2.3 Технология создания текстового документа

После запуска приложения Word на экране появляется "пустой документ" с именем Документ!, который представляет собой окно документа, расположенное внутри окна приложения. Этот документ создается на основе шаблона Обычный [Normal.dot]. Шаблон - это файл, который хранит образцы форматирования и другие установки документа. Новый документ на основе шаблона Обычный можно создать, используя команду Файл /Создать. Этой командой на экран будет выведено диалоговое окно СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА с выбранным шаблоном Обычный. Щелчок на кнопке ОК (или нажатие клавиши <Enter>) завершит процедуру создания документа. Текст можно набирать сразу после открытия "пустого документа", если параметры шаблона Обычный устраивают пользователя. Но иногда, перед набором текста следует установить необходимые для работы параметры документа самостоятельно:

• установить размеры страницы, используя команду Файл/ Параметры страницы. После выполнения команды на экране будет отображено диалоговое окно ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ, на вкладке ПОЛЯ которого можно изменять поля страницы (пространство между текстом документа и краями страницы). На вкладке РАЗМЕР БУМАГИ определяются формат бумаги, например А4, а также ориентация страницы для вывода на печать {книжная или альбомная):

• задать размеры и вид шрифта, используя команду Формат/Шрифт. В появившемся диалоговом окне ШРИФТ можно изменять тип шрифта, его размер и начертание, тип подчеркивания, цвет букв и т.д.;

• определить параметры абзаца, выбрав команду Формат/Абзац. В диалоговом окне АБЗАЦ задаются такие параметры, как абзацный отступ (расстояние между краем абзаца и полем страницы), способ выравнивания текста, вкладке ПОЛЯ которого можно изменять поля страницы (пространство между текстом документа и краями страницы). На вкладке РАЗМЕР БУМАГИ определяются формат бумаги, например А4, а также ориентация страницы для вывода на печать {книжная или альбомная):

• задать размеры и вид шрифта, используя команду Формат/Шрифт. В появившемся диалоговом окне ШРИФТ можно изменять тип шрифта, его размер и начертание, тип подчеркивания, цвет букв и т.д.;

• определить параметры абзаца, выбрав команду Формат/Абзац. В диалоговом окне АБЗАЦ задаются такие параметры, как абзацный отступ (расстояние между краем абзаца и полем страницы), способ выравнивания текста, величина межстрочного интервала, величина интервала между абзацами, размер отступа или выступа для первой строки и т.п.

После выполнения перечисленных действий осуществляется набор текста.

2.4 Редактирование и форматирование текстового документа

Созданный документ можно просматривать в различных режимах, которые задаются с помощью команд меню ВИД. Например, команда Вид Обычный позволяет отображать упрощенную версию документа (только текст и таблицы), Вид/Разметка страницы предназначена для просмотра документа в режиме WYSIWYG. Для создания и изменения структуры документа (иерархии заголовков и разделов текста) используется команда Вид/Структура.

Часто, созданные документы невозможно полностью просмотреть на экране. В этом случае, если требуется установить курсор ввода в определенную позицию, необходимо осуществить прокрутку текста в окне документа. Установку курсора ввода в нужную позицию можно выполнить двумя способами:

с помощью мыши - прокрутить текст, используя полосы прокрутки, установить указатель мыши в требуемое место и щелкнуть левой кнопкой мыши;

с помощью клавиатуры - использовать клавиши управления курсором и их комбинации с клавишей <Ctrl>. Например, комбинация клавиш <Ctrl> + <End> позволяет переместить курсор ввода в конец документа, a <Ctrl> + <Home> - в начало документа.

Редактирование текстового документа осуществляется как при наборе текста, так и после его создания. При наборе текста могут выполняться такие действия, как удаление ошибочно введенного символа или добавление нового. Для удаления символа, находящегося слева от курсора ввода, используется клавиша <BackSpace>, а для удаления символа справа от курсора ввода - клавиша <Delete>. Добавление текста может осуществляться в двух режимах: в режиме вставки и в режиме замены символов. В режиме вставки при добавлении новых символов происходит смещение текста вправо, а в режиме замены вводимый символ вставляется взамен существующего. Смена этих режимов осуществляется двойным щелчком мыши по индикатору ЗАМ в строке состояния.

Любой текст Word 2003 содержит так называемые непечатаемые символы, т.е. символы, которые отображаются на экране, но не могут быть выведены на печать. Это символы абзацев, пробелов, позиций табуляции и т.п. Для их отображения на экране используется команда Сервис Параметры (вкладка ВИД) или кнопка панели инструментов Непечатаемые символы. -'Используя непечатаемые символы, можно, например, удалять лишние пробелы или строки, созданные нажатой клавишей <Enter>.

После того, как текст уже набран, можно производить различные действия над его фрагментами. Фрагмент текста, в котором требуется сделать изменения, необходимо выделить. Для выделения следует установить указатель мыши на начало фрагмента, затем, удерживая нажатой левую кнопку, "протащить" указатель до конца фрагмента. Также для выделения можно использовать клавиши управления курсором одновременно с нажатой клавишей <Shift>. Для отмены выделения фрагмента текста достаточно щелкнуть мышью в любом месте документа.

Над выделенным фрагментом текста могут выполняться следующие действия:

удаление - выделенный фрагмент удаляется из текста нажатием клавиши <Delete> или командой Правка/ Очистить;

перемещение - фрагменты текста перемещаются из одного места в другое. Для перемещения текста может использоваться буфер обмена, в который выделенный фрагмент помещается командой Правка/Вырезать (при этом фрагмент удаляется из документа). Содержимое буфера обмена можно вставить несколько раз в любое место документа командой Правка/Вставить. Если операция перемещения осуществляется в пределах видимого текста,- то предпочтительнее использовать технологию Drag-and-Drop: установить указатель мыши на выделенный фрагмент и при нажатой левой кнопке мыши переместить его в требуемое место;

копирование - создается копия фрагмента текста. Для копирования также используется буфер обмена, в который выделенный фрагмент помещается командой Правка/Копировать. Вставка фрагмента

выполняется так же, как и при перемещении текста. Если используется технология Drag-and-Drop, то перетаскивание текста с помощью мыши выполняется при нажатой клавише <Ctrl>;

создание элемента автотекста - применяется для последующей вставки часто используемого фрагмента в текст. Для создания нового элемента автотекста нужный (для многократного повторения) фрагмент выделяется, затем выбирается команда Вставка/Автотекст/Создать. После выполнения команды появляется окно, в котором требуется задать имя новому элементу автотекста и нажать кнопку ОК. Для вставки элемента в текст необходимо установить курсор в место вставки, выбрать команду Вставка/Автотекст/Автотекст и в появившемся диалоговом окне на вкладке АВТОТЕКСТ выбрать имя элемента автотекста и нажать кнопку Вставить;

изменение шрифта - задание для выделенного фрагмента других типов шрифтов, начертания, цвета и т.п. Для изменения шрифта используется команда Формат/Шрифт;

изменение регистра - изменение прописных букв на строчные и наоборот. Смена регистра для выделенного фрагмента осуществляется командой Формат/Регистр;

изменение параметров абзаца - задание новых параметров абзаца для нескольких выделенных смежных абзацев. Используется команда Формат/Абзац или горизонтальная линейка.

Для сокращения времени подготовки документа могут использоваться такие возможности Word 2003, как поиск и замена текста, форматирования и специальных символов. Поиск осуществляется командой Правка/Найти. В появившемся диалоговом окне НАЙТИ И ЗАМЕНИТЬ в поле Найти необходимо ввести искомый текст (до 255 символов). Нажатие кнопки Найти далее выделит первый найденный из заданных фрагментов. Для продолжения поиска следует снова нажать кнопку Найти далее.

Для контекстной замены используется команда Правка/3аменить, которая выполняет поиск заданного текста и одновременно позволяет заменить найденный фрагмент на другой. После выбора команды в появившемся диалоговом окне необходимо ввести в поле Найти искомый текст, а в поле Заменить - текст для замены. После нажатия кнопки Найти далее, можно осуществить замену найденного текста, щелкнув по кнопке Заменить. Если замена не требуется, можно продолжить поиск. Использование кнопки Заменить все позволяет осуществить замену всех вхождений искомого текста. Имеется также возможность осуществления поиска и замены с указанием дополнительных параметров: поиск слов целиком, поиск с учетом регистра, задание направления поиска, задание искомого формата или искомого специального символа. Эти параметры задаются в диалоговом окне НАЙТИ И ЗАМЕНИТЬ после нажатия кнопки Больше.

2.5 Подготовка документа к печати

Перед выводом созданного документа на печать необходимо устранить орфографические и грамматические ошибки, пронумеровать страницы и, если это необходимо, осуществить жесткое разбиение на страницы.

Запуск проверки правописания может осуществляться командой Сервис/Правописание. Проверка документа начинается с позиции, в которой установлен курсор ввода. При обнаружении слов, которых нет в основном словаре (например, если слово написано неверно), на экран будет выведено диалоговое окно ПРАВОПИСАНИЕ. В поле Нет в словаре выводится предложение с выделенным другим цветом словом, которое Word 2003 считает неверно написанным. В поле Варианты могут быть предложены варианты замены этого слова на другие. Если выделенное слово написано правильно, его можно поместить в словарь, нажав кнопку Добавить, или продолжить проверку без изменения этого слова, нажав кнопку Пропустить. В случае, если слово написано неверно, можно отредактировать его непосредственно в поле Нет в словаре или выбрать один из предложенных вариантов замены, а затем нажать кнопку Заменить.

Проверка грамматики будет осуществляться только в том случае, если в диалоговом окне ПРАВОПИСАНИЕ возле слова Грамматика будет установлен флажок.

Когда пользователю требуется начать новую страницу с определенного места документа, используются жесткие разделители страниц. Для установки такого разделителя необходимо установить курсор в место разделения и выбрать команду Вставка/Разрыв. Затем в появившемся диалоговом окне РАЗРЫВ установить переключатель возле строки новую страницу и нажать кнопку ОК.

Автоматическая нумерация страниц выполняется командой Вставка/Номера страниц. В

появившемся диалоговом окне задается местоположение номера страницы. Дополнительно можно установить формат номеров страниц, а также номер страницы, с которого необходимо начать нумерацию, нажав кнопку Формат диалогового окна.

Перед выводом на печать следует осуществить предварительный просмотр готового документа, выполнив команду Файл/Предварительный просмотр. Этот режим позволяет просматривать сразу несколько страниц. Выход из режима осуществляется кнопкой Закрыть.

Вывод документа на печать выполняется командой Файл/Печать. В диалоговом окне ПЕЧАТЬ можно задать имя принтера для печати, количество копий, номера печатаемых страниц и т.п. Документ начнет выводиться на бумажный носитель после нажатия кнопки ОК.