Раздел 1. Управление организацией Тема 1. Система управления, как объект и предмет исследования.
Любой руководитель хочет добиться эффективного результата своей деятельности, для этого он рассматривает свою деятельность с точки зрения составляющих ее единиц, структурирует, тем самым пытается понять цели, систему, из каких элементов она состоит, связи, внешнюю и внутреннюю среду организации и, конечно же, систему управления компании. В современном мире резко возросла роль исследования системы управления. Российская экономика находится в условиях нестабильности. Руководитель должен организовать и распределить ресурсы таким образом, что бы компания функционировала и процветала в дальнейшем в этих условиях. Специалист, который будет обладать такими навыками и опытом, просто бесценен для компании и организации бизнеса на всех этапах существования.
Процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижения того или иного полезного эффекта называется управлением[2].
Под термином система понимается множество, состоящее из единства элементов, связей и взаимодействий между ними и внешней средой, что создает в итоге совокупность свойств принадлежащих только данной системе, целостность, качественную определенность и целенаправленность, отличающую ее от других систем.
Системы, осуществляющие управленческие воздействия, называются системами управления.
Система управления может быть определена следующим образом: совокупность процедур и правил, определяющих взаимодействие участников организационной системы, называется её механизмом функционирования. Частью механизма функционирования является система (механизм) управления – совокупность процедур принятия управленческих решений. Например, с целью сокращения числа опозданий сотрудников на работу руководство организации издаёт приказ о запрете опозданий, если в дополнение к этому приказу не будет предусмотрена соответствующая система управления в виде штрафа, то этот приказ не будет реализован [2]. Следовательно, система управления - это систематизированный набор управленческих решений и методики1 влияния на подконтрольный объект для достижения им определённых целей. Например, если системы штрафов в примере, приведенном выше, будет не достаточно, то необходимо ее подкрепить приказом (решением) о создании карточно-пропускной системы, которая сможет фиксировать рабочее время сотрудников.
Система управления включает следующие основные элементы:
индикаторы информации о состоянии объекта управления;
подсистема сбора и передачи этой информации;
подсистема обработки и отображения этой информации;
подсистема выработки управляющих воздействий;
подсистема передачи управляющих воздействий;
исполнительные устройства.
Система в процессе функционирования разделяется на управляющую и управляемую системы.
Управляющая система – это система формирующая управляющее воздействие.
Управляемая система – это система, испытывающая на себе внешние воздействия управления; является объектом управления.
Обе эти системы в совокупности с учетом их взаимодействия образуют уже новую систему управления, как совокупность двух подсистем (управляющей и управляемой)[2].
Управляющая подсистема воздействует на управляемую систему при помощи связи, прямой связи. Противоположная по направлению действия связь от управляемой подсистеме к управляющей называется обратной связью.
Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.
Прежде всего, необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.
Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность - это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности[1].
Рис. 1. Структура системы управления[2].
Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа, переработки информации и обеспечения целенаправленного воздействия на управляемый объект с целью получения положительного конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).
Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, употребляется термин система. Например, производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего, потому, что любой объект рассматривается с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять его цели, из каких элементов она состоит, как она функционирует и в этом смысле рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему[1].
Как правило, представление объекта в виде системы (см. рис. 2) всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.
Рис. 2. Графическое изображение системы
В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений[1]:
1.Микроскопическое;
2.Функциональное;
3.Макроскопическое;
4.Иерархическое;
5.Процессуальное.
Каждое из указанных представлений системы отражает определенную группу ее характеристик.
Микроскопическое представление системы основано на понимании ее, как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.
Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.
Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (внешней, внутренней среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.
Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.
Процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.
Следует, система управления как объект исследования обладает следующими признаками:
состоит из множества элементов, расположенных иерархически;
системы (подсистемы, элементы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;
система является единым целым (целостной системой для нижестоящих иерархических уровней);
имеются фиксированные связи с внешней средой.
Предметом исследования является конкретная проблема, возникающая в процессе управления организацией.
Функционирование организации состоит из следующих этапов[4]:
1) этап сбора данных;
2) этап принятия решений руководством о плане действий;
3) этап реализации плана руководства подчиненными;
4) этап подведения итогов, стимулирование сотрудников.
На первом этапе руководящий орган для решения какой-либо проблемы должен собрать информацию, которая позволит ему разобраться в ситуации. На этом этапе руководящий орган может получить недостоверные данные от других участников организационной системы. Дело в том, что человек может сознательно сообщать недостоверную информацию. Например, начальник спрашивает у подчинённого, сколько ему нужно времени для выполнения определённой работы. Подчинённый оценивает длительность выполнения работы в три дня, но, не желая «напрягаться», начальнику сообщает, что работа затянется на неделю. Но мало иметь достоверную информацию, руководящий орган должен принять эффективное решение. Очень важно, чтобы принятое руководством решение выполнялось на этапе реализации, иначе даже эффективное решение не обеспечит успех организации.
Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся[1]:
1.Детерминированность элементов системы;
2.Динамичность системы;
3.Наличие в системе управляющего параметра;
4.Наличие в системе контролирующего параметра;
5.Наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.
Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.
В системах управления детерминированность проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления. например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.
Динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.
Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.
Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям. С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.
Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), который может управлять деятельностью отдельных элементов и всей системы. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.
При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению задания, распределяет поручения в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения заданий.
Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.
Следующим, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.
Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент выполняющий функции контролирующего параметра.
Наличие прямых и обратных связей в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.
Исследование систем управления организациями направлено на совершенствование эффективности принимаемых управленческих решений. Система управления играет определяющую роль в деятельности организации, от неё зависят конечные показатели (прибыль, выручка и другие). Система управления во многом определяет конкурентоспособность фирмы в условиях рыночной экономики. Поэтому исследование систем управления представляет важную и актуальную задачу для любой организационной системы.
Рассмотрев систему управления, можно сделать следующие выводы:
1.Управление – целенаправленный и непрерывный процесс воздействия на объект управления (личность, коллектив, технологический прибор). Управление – это процесс, а система управления – механизм, который обеспечивает этот процесс.
2.Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится[1].
3.Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей[1].
4.Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает[1].
5.Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений[1].
6.Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями[1].
7.Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации.