3.5 Автоматическое заполнение ячеек
Excel 2003 позволяет производить автоматическое заполнение диапазона ячеек как одинаковыми значениями, так и значениями, составляющими арифметическую прогрессию. Кроме того имеется возможность заполнения ячеек с помощью пользовательских списков.
Для заполнения диапазона ячеек одинаковыми значениями можно использовать маркер заполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу активной ячейки) или команду Правка/Заполнить. При использовании маркера заполнения следует: 1) активизировать ячейку, содержащую требуемое значение; 2) установить указатель мыши на маркер (при этом он примет вид крестика); 3) при нажатой левой кнопке мыши «протащить» маркер заполнения в нужном направлении.
При заполнении диапазона ячеек с помощью команды Правка/Заполнить необходимо: 1) выделить диапазон ячеек для заполнения, причем крайняя ячейка диапазона должна содержать значение, которым будет заполняться диапазон; 2) выбрать команду Правка/Заполнить; 3) в появившемся подменю команды указать нужное направление (вверх, вниз, вправо, влево).
Для заполнения диапазона ячеек значениями, составляющими арифметическую прогрессию, также используется два способа заполнения. При использовании маркера заполнения необходимо: 1) ввести в соседние ячейки значения, разность между которыми составляет шаг прогрессии; 2) выделить ячейки, содержащие эти значения; 3) установить указатель мыши на маркер заполнения (указатель примет вид крестика); 4) удерживая нажатой левую кнопку мыши, «протащить» указатель мыши в нужном направлении. При этом, если перетаскивание маркера происходит вниз или вправо — прогрессия будет возрастающей, в других случаях — убывающей.
При использование команды Правка/Заполнить: 1) активизировать ячейку, содержащую начальное значение; 2) выбрать команду Правка/Заполнить/Прогрессия; 3) в появившемся диалоговом окне ПРОГРЕССИЯ установить переключатели возле требуемой опции для задания расположения прогрессии и возле опции, определяющей тип прогрессии; 4) в этом же окне задать значение шага прогрессии в поле Шаг и максимальное значение ряда в пале Предельное значение; 5) после нажатия кнопки ОК будет сформирована выбранная прогрессия с заданным шагом.
Для автоматического заполнения ячеек Excel 2003 позволяет создавать пользовательские списки. Чтобы создать такой список следует выбрать команду Сервис Параметры, затем в открывшемся диалоговом окне на вкладке СПИСКИ в поле Списки выделить элемент Новый список. В поле Элементы списка требуется ввести, например через запятую, отдельные элементы создаваемого списка (это должны быть только текстовые данные) и нажать кнопку Добавить. Новый список будет добавлен в поле Списки. Чтобы в дальнейшем можно было использовать любой из списков поля
Списки для автоматического заполнения, достаточно внести первый элемент списка в ячейку ЭТ и использовать маркер заполнения.
3.6 Редактирование данных
Редактирование содержимого активной ячейки осуществляется в строке формул. Для выполнения редактирования необходимо активизировать ячейку и щелкнуть мышью по строке формул или нажать функциональную клавишу <F2>.
Excel 2003 позволяет выполнять различные операции как над одной активной ячейкой, так и над диапазоном ячеек. Диапазон ячеек необходимо предварительно выделить. Это можно осуществляться несколькими способами:
с помощью мыши — следует установить указатель мыши в левый верхний угол диапазона и при нажатой левой кнопке мыши «протащить» его через нужные ячейки;
с помощью клавиши <Shift> и мыши — необходимо выделить мышью левую верхнюю ячейку диапазона, затем нажать клавишу <Shift> и выделить правую нижнюю ячейку;
с помощью комбинации клавиши <Shift> с клавишами управления курсором можно расширять или уменьшать выделяемый диапазон в нужном направлении.
Для указания нескольких несмежных диапазонов (например, А1:А5; D1:D5) сна чала выделяется первый диапазон ячеек, затем, при нажатой клавише <Ctrl> — второй и при необходимости другие диапазоны.
В качестве диапазона ячеек можно выделять целиком столбец, строку или весь рабочий лист. Для выделения столбца следует щелкнуть мышью по заголовку соответствующего столбца, для выделения строки - по заголовку строки. Чтобы выделить весь лист, необходимо щелкнуть мышью по кнопке, расположенной в левом верхнем углу ЭТ на пересечении заголовков строк и столбцов.
Активную ячейку или выделенный диапазон ячеек можно перемещать, копировать, удалять сами ячейки, очищать содержимое ячеек и изменять их форматирование, изменять ширину столбца и высот} строки. Также имеется возможность добавления в ЭТ отдельных ячеек, целых строк и столбцов.
Перемещение позволяет поместить содержимое ячеек диапазона в другое место ЭТ, при этом из исходного места содержимое диапазона удаляется. Для перемещения можно использовать буфер обмена! Команда Правка/Вырезать поместит содержимое и форматы выделенного диапазона в буфер обмена. Для вставки содержимого и формата диапазона из буфера обмена следует активизировать левую верхнюю ячейку нового диапазона и выбрать команду Правка/В ставить. Вставку можно осуществить также командой Правка/Специальная вставка., при этом пользователю в диалоговом окне Специальная вставка предлагается выбрать, что именно должно быть вставлено: все или только формулы, значения, форматы. примечания, условия на значения либо все параметры форматирования, кроме границ. После установки переключателя возле требуемой опции в группе Вставить и нажатия кнопки ОК выполняется вставка в соответствии с требованиями пользователя. Для перемещения с помощью мыши (технология Drag-and-Drop) следует выделить перемещаемые ячейки, установить указатель мыши жатой левую кнопку мыши, «перетащить» его в позицию вставки.
Копирование служит для создания копии содержимого и(или) формата исходных ячеек. Для создании копии выделенного диапазона в буфере обмена используется команда Правка/Копировать. В этом случае вставка из буфера обмена выполняется таким же образом, как и при перемещении (Правка/Вставить или Правка/Специальная вставка). Копирование выделенного диапазона с помощью мыши (технология Drag-and-Drop) осуществляется при нажатой клавише <Ctrl> аналогично перемещению. Для копирования одной ячейки можно воспользоваться маркером заполнения: установить указатель мыши на маркер и, когда он примет вид крестика, при нажатой левой кнопке мыши протащить его в нужном направлении. Такой способ удобен при копировании ячейки с формулой. Для копирования только формата ячеек с помощью мыши используется кнопка панели инструментов Формат по образцу л /: необходимо выделить диапазон, содержащий требуемый формат, нажать кнопку Формат по образцу (указатель мыши при этом примет вид маленькой кисти) и выделить ячейку или диапазон, для которых нужно применить выбранный формат.
Удаление выделенных ячеек, строк или столбцов выполняется командой Правка/Удалить. В диалоговом окне удаление ячеек необходимо установить переключатель возле опции, определяющей, что нужно удалить. При удалении ячеек со сдвигом влево или вверх прилегающие. Удаление ячеек ячейки будут смещены в заданном направлении.
Очистка содержимого выделенного диапазона может выполняться командой Правка/Очистить или нажатием клавиши <Delete>. Подменю команды Правка/Очистить наряду с очисткой содержимого позволяет очистить форматы и примечания.
Изменение параметров форматирования выделенных ячеек — это изменение форматов данных в ячейках, различных видов и параметров шрифта, задание линий рамки, изменение цвета заливки ячеек, задание режима защиты ячеек и сокрытия формул. Для изменения параметров форматирования выделенных ячеек используется команда Формат/Ячейки. Excel 2003 позволяет применять автоформат или стиль к выделенному диапазону ячеек. Команда Формат/Автоформат предлагает пользователю выбрать для выделенного диапазона один из встроенных автоформатов, а команда Формат/Стиль позволяет применять к выделенным ячейкам определенную комбинацию форматов. Пользователь может создавать собственные стили для шрифтов, числовых форматов, рамок, затенения ячеек и т.п.
Изменение ширины столбцов и высоты строк в выделенном диапазоне выполняется с помощью команд пункта меню ФОРМАТ. Для изменения ширины столбцов можно воспользоваться командой Формат/Столбец/Ширина. В появившемся диалоговом окне следует ввести числовое значение (от 0 до 255), определяющее ширину, и нажать кнопку ОК. Это число приблизительно равно количеству символов стандартного шрифта. Для того, чтобы изменить высоту строки, используется команда Формат/Строка/Высота. В появившемся диалоговом окне задается числовое значение (от 0 до 409), определяющее размер строки в пунктах. Если оно в одном или другом случае будет равным нулю, то соответствующие столбцы или строки окажутся скрытыми. Скрыть столбцы или строки можно также, выполнив команды меню Формат/Столбец/Скрыть или Формат/Строка/Скрыть. Для отображения столбцов или строк на экране необходимо выделить диапазон, в который входят скрытые столбцы или строки, и выбрать команду Формат/Стол6ец/Отобразить или Формат/Строка/Ото6разить. При использовании команд Формат/Столбец/Автоподбор ширины или Формат/Строка/Автоподбор высоты Excel 2003 выполнит автоматическую подгонку ширины или высоты в соответствии с длиной данных. Изменение ширины столбцов или высоты строк может выполняться также с помощью мыши. При этом указатель мыши следует поместить на правую границу столбца, ширина которого изменяется, или на нижнюю границу заголовка изменяемой строки (указатель мыши должен принять вид стрелок, направленных в противоположные стороны). Удерживая нажатой левую кнопку мыши необходимо «протащить» указатель в сторону увеличения или уменьшения размера. Если предварительно выделить несколько столбцов или несколько строк, то после перетаскивания указателя размеры всех выделенных столбцов или строк будут изменены.
Для добавления отдельных ячеек, новых строк или столбцов служит команда Вставка'[Ячейки. Установив переключатель возле соответствующей опции, и, нажав кнопку ОК, можно добавить столько ячеек, строк или столбцов, сколько содержал*предварительно выделенный диапазон. Если добавляются ячейки со сдвигом вправо или вниз, то прилегающие ячейки будут смещены в заданном направлении. Столбцы или строки можно также вставить, используя команду Вставка/Столбцы или Вставка/Строки соответственно. При этом новые строки будут вставлены сверху от выделенных ячеек, а новые столбцы — слева.
Excel 2003 позволяет перемещать, копировать, переименовывать и удалять рабочие листы. Для перемещения или копирования служит команда Правка/Переместить/скопировать лист.
В появившемся диалоговом окне Переместить или скопировать следует указать в поле Переместить выбранные листы в книгу требуемую книгу, в поле Перед листом, выбрать имя листа, перед которым должен быть вставлен рабочий лист. Если установлен флажок возле опции Создавать копию, то выбранный лист будет скопирован, в противном случае, он будет перемещен. Нажатие кнопки ОК завершит выполнение данной операции. Пользователь может переименовывать листы, выбрав команду Формат/Лист/Переименовать. Затем следует набрать на клавиатуре новое имя (задаваемое имя должно встречаться в рабочей книге только один раз) и нажать клавишу <Enter>. Новое имя будет представлено на ярлычке листа. Для удаления активного листа используется команда Правка/Удалить лист. После ее выполнения на экран будет выведено окно с предупреждающим сообщением. Лист будет удален после нажатия кнопки ОК в этом окне. Также можно скрыть активный рабочий лист с помощью команды Формат/Лист/Скрыть. Отобразить скрытые листы можно командой Формат/Лист/Отобразить, в диалоговом окне которой следует выбрать имя отображаемого листа и нажать кнопку ОК.