17. Преграды в организационных коммуникациях. Повышение эффективности информационного обмена.

Обратная связь позволяет улучшить обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. Тем не менее шум в системе присутствует всегда вследствие различных причин.

1. Языковый барьер, т.е. использование при обмене информацией языка, непонятного получателю.

2. Компетенция участников обмена информацией, которая проявляется: через предвзятость, т.е. неприятие работниками фактов, не соответствующих сделанной ранее оценке ситуации и уже выработанному решению.

3. Различие статуса работников. Различия работников по статусу препятствуют обмену информации как снизу вверх, так и сверху вниз. Вежливое обращение с руководителем при личном общении отражает в наибольшей степени соотношение должностей, а не реальное мнение работников.

4. При передаче информации по горизонтали внутриорганизационные барьеры возникают вследствие конкуренции между подразделениями за ресурсы.

5. Географическое расстояние между участниками обмена. Передача информации по почте, по телефону, электронной почте хотя и происходит быстро, но не может заменить личного общения. Ежедневный личный контакт стимулирует общение. В силу географического фактора работники утрачивают эти возможности и возникают трудности в определении, какая информация нужна.

6. Влияние другой работы. В обычной рабочей ситуации работнику не хватает времени и он устанавливает приоритеты в отношении предъявляемых к нему требований. Во многих организациях информационная работа считается канцелярской и отодвигается на второй план.

7. Специальные ограничения в распространении информации, к которым относятся:

• защищенность (право на информацию, секретность, защита систем обработки данных);

• персонификация (информация только для определенных лиц);

• допустимость средств связей (только телефон, личная встреча и т.п.);

• предельная пропускная способность каналов информации (количество каналов, скорость передачи, допустимость, емкость и быстродействие памяти).

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

• обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

• использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

• проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

• организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

• практиковать выпуск информационных бюллетеней;

• обеспечить повышение квалификации работников управления;

• использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

18. Решение как выбор альтернатив. Организационные решения и их типы.Подходы к принятию решений.

Решение — это выбор альтернативы, одного варианта из двух или нескольких. В управлении принятие решения более систематизированный процесс по сравнению с личной жизнью. Организационное решение— это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Цель организационного решения — обеспечение движения к целям, поставленным перед организацией. Поэтому наиболее эффективным организационным решением является выбор, который будет на самом деле реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели. Алгоритмические решения — это результат реализации определенной последовательности шагов или действий, подобных тем, что предпринимаются при решении матем задач. Как правило, число возможных альтернатив ограничено, и выбор должен быть сделан в пределах направлений, заданных организацией. Неалгоритмические решения требуются в ситуациях, которые в той или иной степени новы, внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами. Эти решения опираются на теор-е знания и опыт. Руководитель должен разработать процедуру принятия решения. (какими должны быть цели организации, как улучшить продукцию, систему управления, как усилить мотивацию подчиненных). В большинстве случаев решения сочетают элементы алго и неалго. Компромиссы. Каждое решение или выбор, затрагивающие предприятие, будут иметь негативные последствия для каких-то его частей. Эффективно работающий руководитель принимает решение, которое с учетом всех факторов наиболее желательно с точки зрения конечного эффекта. Подходы к принятию решения: Интуитивное решение — это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, не занимается при этом сознательным взвешиванием «за» и «против» и не нуждается даже в понимании ситуации. Решение, основанное на суждениях — это выбор, обусловленный знаниями, накопленным опытом. Человек использует знания о том, что случалось в подобных ситуациях ранее, чтобы интерпретировать результат выбора в существующей ситуации. Рациональные решения, в отличие от основанных на суждении, зависят от прошлого опыта. Они обосновываются с помощью объективного аналитического процесса.