6. Организация презентации

А. Чумиков рассматривает презентацию как такую форму выдачи информации, которая может быть названа пресс-конференцией плюс…, поскольку сбор журналистов и ознакомление их с определенными сведениями присутствует на любой презентации. Можно выделить три основных признака презентации, отличающих ее от пресс-конференции:

- презентация предполагает материализацию информации: аудитории всегда презентируется некий продукт, услуга, технология, книга и т.д.;

- на презентацию приглашаются не только представители прессы, но и потенциальные потребители, инвесторы, возможные клиенты и партнеры, важные чиновники и проч. Они должны воспринимать то, что презентируется непосредственно, а не только опосредовано, через каналы массмедиа;

- полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции (последняя вообще может рассматриваться как составной элемент презентации).

Соответственно, в структуре презентации выделяют пять базовых элементов:

1. пресс-конференция;

2. презентационная часть;

3. неформальное общение;

4. сопровождение (дополнение) сообщения;

5. прощание.

Главной целью любой презентации является эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.

Готовясь к презентации необходимо ранжировать конкретные цели этого мероприятия по степени важности. Такими целями могут быть: формирование у потенциальных клиентов начального уровня знаний и потребности в презентируемом объекте; формирование у своих клиентов и потребителей образа надежного партнера по бизнесу; увеличение числа и изменение качественного состава потенциальных партнеров организации; развитие конструктивных и дружественных отношений с представителями местных властей и общественных организаций; укрепление и продвижение имиджа организации.

Выделим несколько основных технологических рекомендаций по проведению презентаций.

Учитывая, что пресс-конференция – это первая часть презентации, то возникает вопрос - приглашать ли на нее еще и других лиц, кроме представителей СМИ? В данном случае обычно рекомендуют приглашать всех, но при этом учитывать, что большинство нежурналистов эту часть презентации, скорее всего, пропустят.

Рекомендуется резервировать два разных помещения: одно для проведения пресс-конференции, другое – для презентации.

На этапе подготовки презентации надо определиться с форматом неформального общения. Это может быть коктейль (наиболее легкий вариан с напитками и минимумом закусок), фуршет («усиленный коктейль» в положении стоя, может включать горячие закуски и блюда, десерт, кофе и проч.), обед (с составлением плотного меню, проводится сидя за столом).

Само неформальное общение также стоит организовать заранее. Главное – это решить объединять ли журналистов и VIP-гостей или нет. Во втором случае необходимо предусмотреть помещения и оборудование с учетом специфики аудиторий.

Если у вас имеются подарки участникам презентации, то их стоит раздавать на этапе прощания, чтобы они изначально не выглядели некоторой обузой для участников в ходе самого мероприятия.

Общая технологическая карта организации презентации предполагает ответы на следующие основные вопросы:

- определение места, сроков, времени и состава участников мероприятия, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений, разработка схемы освещения события в СМИ;

- оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных персон и представителей центральных СМИ;

- составление общего сценария презентации и планирование ее основных этапов;

- составление бюджета мероприятия;

- подготовка презентируемых объектов и технического обеспечения;

- подготовка основных докладчиков, составление текстов выступлений.