3.7 Вывод таблицы на печать

Перед выводом сформированного рабочего листа на печать следует предварительно просмотреть, как будет выглядеть созданная таблица на бумаге. Для этого используется команда Файл/Предварительный просмотр. Если пользователя не устраивает расположение таблицы на странице, то можно изменить параметры страницы в диалоговом окне ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ, которое открывается командой Файл/Параметры страницы или нажатием кнопки Страница в режиме предварительного просмотра. На вкладке ПОЛЯ этого окна устанавливаются поля страницы для печати, центрирование таблицы по горизонтали и/или по вертикали. Вкладка ЛИСТ позволяет изменять установки, определяющие, печатать или не печатать заголовки строк и столбцов, сетку, примечания и т.п. На вкладке СТРАНИЦА можно задать ориентацию страницы, масштаб печати, размер бумаги для печаки и т.п.

После предварительного просмотра очень большие таблицы Excel 2003 автоматически разбивает на страницы. На рабочем листе различные страницы разделяются штриховыми линиями. Если возникает необходимость, можно установить жесткую разбивку на страницы. Для этого следует выделить ячейку, выше и правее которой должен быть разделитель, и выбрать команду Вставка/Разрыв страницы.

Вывод таблицы на печать выполняется командой Файл/Печать или нажатием кнопки Печать в режиме предварительного просмотра. В диалоговом окне ПЕЧАТЬ следует задает необходимые параметры печати и нажать кнопку ОК. На страницы автоматически будут добавлены названия рабочих

листов в верхнем колонтитуле и номера страниц в нижнем колонтитуле.

—Построением редактирование диаграмм и графиков

Данные таблиц, созданных в табличном процессоре Excel 2003, могут быть изображены в виде диаграмм и графиков.

Диаграммы и графики — это графически представленные зависимости одних величин от других. Диаграммы и графики позволяют более наглядно отобразить взаимосвязь между рядами данных и облегчить сравнение различных данных. Ряд данных представляет собой группу связанных точек диаграммы или графика, построенных на основе значений одной строки или одного столбца таблицы. Каждый ряд данных отображается по-своему. На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. На круговой диаграмме отображается только один ряд данных.

Для построения диаграмм и графиков .Excel 2003 предлагает пользователю Мастер диаграмм. С помощью мастера диаграмм в режиме диалога с пользователем определяются все основные параметры графика или диаграммы. Для вызова мастера служит команда Вставка/Диаграмма.

На первом шаге мастера следует выбрать тип и вид используемой диаграммы или графика (предлагается 14 типов стандартных диаграмм и 20 шаблонов нестандартных диаграмм) и нажать кнопку Далее.

На втором шаге на вкладке Диапазон данных необходимо определить

диапазон данных, которые будут представлены на диаграмме. Этот диапазон можно набрать на клавиатуре или, выделить его мышью на рабочем листе и нажать кнопку для возврата в мастер. Здесь также следует установить переключатель возле опции, определяющей, где располагаются отображаемые данные: в строках или в столбцах (каждый отдельный ряд данных будет отображаться одним цветом). На вкладке РЯД можно добавлять или удалять ряды данных, указав имя для каждого ряда, значения этого ряда и подписи оси X. Для задания имени ряда следует выделить требуемый ряд в поле Ряд и в поле Имя набрать на клавиатуре имя ряда или указать ссылку на ячейку, содержащую данное имя. Имена отображаются в легенде диаграммы. Легенда — это подпись, определяющая формат и цвет (или штриховку) точек данных для каждого ряда. Если ранее был задан диапазон данных для построения диаграммы, то в поле Значение отображается ^диапазон значений для каждого выделенного ряда. В поле Подписи оси X указывается диапазон ячеек для названий по оси X. При необходимости все указанные диапазоны ячеек можно изменить. Нажатие кнопки Далее позволит перейти к следующему шагу.

На третьем шаге можно добавить в диаграмму дополнительные подписи, линии сетки, скрыть или отобразить оси, что сделает ее более наглядной. В зависимости от типа диаграммы наличие и содержимое вкладок на этом шаге может быть различным. На вкладке ЗАГОЛОВКИ следует внести в соответствующие поля название диаграммы и заголовки для осей X и Y. Если диаграмма содержит дополнительные оси, их названия также необходимо внести. Вкладка ТАБЛИЦА ДАННЫХ позволяет добавить к диаграмме таблицу, содержащую значения всех рядов данных. С помощью вкладки ПОДПИСИ ДАННЫХ можно устанавливать подписи значений как для отдельной точки данных, так и для всего ряда. Тип подписи, которую можно добавить, определяется типом диаграммы, связанным с выделенным рядом данных или с точкой данных. В зависимости от типа диаграммы подписи данных могут отображать значения, названия рядов и категорий, доли или их комбинации. Установив переключатель возле требуемой опции, можно задать дополнительные сведения о точке данных. На вкладке ОСИ, установив или убрав флажок возле определенной опции, можно отобразить или скрыть оси в диаграмме. В круговой и кольцевой диаграммах- осей нет. Заданные на вкладке ЛИНИИ СЕТКИ дополнительные линии, которые располагаются параллельно осям, облегчают просмотр и анализ данных на диаграмме. Вкладка ЛЕГЕНДА позволяет добавить к диаграмме легенду и задать способ ее размещения. После задания всех параметров следует нажать кнопку Далее. На четвертом шаге задается способ размещения диаграммы. Установив переключатель возле соответствующей опции, можно разместить диаграмму на отдельном листе, указав имя листа, или расположить на текущем. Завершается создание диаграммы нажатием кнопки Готово.

Для внесения изменений в диаграмму необходимо выделить ее щелчком мыши и вновь вызвать мастер диаграмм командой Вставка/Диаграмма. Таким образом, пользователь может изменить все параметры, которые задаются с помощью мастера. В случае, если требуется изменить формат отдельного элемента диаграммы или графика (тип шрифта для подписей, цвета и штриховки для рядов данных, вид и шкалу осей и т.п.), можно выделить этот элемент и выбрать в меню команду, например, Формат/Выделенный ряд или Формат/Выделенная область построения и т.п.