7. Проведение выставок

Обычно в крупных фирмах, которые регулярно принимают участие в крупных выставках, имеются специальные отделы, которые отвечают за организацию таких мероприятий. Если такой структуры нет, то соответствующие обязанности возлагаются на сотрудников отдела по связям с общественностью.

На подготовительном этапе ПР-отдел организует проектирование и изготовление будущей экспозиции. При этом особое внимание следует уделить таким моментам:

- форма выставочной экспозиции, возможность демонстрации действующих моделей, объемных экспонатов или их уменьшенных копий;

- целесообразность создания передвижных экспозиций и возможности применения выставочных стендов многократного использования;

- использование дополнительных средств воздействия на посетителей (световые и музыкальные эффекты, настенные росписи и проч.);

- объем и содержание работы, оплата услуг дизайнеров и оформителей, привлеченных для подготовки экспозиции;

- изготовление и оценка модели будущей экспозиции;

- подбор и обучение персонала, который будет участвовать в проведении выставки;

- организация перевозки экспозиции к месту проведения выставки.

Само проведение выставки также требует решения нескольких принципиальных вопросов, а именно:

- транспортное обслуживание (транспортабельность экспонатов, их вес и габариты, оформление сопроводительной документации и проч.);

- страхование выставочной экспозиции от различных видов риска, а также персональное страхование участвующих в выставке сотрудников;

- дорожные расходы участников выставки, их проживание и питание во время проведения мероприятия;

- обеспечение охраны экспозиции;

- распространение информации в СМИ о предстоящем участии организации (предприятия) в выставке;

- подготовка, изготовление и распространение сопроводительной рекламной продукции;

- участие в организации и проведении церемонии открытия выставки.

Хорошо спланированное участие организации в выставке способствует продвижению товаров и услуг данной организации на рынке, способствует заключению новых выгодных контрактов, а также укрепляет имидж и деловую репутацию, что увеличивает конкурентоспособность и эффективность деятельности всей структуры.

8. Правила подготовки конференции

Конференции (совещания, «круглые столы», съезды) – это мероприятия которые ориентированы непосредственно на целевые группы и специально для прессы не предназначенные. Однако они, как правило, предполагают участие заинтересованных корреспондентов. В этой перспективе встает вопрос о том, как лучше встроить журналистов в столь продолжительное мероприятие как пресс-конференция. Наиболее оптимальный вариант – это пригласить журналистов на открытие конференции и предложить им провести на ней столько времени, сколько они пожелают. При этом в общем распорядке работы конференции следует предусмотреть брифинг по итогам работы мероприятия. В результате журналист сможет выбрать наиболее удобный для него вариант получения необходимой информации.

При подготовке к конференции, которая должна начинаться, как правило, за несколько месяцев до ее официального открытия, необходимо решить следующие наиболее важные технологические вопросы:

- выбор места и времени проведения конференции;

- подготовка информационно-рекламных материалов, механизм их распространения (по специальным каналам или СМИ);

- подготовка и заблаговременная рассылка специальных приглашений участникам конференции;

- отбор и подготовка дополнительного персонала для сопровождения и обслуживания участников конференции;

- техническое обеспечение проведения конференции;

- подготовка идентификационных табличек и нагрудных карточек для различных категорий участников (членов президиума, руководителей секций, обслуживающего персонала и др.);

- подготовка транспарантов для оформления помещений, стрелочных указателей и прочих материалов для лучшей ориентации участников конференции на территории и в помещении проводящей ее организации;

- подготовка макета и издание программы конференции с указанием точного времени и места проведения всех мероприятий, схемы расположения основных и вспомогательных помещений, тематики докладов основных выступающих и докладов на специализированных сессиях, контактные телефоны и электронные адреса организаторов;

- подготовка специальных материалов для журналистов (пресс-релизы, краткие сведения об основных участниках, краткие тезисы наиболее важных выступлений и др.);

- подготовка и издание специально сборника с тезисами докладов участников конференции;

- разработка культурно-развлекательной программы;

- подготовка ПР-мероприятий, дополняющих работу конференции.