Лекция 18

Тема 18. Проведение туристических выставок и ярмарок

Не смотря на то, что история ярмарок начинается в Древнем Египте и Римской империи (вспомнить только их базары и торговые места), термин «fair» (с англ. «ярмарка, выставка») впервые прозвучал только в Средневековье.

Слово «fair» походит от латинского «feria», обозначающего религиозный фестиваль, обычно проходящий недалеко от монастыря или церкви. В Германии до сих пор используется термин «Messe» от латинского «Missa». Когда в церкви священник произносил молитву, словами "ite, Missa est" он давал согласие на открытие городской ярмарки. Первая ярмарка в современном понимании этого слова "Foire de Saint Denis" (Ярмарка Святого Дэниса) была организована Королем Дагобертом и прошла недалеко от Парижа в 629 году. Уже в 710 году на выставке собралось более 700 купцов. В 18-м и 19-м веке во времена развития производства после Индустриальной Революции ярмарки стали проводить только для демонстрации непохожих между собой, разных видов продукции. Такие мероприятия стали известны под названием «Ярмарки образцов» (от немецкого слова «Mustermesse»). Впервые организатором такой ярмарки стала компания Leipzig Fair. Несмотря на появление в 20-м веке высокотехнологичных методов коммуникации, сегодня выставка считается самым динамическим способом продаж. В современной экономике выставки продолжают объединять участников рынка, обеспечивая уникальные возможности личного общения.

Несмотря на развитие самых разных форм онлайнового бизнеса, специализированные выставки по-прежнему остаются наиболее действенной рекламой продукции и самой короткой дорогой от производителя к рынку.

Хотя, разумнее анализировать понятие выставки со стороны выгод или представлений о ней тех или иных аудиторий.

Например, для экспонента выставка – это три рабочих дня в незнакомой атмосфере, стресс, пачка таблеток от головной доли, разложенная по полочкам стратегия перед и детальный анализ после.

Для посетителя выставка – это шоу и праздник, мероприятие которое приносит положительные эмоции, яркие впечатления, информацию о тенденциях на рынке, возможность завязать интересные знакомства, сделать ценное приобретение или выиграть пару обуви (музыкальный диск, коврик под мышку, брелок и т.д.).

Для организатора выставка – это источник дохода, его бизнес, дело жизни. Он арендует у выставочного центра площадь для проведения своего мероприятия. Естественно, хочет, чтобы выставка окупилась, все выставочные места нашли своих участников. Посетители были довольны и приходили еще. Вот почему организатор тратится на рекламу, выходит на контакт с заинтересованными в участии клиентами, всячески привлекает посетителей, заботится об организационных моментах, чистоте и порядке, приглашает застройщиков выставочных стендов, с которыми сотрудничает и СМИ, помогает советами по подбору персонала на выставку. Хороший организатор просчитывает детали и все у него без сучка, без задоринки.

Для владельца выставочного центра выставка – это событие, которое регулярно проводится на его территории. Иногда сам владелец выставочного центра является организатором и инициирует мероприятия, которые там проходят. Захочет - сдаст свой «выставочный дом» в аренду организатора фестиваля рекламы «REX», а захочет – для проведения концерта западного исполнителя или международную VIP–конференцию. Главное, чтобы оборудование, площадь и возможности отвечали характеру мероприятия.

Для сервисных компаний выставка – это бизнес-площадка для их деятельности. Именно компании, которые застраивают выставки, делают выставочные стенды участников ярче и привлекательней.

Для СМИ выставка – это информационный повод. Возможность сделать хороший репортаж, который станет интересен целевой аудитории читателей издания, или зрителями канала, или слушателям радиостанции. Интерес со стороны СМИ может быть как коммерческим (найти клиентов которые захотят разместить эксклюзивную статью/анонс/передачу о своей компании в их СМИ) или некоммерческий (профиль выставки отвечает характеру их СМИ, и они просто охотятся за актуальной, достоверной и интересной информацией). 

Для рекламных, PR и креативных агентств выставка – это способ предложить свои услуги, помочь с организацией акций, подготовить рекламно-сувенирную продукцию, проконсультировать персонал компании о выставочном этикете, разработать стратегию участия и т.д.

Настолько разным может быть ответ на вопрос: «Что такое выставка?», что еще раз подтверждает теорию о том, что все в мире относительно. Но, бесспорно, для всех и каждого выставка – это особая культура отношений, модель общения и возможность найти свое место в огромном выставочном мире.

По мнению большинства компаний, реклама в СМИ или рассылка специализированных каталогов, проспектов и коммерческих предложений не столь эффективны в деле освоения рынка сбыта, как выставочные контакты, подразумевающие непосредственное, живое общение с потребителем или потенциальным заказчиком.

Разумеется, выставка, в первую очередь, - возможность продемонстрировать новое оборудование и технологии для широкого круга специалистов. Однако в Украине пока слишком велико число предпринимателей, понимающих это в несколько упрощенной форме: приобрел место, установил образцы продукции и сиди, жди покупателей. Но по существу на выставке в качестве товара выступает сама компания, а не ее продукция. И чтобы привлечь клиента к такому товару, необходимо, прежде всего, тщательно организовать работу людей, которые, в конечном счете, делают компанию узнаваемой.

Выставка позволяет оценить, какой у вас покупатель, что нужно выпускать, по какой цене, кто может оказать помощь в продаже и что творится в стане конкурентов. Но весьма важно при этом, являетесь ли вы изготовителем продукции или только ее продавцом.

Уделите особое внимание определению номенклатуры продукции, которую вы будете показывать на стенде. Лучше всего, если это оборудование будет продано заранее. Табличка "продано" действует на потенциального покупателя завораживающе. Какие же цели преследуются при принятии решения об участии в выставке? Прежде всего - маркетинговые, то есть планирование, координация и контроль всей предпринимательской деятельности, служащей последовательному удовлетворению клиентов, - с одной стороны, а с другой - достижению собственных предпринимательских целей. Здесь значительно легче решается проблема создания новых структур для работы с клиентами на местах и поиска новых агентов или дилеров, что вне выставок, как правило, требует более высоких затрат и более длительного времени на организацию первоначальных контактов.

Результаты участия в выставке могут показать и необходимость в проведении качественных изменений в уже налаженной сети сбыта.  Выставка сегодня все больше связывается со всеми инструментами маркетинга. На выставке становятся очевидными процессы, происходящие на рынке, виды и диапазоны его изменений, а также направления и темпы будущего развития.

Контакты с клиентами позволяют получить довольно точные сведения о покупательской структуре, объемах производства в различных регионах, потенциальном спросе и реальном максимальном уровне цен. Неоценимую помощь в финансировании и корректировке цены оказывает анализ продукции конкурентов, демонстрируемой на их стендах, систем предоставляемых ими скидок, условий поставок, сервиса и т.п.

По некоторым данным, средняя стоимость участия европейской фирмы в европейской же выставке составляет чуть более 500 долл. за 1 кв. м площади ее стенда. Считается целесообразным участие в одной и той же выставке несколько раз подряд. В противном случае, при всего лишь однократном появлении экспонента, для него не только искажается общая картина, но и он лишается возможности закрепить первые контакты, завязанные на специализированной выставке, то есть именно там, где встречаются предприятия отрасли и пересекаются пути конкурентов.

Правильно выбранная выставка, тщательно организованная работа на ней и использование достигнутых результатов - незаменимый и относительно недорогой комплекс инструментов маркетинга для любого развивающегося предприятия. www.ExpoNews.ru

Процесс участия туристской фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке.

2. Определение целей участия фирмы в работе выставки.

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма.

4. Подготовительно-организационный период.

5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.

6. Работа в ходе функционирования выставки.

7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристского предприятия, среди которых:

> представление фирмы и ее продуктов;

> изучение рынков сбыта;

> поиск новых рынков;

> расширение числа клиентов;

> внедрение нового продукта на рынок;

> определение возможного спроса на новый продукт;

> поиск новых деловых партнеров;

> изучение предложения конкурентов;

> позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;

> формирование благоприятного имиджа фирмы;

> непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

время и место проведения выставки;

авторитет выставки;

численный и качественный состав участников и посетителей;

уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

условия участия в выставке;

разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и

изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее

эффективно в достижении поставленных целей.

В течении подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

составление перечня выставляемых продуктов;

отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стенднстов, переводчиков);

разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

Чтобы в полной мере все это увидеть, осознать и прочувствовать атмосферу туристической выставки, по меньшей мере, нужно побывать на туристическом салоне "УКРАИНА". И желательно - в качестве экспонента, иначе это будет похоже на любование бразильским карнавалом с экрана телевизора. Осенний украинский турсалон - это действо, трудносравнимое с привычными специализированными выставками. Турсалон "УКРАИНА" - это и выставка, и модная тусовка, и бизнес-форум, и балаган, и суровые рабочие будни, и праздник одновременно. Здесь запросто уживаются самые противоположные вещи и понятия, здесь находят понимание самые, казалось бы, несуразные и противоречивые идеи и проекты.

Атмосфера, которую умеют и любят создавать наши "туристы" (т.е. работники туристической сферы), действительно непередаваема. Или наоборот - весьма передаваема, поскольку участники турсалона полностью отображают "дух" и колорит всего туристического бизнеса.

Успех турсалона несколько объясним весьма удачным временем его проведения. Октябрь - это некая пауза, во время которой турфирмы могут "отдышаться" после летнего ажиотажа. Здесь на турсалоне они могут полноценно отдохнуть и одновременно настроиться на рабочую волну - впереди пора зимнего отдыха, который для турфирмы при успешно поставленной работе может быть не менее жарким, чем лето. А где же еще расширять сферу своей деятельности, если не на турсалоне! Заодно заложив и достаточный фундамент под грядущее лето…

ТЕМАТИКА ТУРСАЛОНА

• Туроператоры

• Туристические агентства, ассоциации и организации

• Туристический бизнес

• Новейшие туристические информационные системы

• Транспортные услуги

• Страховые услуги

• Автотуризм

• Горный и водный туризм

• Курорты, санатории, базы отдыха, профилактории

• Гостиницы, кемпинги

• Зоны отдыха и развлечений

• Оснащение и мебель для гостиниц, санаториев, домов отдыха

• Инфраструктура и новые технологии гостиничного бизнеса

• Спортивное оборудование

• Оздоровительные комплексы, клубы и др.

• Специальная литература, специализированные средства массовой информации

Организаторы

Министерство культуры и туризма Украины, Государственная служба туризма и курортов

Компания "АВТОЭКСПО"

При поддержке

Всемирной туристической организации (WTO)

Международной ассоциации туристических выставок и ярмарок (ITTFA)

Ассоциации устроителей туристических выставок (АУТВ)

         

ITTFA (Международная Ассоциация Туристических Выставок) объединяет 20 крупнейших европейских выставок. Членство в ассоциации строго контролируется, поэтому только лучшие и наиболее результативные выставки, имеющие высокие профессиональные стандарты, могут быть отнесены к их числу. Это означает, что каждая выставка в ITTFA гарантирует участникам деловую атмосферу переговоров о самых насыщенных выставочных периодах года. Члены ассоциации встречаются каждые три месяца, чтобы обсудить средства усовершенствования самых успешных выставок и ярмарок мира. На заседаниях разрабатываются общие рабочие практики организации мероприятий, чтобы гарантировать комфорт всем желающим посетить новые выставки ITTFA. Данные условия позволяют и поставщикам, и покупателям без отлагательства приступить к делу.

ITTFA разрабатывает для профессионалов выставочной индустрии образовательные проекты, которые позволяют почерпнуть максимум полезной информации о посещённых выставках. Последней публикацией ассоциации является буклет «Руководство Организатора Выставок», изданный при участии Всемирной Туристической Организации. Постоянно действующий секретариат ITTFA находится в Лондоне и занимается укреплением связей между основными игроками выставочной индустрии, а также координацией их деятельности. ITTFA разрабатывает собственный стенд о мероприятиях, проведённых членами ассоциации, что даёт возможность организаторам и посетителям выставок узнать последние новости и напрямую пообщаться с представителями лидирующих организаторов выставок. Очень важную роль играет гарантия многоканальной связи между членами ITTFA, которую используют для поддержания наиболее эффективного способа развития международной туристической индустрии.

Советы экспонентам

Для того чтобы помочь экспонентам качественно спланировать участие в выставке для продвижения своих услуг на Международном туристическом салоне "УКРАИНА", Международная Ассоциация туристических выставок и ярмарок (ITTFA), членом которой является туристический салон "УКРАИНА", разработала руководство под названием "Эффективное участие в выставках". В этом руководстве прослеживается весь путь участия экспонентов в выставках от определения целей до разработки стендовой конструкции, маркетинга, промоушена и установления деловых контактов. В буклете также приводятся различные примеры типичных ситуаций, с которыми сталкивается экспонент.

Мы надеемся, что буклет станет Вам полезным независимо от того, участвуете ли Вы в выставке впервые или же являетесь постоянным участником ведущих туристических выставок.

Печатный экземпляр руководства участника можно бесплатно получить на стенде ITTFA на любой из выставок, которая является членом Ассоциации, либо заказать его в компании "АВТОЭКСПО" и получить по почте наложенным платежом.

Место проведения

Национальный комплекс "Экспоцентр Украины" Украина, г. Киев, просп. Глушкова, 1 Ехать: Троллейбус: № 4, 11, 12 от станции метро "Лыбидьська" Автобус: № 84 от станции метро "Лыбидьська" Маршрутные такси: № 156, 172, 206, 208, 416, 444, 548, 563, 584, 590Д

Все выставки, проводимые компанией "АВТОЭКСПО", обслуживаются автобусными экспресс-маршрутами от станции метро "Палац Украина" (время в пути - 15 минут).

Регламент работы турсалона

9 октября	Монтаж стендов	09.00-20.00
10 октября	Монтаж и оформление экспозиции	09.00-20.00
11 октября	Церемония официального открытия	12.00
11 - 13 октября	Время работы турсалона	10.00-18.00
13 октября	Демонтаж экспозиции	18.00-20.00
14 октября	Демонтаж стендов	09.00-18.00

В 15 Международном туристическом салоне "УКРАИНА'2008" приняли участие 713 организаций и компаний из 37 стран мира, а именно туристические предприятия из Австрии, Азербайджана, Болгарии, Великобритании, Венгрии, Вьетнама, Германии, Греции, Грузии, Египта, Израиля, Испании, Италии, Иордании, Канады, Китая, Кипра, Латвии, Литвы, Малайзии, Мальты, Объединенных Арабских Эмиратов, Польши, России, Словакии, Таиланда, Туниса, Турции, Финляндии, Франции, Чехии, Швейцарии. Впервые участие в турсалоне принимали компании из Индонезии, Румынии и Доминиканской Республики. Небывалой активностью в участии отличились туроператоры из Индии и ЮАР.

На турсалоне были представлены коллективные экспозиции Дубая и Польши, интересные национальные экспозиции Австрии, Азербайджана, Болгарии, Венгрии, Египта, Испании, Каталонии, Кипра, Таиланда, Финляндии, Чехии, Украины.

Среди туроператоров, которые принимали участие в турсалоне "Украина'2005", - ASNA TRAVEL, DISCOVER FRANCE, DOUBLE STEP TRAVEL, EVOLUTION VOYAGE, GARTOUR, IMPALA TRAVEL, JORDAN, KARYA TOUR, OPEN UP, PILIGRIM TOUR, SALUTE AFRICA, SOHGKLOD GROUP, TEZ TOUR, TURESPANA, TURTESS TRAVEL,АЛВОНА, АМЕРИГО, АНЕКСТУР, БУССОЛЬ ВОЯЖ, ВОЯЖ КИЕВ, ГАМАЛИЯ, ГЕРМЕС ТРЕВЕЛ ГРУП, ДОМИНА ТРЕВЕЛ, ИНФОТУРСЕРВИС, КИЕВ СИТА ТРЕВЕЛ, МАКСИМАТУР, НАТАЛИ ВОЯЖ СЕРВИС, ОАЗИС, ПАНОРАМА ТУР, ПЕГАС ТУРИСТИК, ПРОЛАНД, ПАН УКРЕЙН, РУАДА, САМ, СИНДБАД INTERNATIONAL, СПУТНИК, СТАРВОЯЖ, ФЕЕРИЯ, ЯНА и много других.

Общая площадь экспозиции турсалона - 7 600 кв.м.

Общее число посетителей - около 60 000, количество специалистов посетивших турсалон - 18 000.