реквизит служебного документа, который указывает его( название, принадлежность к определенному виду документов (справка, заключение и т.п.). Дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере содержащейся в нем информации. Все служебные документы, за исключением письма, обязательно включают этот реквизит.

Виды отчетности — классифицированные по различным основаниям обобщающие показатели, которые характеризуют состояние и динамику управления деятельностью организации, а также производственную деятельность этой организации. Отчетность различают: по форме — письменную и устную; по содержанию — статистическую и описательную.

Внешняя неопределенность  - соотношение объема доступной информации об условиях внешней среды организации и уверенности в полноте и точности этих сведений.

Внешняя среда организации – быстро меняющиеся факторы внешнего воздействия, непосредственно (среда прямого воздействия) или опосредованно (среда косвенного воздействия) влияющие на деятельность организации.

Внутренняя среда организации – переменные, характеризующие цели, структуру, задачи, технологию и персонал организации.

Выборочная информация — информация, полученная на основе выборочного контроля, наблюдения, выборки из имеющихся банков данных. В организации управления В. и. достаточно широко используется при проведении проверки деятельности органа (подразделения) организации, в аналитических и социологических исследованиях, осуществляемых в интересах совершенствования управления деятельностью организации и в других управленческих операциях.

Выведывание — метод получения информации с зашифровкой интереса в ее получении от объекта В. При этом лицо, заинтересованное в получении информации, скрываемой от окружающих, использует психические особенности личности собеседника, не задает ему прямых вопросов и не раскрывает своих намерений. Нередко В. используется руководителем при изучении личности или оценке деятельности подчиненного, для выявления скрытых угроз деятельности организации и т.д.

Выработка и принятие решения — процесс сбора и мысленной (аналитико-синтетической) переработки данных, необходимых для принятия решения, с последующим фиксированием его в соответствующей (устной или письменной) форме. В. и п.р. — важнейшая функция любого субъекта управления, ключевой момент и один из основных этапов управленческого цикла организаторской деятельности руководителя.

Основные принципы В. и п.р. в организации социального управления: законность, правомочность, целесообразность, объективность, целенаправленность, своевременность, оптимальность. конкретность, реальность, гибкость, соответствие формы решения его содержанию (см. соответствие, 4.), обоснованность, соотнесение возможных негативных последствий с полученными результатами (см. риск).

Основные методы выработки решения в организации социального управления: ситуационный анализ, моделирование, построение «дерева целей*, дельфийский метод, мозговая атака, интуиция, экстраполяция, метод экспертных оценок. Основные методы принятия решения в организации социального управления: метод реактивного реагирования, инициативного реагирования, групповых решений, коллегиальный (см. коллегиальность) и единоличный (см. единоначалие).

Процедура В. и п.р. в организации социального управления включает: а) осуществление диагноза (оценки) управленческой ситуации для определения проблемы или главных вопросов, требующих решения; б) формулирование возникающей в связи с этим управленческой цели (задачи) и выявление принципиального пути (путей) ее достижения; в) сбор дополнительной информации, необходимой для изучения характеристик ситуации и выделения тех факторов, которые влияют на принятие решений; г) разработку альтернативных курсов (направлений) действий; д) оценку каждой альтернативы и определение, какая из них наилучшим образом способствует разрешению ситуации; е) перевод намеченного курса действий в конкретный план, который будет эффективен точки зрения достижения поставленной цели (задачи).

 

Данные — сведения о фактах, идеи, статистические выкладки, представленные в виде, позволяющем передавать и обрабатывать их с целью получения выводов, обобщенной информации, необходимой для организации управления.

Понятие Д. не совсем соответствует понятию информации, хотя в практике управления они часто употребляются как синонимы. Д. — это «сырой» материал, зачастую набор не связанных друг с другом (в том числе случайных) фактов, чисел, дат, имен и т.п. Они подлежат обработке, в ходе которой «сырой» материал преобразуется в сообщение, значимое для адресата, то есть приобретают свойства информации.

В организации социального управления Д. оцениваются, главным образом, с точки зрения: а) качества и количества содержащейся в них информации; б) необходимости и целесообразности использования их для принятия управленческого решения; в) возможности применения технических средств для сбора, передачи, переработки, хранения и представления потребителю.

Различают: а) нормативно-справочные Д. — совокупность нормативов, норм и справочников; б) исходные Д. — данные, лежащие в основе гипотез, оценок, решений и т.п.; в) сводные (выводные) Д. — данные, полученные в результате обработки исходных Д. и обладающие информацией с качественно новыми характеристиками; г) фактические Д. — сведения, основанные на фактах.

Данные установочные — совокупность биографических и других сведений, позволяющих с необходимой степенью достоверности установить личность определенного человека. В организации управления Д.у. составляются и используются при подборе и расстановке кадров, в повседневной работе руководителя с подчиненными в том числе их воспитании и обучении, и т.д.

Дельфийский метод («Метод Дельфы») — один из методов экспертных оценок. Суть его состоит в организации систематического сбора мнений специально подобранных экспертов, в аналитико-синтетической обработке их мнений для последующего обсуждения, корректировке экспертами своих оценок после каждого тура обсуждений. Постепенно позиции сторон сближаются и возрастает вероятность получения достоверного результата. При этом используется процедура, обеспечивающая свободу высказывания мнений или их корректировки и беспристрастность выводов. В организации управления Д.м. может эффективно использоваться при оценке обстановки (особенно при прогнозировании ее развития) и выработке решения.

Документ [от лат. dokumentum — доказательство, свидетельство] — любой материальный объект с информацией, закрепленной определенным образом для передачи ее во времени и пространстве. В качестве способов фиксации информации в Д. могут использоваться рисунки, графики, схемы, фотографии, аудио- и видеозаписи, записи с помощью соответствующих знаковых систем на магнитных лентах и дисках в ЭВМ и др. Практически все они используются и в организации социального управления. Но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами. Основные требования к составлению Д., используемых в организации управления: своевременность разработки, краткость изложения, достоверность, наглядность.

Кроме грамматических норм и правил государственного языка при использовании служебной документации в организации управления следует учитывать нормы и правила, устанавливаемые соответствующими государственными стандартами (ГСДОУ) и ведомственными инструкциями («унифицированные системы служебной документации»), а также сложившиеся традиции и порядок , делопроизводства в той или иной организации.

Документ служебный — документ, который создается или используется в системе служебной документации (в данном случае — в организации управления). Д.с. классифицируются по многим признакам: а) по степени формализации — стандартные, форма и правила оформления которых соответствуют стандарту на данный вид документов, и нестандартные, составляемые по усмотрению автора; б) по месту в процессе управления — плановые, распорядительные, отчетные, контрольные, справочные, мобилизационные .и др.; в) по характеру распорядительного воздействия — нормативные, содержащие информацию нормативного характера (см. нормативный акт), и обычные, отражающие управляющее воздействие, не связанное с установлением каких-либо норм и правил; г) по степени активности использования в управленческом процессе действующие и архивные документы, находящиеся на хранении в архиве; д) по степени готовности — рабочие (черновики,рукописи с первоначальным текстом, в предварительной редакции с внесенными в него исправлениями и т.д.) и завершенные (зарегистрированные, подписанные соответствующими должностными лицами); е) по степени секретности — для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, совершенно секретные особой важности; ж) по направлениям движения — входящие, исходящие и внутреннего пользования; з) по способу исполнения — текстовые, табличные, графические.

Документальный метод — способ сбора и анализа исходной информации, когда единственным или главным ее источником служит документ как материальный носитель такой информации. Широко применяется практически на всех этапах управленческого цикла в организации социального управления: при изучении обстановки и оценке деятельности органа (подразделения, сотрудника) управления (в том числе планов и отчетов, решений коллегии, собственных решений руководителей, информационных материалов, направляемых в вышестоящие инстанции, материалов, отражающих работу с поставщиками и потребителями продукции и т.д.); позволяет обстоятельно исследовать состояние и процесс развития изучаемого явления, позиции его участников и т.п..

Д.м. включает в себя два взаимосвязанных приема анализа документов: традиционный, когда дается понимание и толкование их содержания, и формализованный, направленный на преодоление влияния субъективных интересов и установок авторов документов.

Д.м. предполагает выяснение достоверности и надежности содержащейся в документе информации, обстоятельств его появления, отношения к нему исполнителя и других членов коллектива, отбор и сопоставление полученных материалов. Первое правило изучения документов в ходе организации управления— четко различать описание событий и их оценку. Мнения и оценки составителя документа обладают потенциально меньшей достоверностью и надежностью по сравнению с информацией, содержащей изложение фактов. Далее следует выяснить, с какой целью составлялся документ, какие намерения были у его составителя, что поможет выявить умышленное или неумышленное искажение. Очень важно также знать, какой метод получения первичных данных составитель использовал, в какой обстановке составлялся документ.

Документация — совокупность однородных по своему функциональному назначению и взаимосвязанных служебных документов, оформленных в соответствии с действующими нормами и правилами, относящихся к одному объекту или субъекту управления, событию или явлению.

Документация организационно-распорядительная — специально разработанные инструкции и другие управленческие документы, предписывающие порядок исполнения чего-либо и подписанные (утвержденные) полномочным на то должностным лицом или органом управления.

Документирование — процесс записи (фиксации) и оформления необходимой для осуществления актов (действий) управленческой деятельности информации по установленным правилам. Д. осуществляется на естественном языке с использованием традиционных носителей (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей информации (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.). В целом ряде случаев Д. является обязательным условием организации управления и осуществляется строго по установленным формам или в соответствии с установленными требованиями нормативных актов ведомства (организации).

Документированная информация — информация, полученная законным способом и закрепленная на любом материальном носителе в соответствии с нормами и правилами, установленными существующим законодательством, государственными стандартами и нормативными актами ведомства (организации). Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы организации. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов.

Документоведение — научная дисциплина, занимающаяся классификацией документов, разрабатывающая способы и принципы организации документооборота, построения систем документирования, составления документов.

Документооборот — процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения (решения поставленных в них вопросов) или отправки. Д. — неотъемлемая составная часть информационного обеспечения организации управления. Объем Д. складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов органа управления за определенный период.

При организации Д. необходимо соблюдать следующие общие требования: а) каждое перемещение документа должно быть целесообразным; б) возвратное перемещение документов должно быть исключено вообще или предельно ограничено; в) разработка и прохождение документов должны быть оперативными, регулируемыми и осуществляться с использованием наиболее эффективных способов и приемов; г) необходимо обеспечивать соблюдение требований секретного делопроизводства. Совершенствование Д. осуществляется путем стандартизации и унификации форм документов, а также путем широкого внедрения технических средств их составления и обработки (см. организационная техника).

Документопоток — движение документов в аппарате управления или его подразделениях по определенному направлению, в определенном информационном потоке. Различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов, циркулирующих по системе скалярной или латеральной цепи.

Документ информационный — документ, содержащий информацию, предназначенную для доведения до адресатов (информирования) как внутри, так и вовне данной системы управления. Чаще всего термин используется для обозначения документов, предназначенных для информирования вышестоящих инстанций.

Достоверность информации— 1. Соответствие информации действительности, которое достигается: обозначением времени совершения события, сведения о котором передаются; тщательным изучением и сопоставлением данных, полученных из различных источников; проверкой сомнительных сведений; своевременным вскрытием дезинформационных и маскировочных мероприятий; исключением искаженной информации, передаваемой по техническим средствами и т.д.

2. Один из критериев оценки качества информации, отражающий ее соответствие реальной действительности. Характеризуется, главным образом, надежностью источников получения информации.

3. Оценка вероятности отсутствия ошибок в информации (документах, схемах, таблицах и т.п.).

Доступность информации — свойство информации, характеризуемое степенью возможности получения доступа к ней по мере возникновения такой необходимости со стороны субъектов управления, а также лиц, имеющих на это надлежащие полномочия. Особо необходимо учитывать это свойство при осуществлении связей организации с общественностью и при решении вопросов обеспечения собственной безопасности организации. Степень Д.и. в организации управления определяется соответствующими грифами

 

Закон информированности-упорядоченности —один из законов организации управления, который гласит: чем большей информацией располагает организация (система управления) о внутренней и внешней среде, тем большая вероятность ее устойчивости и развития. Вместе с тем, упорядоченность, а следовательно и эффективность функционирования организации определяется уровнем информированности ее членов. Применительно к организации управления З.и.-у. требует создания и развития (увеличения количества и повышения эффективности использования) источников информации о внутренних и внешних факторах управления и принятия на основе поступающих данных адекватных управленческих решений, обеспечивающих устойчивость и гармоничное развитие данной системы управления (совершенствование ее организационной структуры, повышение квалификации сотрудников аппарата управления, внедрение передовых управленческих технологий и т.п.).

Защита информации в АИС — система организационных и технических мер, направленных на предотвращение утечки обрабатываемых в АИС сведений. Работа по 3.и. в АИС проводится по следующим направлениям: 1) выявление возможных скрытно установленных устройств съема информации либо устройств, выводящих ЭВМ из строя; 2) предупреждение проникновения в программную среду «компьютерных вирусов»; 3) организация 3-й. от несанкционированного доступа; 4) организация работ по 3.и. от утечки за счет побочных электромагнитных излучений и наводок; 5) организация работ по 3-й. от утечки по виброакустическому каналу.

Защита от утечки информации — комплекс организационно-правовых, технических и оперативных (специальных) мер, направленных на исключение неправомерного выхода охраняемой информации (см. закрытые данные) из владения лиц и организаций, которым она была доверена. Организация и контроль за осуществлением этих мер — прямая обязанность руководителей органов (подразделений) управления, одно из важнейших условий обеспечения собственной безопасности организации.

Значимость информации—свойство информации сохранять свою потребительскую ценность для получателя в течение определенного времени, то есть не подвергаться моральному старению. Степень важности информации для принятия решений на данный момент.

Избыточность информационная — наличие в системе управления информации, которая не нужна для принятия решения, не обладает свойством относимости (в данном случае к деятельности органов управления) или поступает в объеме, превышающем возможности ее своевременной и качественной обработки (переработки) субъектом управления (руководителем органа, аппаратом управления). Устранение И.и. осуществляется при анализе информационных потоков и используется в целях их совершенствования.

Инновация (социально-психологический аспект) –создание и внедрение различного рода новшеств, порождающих значимые сдвиги в социальной практике. Различают социально-экономические, организационные, управленческие, технико-технологические инновации. Инновационная деятельность требует учета человеческого фактора, в частности, преодоления социально-психологических барьеров, возникающих на всех этапах ее развертывания. В эту деятельность вовлечены различные социальные группы, каждая из которых может иметь неоднозначные представления, эмоциональные переживания, связанные с возможными последствиями. Преодолению социально-психологических барьеров инновационной деятельности способствуют: учет установок, ценностных ориентаций, этических норм поведения ее участников и применение социально-психологических методов активного обучения работников с целью развития их инновационных способностей.

Инновационный менеджмент – управление исследованиями и разработками, освоение нововведений в соответствии со стратегическими целями и научно-техническим потенциалом предприятия.

Информативность документа — характеристика документа, определяемая количеством и качеством информации, которую извлекает из документа его потребитель. Необходимо учитывать, что для принятия управленческих решений документы могут быть информативными, если содержащиеся в них сведения соответствуют уровню квалификации потребителя и его информированности. Но иногда полезность документа не связывается с уровнем квалификации и информированности потребителя. В этом случае используется понятие потенциальной И.д., которая показывает наличие новых сведений или знаний, еще не использовавшихся потребителем.

Документ тем информативнее, чем больше сведений в нем передается с помощью определенного количества символов, знаков или чем меньшее количество их требуется для передачи определенных сведений. Повышение И.д. достигается применением графиков, таблиц, лаконичностью формулировок текстов документов, грамотным применением аббревиатуры и т.п., что является одним из проявлений культуры управления.

 Информатизация — организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей организации и реализации ее органами управления своих функций на основе формирования и использования информационных ресурсов. И. в процессе организации управления приобретает в современных условиях исключительно большое значение, является одним из важных условий повышения эффективности управленческой деятельности.

Информатика — научная дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также вопросы, связанные с ее сбором, хранением, поиском, переработкой, преобразованием и использованием в различных сферах деятельности.

 Информационная работа — деятельность специально выделенных сотрудников аппарата управления (информационных работников), включающая изучение информационного спроса, информационных потребностей и запросов различных категорий пользователей (потребителей) информации, а также организацию обработки, хранения и выдачи информации в соответствии с информационными потребностями, запросами и действующими правилами.

Информационная система — организационно-упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, отвечающая потребностям информационного обеспечения процесса управления деятельностью организации; система, целью функционирования которой является преобразование информации (см. АСУ).

Информационное обеспечение — совокупность информационных ресурсов (банков данных), средств, методов и технологий сбора, обработки, накопления и выдачи информации (информационная и информационно-справочная работа), используемая в интересах организации. Основная задача И.о. в организации управления заключается в оснащении субъектов управления (прежде всего, руководителей, а также других участников управленческого процесса) информацией, необходимой для реализации конкретных функций управления, прежде всего в интересах выработки и реализации эффективных управленческих решений. Совершенствование И.о. в управлении — это обязанность руководителя и аппарата органа управления (прежде всего, информационно-аналитических подразделений). И.о. — один из видов обеспечения процесса управления и непосредственно самой служебной деятельности наряду с методическим, психологическим, материально-техническим и другими видами обеспечения. Информационное обслуживание — выполнение вспомогательных операций информационного обеспечения (печатание, размножение документов и т.п.) и организации служебного делопроизводства. В органах управления эту работу выполняют подразделения (сотрудники) секретариата, учетно-архивных фондов, библиотек и т.д. 

Информационное подразделение — подразделение органа управления, занимающееся информационной и информационно-справочной работой.

Информационно-поисковая система (ИПС) — совокупность технических средств и лингвистического обеспечения, предназначенных для ввода, хранения, поиска и выдачи необходимой информации. По принципу действия И.-п. с., используемые в организации управления, чаще всего делят на два класса: документальные (документографические) и фактуальные (фактографические).

Информационные процессы — процессы сбора, получения, хранения, обработки, поиска, передачи (распространения) информации в системе управления. Совершенствование И.п. в органах управления — важнейшее направление деятельности их информационных подразделений.  

Информационные ресурсы — документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах), которые можно использовать в интересах управления деятельностью организации, i

Информационный поток — совокупность информационных^ сообщений, необходимых для осуществления управления и циркулирующих в определенном направлении. Независимо от со-' держания этих сообщений И.п. характеризуют следующие показатели: а) источник возникновения данного потока; б) направление движения информации; в) периодичность или частота; прохождения по нему информации; г) степень постоянства функционирования потока; д) объем и плотность, то есть насыщенность его информацией; е) вид носителя информации; ж) информационная емкость сообщений; з) структура, то есть виды! проходящей по нему информации; и) степень (эффективность)' использования данного потока.

Для анализа И.п. в организации управления обычно выделяют два основных: вертикальный, связывающий участников управления этой деятельностью разных уровней данной системы, и горизонтальный, связывающий звенья управления той же системы одного уровня.

Вертикальный И.п. может быть нисходящим, направленным от субъекта к объекту управления, от вышестоящих уровней управления к нижестоящим, и наоборот — восходящим. Информация нисходящего потока в канале прямой связи — управляющая или, как ее иногда называют, командная информация. Это, как правило, управленческие решения в форме приказов, указаний, распоряжений, выписок из планов работ вышестоящих органов управления и т.п. Они носят в основном властный характер и обязательны для исполнения. В этом же потоке направляется и ориентирующая информация.

Информация, циркулирующая в восходящем потоке по какаду обратной связи, называется обычно информацией осведомления. Это, как правило, доклады подчиненных органов (подразделений, сотрудников) о выполнении ранее поступивших указаний, распоряжений, рекомендаций, разного рода статистические и иные отчетные данные, сообщения о чрезвычайных происшествиях, существенных изменениях обстановки и т.п. Иными словами — то, что характеризует состояние объекта управления и его внешней среды. Вместе с тем, в этом же потоке реализуются и так называемые реординационные связи (см.реординация).

Информационный шум — поток, несинтезирующийся с другими потоками информации при восприятии: бесполезная информация, подавляющая полезную, влияющая затем на ее полноту и достоверность; то, что искажает смысл информации, затрудняет ее восприятие, наличие информации не относящейся к делу, к компетенции данной организации. Если отбросить причины чисто технического характера (искажение слов при перепечатке документа, шифровании или дешифровании сообщения, ошибки при использовании компьютера и т.п.), основные источники возникновения И.ш. в организации управления можно разделить на две большие группы: вербального (словесного) и невербального (мимика, жесты, интонации) свойства.

Информация — определенным образом обработанные данные, сведения о фактах, представляющие интерес для их получателя и составляющие основу принятия соответствующего решения. С помощью И. реализуются связи между субъектом и объектом, другими элементами системы управления и средой, что позволяет рассматривать ее как основное средство управления.

И., используемая в организации управления, классифицируется: а) по степени обработки — первичная, получаемая в результате наблюдения и фиксации фактов, имеющих отношение к деятельности организации, и производная (вторичная, выводная, обобщенная), образующаяся путем переработки первичной; б) по функциональному предназначению — производственная и управленческая; в) по источникам получения — гласная (открытая) и негласная (конфиденциальная). Основным средством фиксации информации в организации управления является документ.

Информация вероятностная — информация, содержащая вывод о возможности осуществления чего-либо (см. гипотеза). В организации управления И.в. имеет не меньшую ценность, чем достоверная, поскольку имеет прогностический характер, определяет направления дальнейших действий в решении служебных задач; принятие упреждающих управленческих решений.

Информация оперативная — сведения о чем либо, полученные быстро и незамедлительно поступившие к пользователю. В спецслужбах И.о. — информация, полученная оперативным путем, с использованием оперативных (специальных) сил и средств.

Информация управленческая — совокупность сведений о положении и процессах, протекающих в органе (подразделении) управления и среде, в условиях которой осуществляется его деятельность, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информирование — процесс передачи данных, обладающих информативностью (см. информативность документа), с целью \ обеспечения (повышения) информированности получателя информации. Своевременное И. руководителем исполнителей обеспечивает постановку и решение актуальных задач, вопросов, повышает j оперативность управления. Порядок И. органов государственной \ власти и управления устанавливается нормативными актами вышестоящей или данной организации. Вместе с тем, И. в процессе ] организации управления применяется как средство гласности, повышения трудовой активности личного состава, для укрепления  связи с общественностью. 

Источник информации — лицо, предмет или вид деятельности, с помощью которого получается (добывается) информация. И.и. может быть: официальным (разного рода служебные документы, устные распоряжения должностных лиц и т.п.) и неофициальным (разного рода слухи, сообщения СМИ и т.п.), открытым (гласным) и конфиденциальным (негласным), надежным и ненадежным и др. Искусство управления во многом определяется умением использовать все доступные И.и. в интересах организации.

Канал информационный — направление движения информации в системе управления, при котором она достигает получателя; совокупность устройств для передачи информации. Благодаря наличию К.и. осуществляется связь между элементами системы управления, их взаимодействие (см. скалярная цепь, латеральная цепь). Совершенствование функционирования, обеспечение надежности К.и. — одна из задач организаторской деятельности руководителя. Достигается резервированием, дублированием К.и.

Качество информации — совокупность свойств информации, обусловливающих ее пригодность, способность удовлетворять определенные потребности в соответствии с предназначением. Основные критерии оценки К.и., используемой в организации управления, — относимость, достоверность, своевременность, полнота, допустимость использования и значимость. Интегрирующим критерием оценки К.и. является ее ценность.

Классификация — упорядоченное распределение элементов некоторого множества по каким-либо существенным признакам и отнесение этих элементов к тому или иному классу, подклассу, группе. К. широко используется в .аналитической деятельности сотрудников органа управления для упорядочения исходных данных при принятии решения, подготовки управленческой документации и в других целях.

Независимо от метода или вида К. требует соблюдения следующих правил: а) в каждом акте деления необходимо применять только одно основание; б) деление должно быть соразмерным, то есть общий объем видовых понятий должен равняться объему делимого родового понятия; в) члены деления должны взаимно исключать друг друга, их объемы не должны перекрещиваться; г) деление должно быть последовательным, то есть делимое понятие должно представлять ближайший род для членов деления, а члены деления должны быть непосредственными видами делимого понятия.

Количество информации — объем информации, используемой в процессе управления или содержащейся в документе. Измерение К. и. в битах, как это принято в кибернетике, в организации социального управления в большинстве случаев неприменимо. Объем информации, используемой в процессе такого управления определяется обычно количеством документов (см. документопоток, документооборот), К.и. в первичном управленческом документе — фактами и т.п.

Коммуникация — процесс или акт общения, связь между двумя или более индивидами, основанные на взаимопонимании; совокупность информационных каналов в системе управления; обмен информацией в системе управления между участниками управленческого процесса. Коммуникационный процесс в этом случае нельзя сводить лишь к обмену информацией. В К. передается не только рациональное, но и эмоциональное содержание, проявляются в той или иной мере личностные качества участников коммуникационного процесса, восприятие ими друг друга.

К. в организации управления включают: К. с вышестоящим и нижестоящими уровнями управления; между данным органом управления и внешней средой; между его подразделениями; внутри подразделения между его сотрудниками; межличностные; формальные и неформальные.

Конфиденциальная информация – информация, составляющая служебную или коммерческую тайну организации. ЕЕ ценность во многом определяется неизвестностью третьим лицам.

Концепция — система взглядов на решение проблемы, совокупность понятий и связей между ними, определяющая основные на- правления развития и характеристики какого-либо явления (например, концепция профессиональной переподготовки руководящих кадров органов управления). К. управления в отличие от стратегии управления носит принципиальный, более общий, основополагающий характер.

Массив информационный — составная часть информационной системы, представляющая собой совокупность баз данных, родственных по структуре и способу использования. При организации обработки информации в ЭВМ М.и. часто называют файлом.

Моделирование — метод исследования каких-либо явлений, процессов путем построения и изучения их моделей. В организации управления наиболее широко используется метод мысленного' моделирования (выдвижение версий, определение возможных вариантов решения какой-либо проблемы и т.п.), метод организационного моделирования и др.

«Мозговая атака» («мозговой штурм», «брейн-сторм») — эвристический метод выработки решения, при котором участникам «М.а.» предлагается на первом этапе высказывать как можно больше вариантов решения, а на втором (согласно принципу отложенного обсуждения) из большого числа идей отбираются наиболее удачные и те,' которые могут быть реализованы на практике. В организации управления метод может быть эффективен при выработке решения проблемной и иных острых управленческих ситуаций.

Мониторинг [от англ. monitor — отслеживать, наблюдать] — 1. Постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или первоначальным предположениям. 2. Наблюдение, оценка и прогноз состояния чего-либо. В организации управления иногда используется термин «мониторинг обстановки». Создание такого М. — одно из условий совершенствования аналитической работы в органе (подразделении) управления, повышения эффективности его деятельности.  1

Мотивация – функция управления, направленная на стимулирование деятельности людей в плане достижения целей организации при восприятии этих целей как личностно значимых.

Полезность информации — свойство информации, показывающее степень ее соответствия потребностям, связанных с решением конкретной управленческой задачи, поставленным целям.

Полномочия – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Полнота информации — 1. Критерий оценки качества информации в управлении служебной деятельностью, показывающий ее способность отражать все (или некоторые) стороны явлений, проблем, решений и других вопросов, о которых идет речь в информационном сообщении.

2. Свойство информации, показывающее ее соотношение со всей объективно существующей полезной информацией (см. полезность информации). Степень обеспеченности задач прогноза, реализации других функций управления достоверной исходной информацией.

3. Принцип доведения принятого решения до исполнителей, инструктирования подчиненных, требующий передачи им такого объема информации, который позволил бы каждому уяснить цель (замысел) решения, свое место в ее достижении, задачи, которые предстоит решать, и условия их выполнения

Пользователь (потребитель) информации — лицо, обращающееся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Прагматический аспект информации — полезность, ценность информации для тех, кто ее использует (в данном случае — в управлении служебной деятельностью).

Принцип всесторонности и полноты— 1. Принцип оценки обстановки, который предопределяет необходимость создания информационной базы для исследования всех аспектов оцениваемого явления, события, факта, обстановки в целом или ее элементов; является одним из условий ее объективности.

2. Принцип оценки деятельности подчиненных, который включает: а) как требование исследования всех (при комплексной оценке) или отдельных направлений деятельности подчиненного (при специальной оценке) как целостной системы в совокупности всех ее основных элементов и б) как требование комплексного использования методов сбора информации, необходимой для оценки, ее анализа и обобщения.

3. Принцип доведения решения до исполнителей, предполагающий обеспечение их объемом информации, достаточным для того, чтобы каждый четко представлял не только свою собственную задачу — что, когда, как, где и к какому сроку надо сделать, но и свое место в реализации общего замысла руководителя.

Семантический аспект информации — характеристика информации с точки зрения ее смысла. В организации управления учитывается прежде всего при оценке качества управленческой информации.

Синтактический аспект информации — характеристика информации с точки зрения количества, структуры, построения передаваемых сообщений безотносительно к их смысловому содержанию и полезности для решения задач управления. Используется при анализе информационных потоков в системе управления.

Синтез — метод научного и практического познания, предполагающий мысленное соединение различных элементов объекта изучения в единое целое (систему). С. неразрывно связан с анализом и широко используется сотрудниками органов управления в аналитической работе.

Система — определенным образом организованная (см. организация, 1.) совокупность конкретных, с присущими только им свойствами и характером взаимосвязи элементов, образующих качественно иное целое, несводимое к свойствам отдельных элементов. Вместе с тем предполагается, что С. допускает деление на подсистемы (элементы), которые, в свою очередь, обладают системными свойствами. Сама же С. входит как составная часть или подсистема в более широкую совокупность элементов, то есть в С. более высокого уровня.

Система поддержки принятия решений (СППР) — человеко-машинная информационная система, используемая для поддержки действий в ситуациях выбора, когда невозможно или нежелательно иметь автоматическую систему представления и реализации всего процесса оценки и выбора альтернатив. СППР предназначена для оказания помощи пользователям (работникам управленческого персонала, аналитикам, лицам, ответственным за принятие решений на различных уровнях) в неструктурируемых или слабо структурируемых ситуациях выбора (см. проблема). Во-первых, такие системы выступают в роли помощников, которые позволяют расширить способности человека, но не заменяют его мнение или систему предпочтений. Во-вторых, СППР предназначены для использования в ситуациях, когда процесс принятия решений ввиду необходимости учета субъективного мнения не может быть полностью формализован и реализован на ЭВМ. Наиболее широкой сферой практического применения СППР являются планирование и прогнозирование для различных видов управленческой деятельности.

Средства защиты информации — технические, криптографические, программные и другие средства, предназначенные для защиты сведений, составляющих государственную или иную тайну, средства, в которых они реализованы, а также средства контроля эффективности защиты информации.