Тема 3. Табличные процессоры.
3.1 Общие сведения об электронных таблицах
Практически одновременно с созданием ПК появились первые программы для обработки табличных данных. Такие данные обычно располагаются в так называемой электронной таблице, которая является аналогом таблицы на бумаге. Использование электронной таблицы позволяет обрабатывать значительные объемы данных, уменьшать затраты времени, не требуя серьезных усилий со стороны пользователя. Электронные таблицы (ЭТ) — это двумерные массивы с поименованными строками и столбцами. Обычно для обозначения строк используется цифры (1, 2, 3 ...) , а столбцов - буквы латинского алфавита (А, В, С ). Область ЭТ, которая располагается на пересечении строки и столбца, называется ячейкой ЭТ. Каждая ячейка имеет свой уникальный идентификатор — адрес, состоящий из имени столбца и номера строки. Адреса используются в формулах как ссылки на определенные ячейки. Это позволяет многократно использовать введенные один раз значения в любом месте таблицы. В ячейки ЭТ вводятся текст, числа, формулы и другие данные. Пользователь может работать как с одной отдельной ячейкой, так и с группой, называемой диапазоном ячеек.
Для работы с ЭТ служат табличные процессоры. Основными их функциями являются:
• создание и редактирование ЭТ; создание таблиц многоразового использования; использование библиотеки стандартных функций; защита таблицы от несанкционированного доступа; представление данных таблицы в виде графиков и диаграмм; сортировка данных в электронной таблице; оформление таблиц;
• • печать всей таблицы или ее части и др.
Современные табличные процессоры практически являются интегрированными системами, так как они содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, а также различные дополнения для моделирования, анализа, прогнозирования, и решения многих экономических задач.
Microsoft Excel входит в состав пакета Microsoft Office и имеет более совершенные наборы функциональных средств и возможность взаимодействия с другими продуктами этого пакета. Наряду со стандартными возможностями табличных процессоров, функциональные возможности Excel расширены наличием механизма мастеров; поддержкой технологии Drag-and-Drop; возможностью вставки графической информации; поддержкой файловых форматов самых разнообразных программных продуктов; возможностью одновременной работы с несколькими рабочими книгами, содержащими различные таблицы, поддержкой работы в сети и т.п.
3.2 Интерфейс табличного процессора Excel 2003
Запуск табличного процессора может осуществляться с помощью команды главного меню Windows - Пуск/Программы/М1сго50Й Excel. Окно приложения, открытое после выполнения команды, имеет вид:
Интерфейс Excel 2003 очень похож на интерфейс других приложений Microsoft Office 2003,
например Word 2003 и т.д. Поэтому, изучив работу с одним приложением легко освоить и другие.
Строка заголовка содержит имя приложения — Microsoft Excel и имя активной рабочей книги.
Основное меню Excel 2003 состоит из следующих пунктов:
ФАЙЛ — включает команды для работы с файлами электронных таблиц. Команды этого меню позволяют создавать новые, открывать существующие, сохранять редактируемые рабочие книги и выводить таблицы на печать;
ПРАВКА — предлагает возможности работы с буфером обмена, команды отмены и повтора выполненных ранее действий, позволяет заполнять диапазон ячеек последовательностью данных, удалять содержимое, форматы, примечание ячейки, а также столбцы, строки и выделенные ячейки.
Это меню содержит команды для удаления, перемещения или копирования листов, команды контекстного поиска и замены, работы со связанными таблицами и выделенными объектами;
ВИД — позволяет изменять внешний вид окна: отображать или скрывать строку фор мул. строку состояния, осуществлять настройку панелей инструментов, управлять мае штабом изображения таблицы;
ВСТАВКА ,— служит для добавления ячеек, строк, столбцов, рабочих листов, диаграмм, так же позволяет разбивать лист на страницы, -если его размеры превышают установленные параметры страницы, использовать какую-либо функцию с помощью мастера функций, работать с именами диапазонов ячеек, задавать пояснения к содержимому ячеек, вставлять рисунки и другие объекты;
ФОРМАТ — позволяет задавать различные форматы ячейкам ЭТ (формат числа, шрифт, выравнивание, границы, вид и защиту), изменять размеры строк и столбцов, скрывать и отображать отдельные строки, столбцы и листы, присваивать имена листам, производить автоформатирование таблицы, задавать какой-либо формат ячейкам со значениями, удовлетворяющими определенным условиям (условное форматирование), применять к диапазонам ячеек стилевое форматирование;
СЕРВИС — содержит команды, с помощью которых можно осуществлять проверку правильности написания текста в таблице, задавать параметры, определяющие работу
табличного процессора, устанавливать дополнительные компоненты Excel, защищать как отдельный рабочий лист, так и всю рабочую книгу в целом. Это меню позволяет задавать режимы совместного доступа к книге, используется для прогнозирования, анализа данных и т.п.;
ДАННЫЕ — позволяет сортировать данные в таблице, просматривать данные, удовлетворяющие определенным критериям, получать промежуточные и общие итоги и т.п.
ОКНО — осуществляет управление окнами: позволяет изменять размер и расположение окна. упорядочивать расположение окон, разделять окно на части, фиксировать часть информации, например, при работе с большими таблицами, а так же переключаться с одной рабочей книги на другую;
? — служит для получения различной справочной информации о работе с табличным процессором.
Панель инструментов Excel 2003 как и в других приложениях Microsoft Office 2003 содержит кнопки для выполнения команд основного меню. Для создания и оформления таблиц используются панели Стандартная и Форматирование.
Под панелью инструментов обычно располагается строка формул, которую можно скрыть или отобразить командой Вид/Строка формул. Эта строка служит для внесения различных данных в ячейку и их редактирования. В ней обычно отображается содержимое активной ячейки (такая ячейка выделяется в Excel 2003 жирной рамкой), а если выделен диапазон — то содержимое левой верхней ячейки диапазона. Слева, в строке формул располагается поле имени ячейки. В данном поле выводится адрес активной ячейки (или левой верхней ячейки диапазона). Вся информация, вводимая в строку формул, будет помещена в активную ячейку.
В строке состояния окна приложения обычно располагается различная служебная информация и отображаются режимы работы табличного процессора. Выделяют четыре основных режима:
режим готовности (ГОТОВО) — в этом режиме могут выделяться ячейки или диапазон для выполнения различных операций (отсутствует курсор ввода);
режим ввода данных (ВВОД) — этот режим включается при вводе данных в
ячейку. Если ячейка содержала данные, то в режиме ввода они удаляются (ячейка в этом режиме будет содержать курсор ввода);
командный режим — режим, в котором осуществляется выполнение какой-либо команды;
режим редактирования (ПРАВКА) — служит для внесения изменений в содержимое ячейки без потери данных, внесенных в нее ранее (ячейка будет содержать курсор ввода).
Сама ЭТ располагается в окне рабочей книги. При запуске Excel 2003 создается «пустая» рабочая книга с именем Книга 1, представляющая собой документ для хранения и обработки данных. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, на которых можно располагать таблицы, диаграммы, макросы и т.п. Каждый рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65 536 строк. Все имена столбцов располагаются в строке заголовков столбцов, а номера строк — в столбце заголовков строк. Адресация в Excel может быть двух видов А1-формат и RlCl-формат. В первом случае столбцы обозначаются одной или двумя буквами: А .... Z, АА .... IV. Строки — цифрами от 1 до 65 536. Во втором случае обозначение буквенно-цифровое и для строк будет от R1 до R256 (R — Row — строка), а для столбцов - от С1 до С65536 (С - Column— столбец). Изменить формат адресации можно, выполнив команду Сервис/Параметры, затем вкладку ОБЩИЕ, и установив (или сняв) флажок возле опции Стиль ссылок R1C1. Имена рабочих листов располагаются на ярлычках листов и по умолчанию именуются как ЛИСТ1, ЛИСТ 2 ,.„ но могут присваиваться и произвольно, например в зависимости от содержимого листа. Для выбора требуемого листа следует щелкнуть левой кнопкой мыши на том или ином ярлычке. В книгу можно добавлять новые рабочие листы и удалять ненужные. Использование нескольких рабочих листов позволяет распределять данные в более удобном и наглядном виде.