14.Класифікація документів.

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії,основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі".

Документи поділяються на види за кількома ознаками.

1.3а найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

3.3а місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.

5. За напрямком документи поділяють на вхідні й вихідні. Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й відповідно до обов'язкових .

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

7. За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

8. За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначку "Таємно". Розголошення змісту такого документа веде до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки. Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу

чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка "Копія".

10. За складністю документи поділяють на прості (односкладові) і складні.

11. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом.

14.Написання посад, звань у документах.

З великої літери пишуться назви найвищих урядових посад: Президент України, Голова Верховної Ради України, Генеральний прокурор України.

З малої літери пишуться:

а) назви інших посад, звань, учених ступенів: президент HAH України, декан, ректор, академік, народний артист України, доцент кафедри педагогіки, кандидат наук, ректор Київського національного університету імені Тараса Шевченка;

б) назви найвищих державних посад зарубіжних країн: президент США, прем 'єр-міністр Великої Британії. В офіційних документах такі слова пишуться з великої літери;