Предупреждение.

Предупреждение содержит угрозу применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.

Предупреждение - обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами:

«в противном случае ...», «в случае невыполнения ...», «в случае отказа...» и т.п.

Н

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

апример:

В случае невыполнения Вами договорных обязательств дело будет передано в Арби-тражный суд.

Заключительные этикетные формулы.

Обычно деловое письмо завершается устойчивыми в языковом отношении фразами (формулами вежливости), выражающими надежду на дальнейшее сотрудничество, разви-тие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресанта или адресата, например:

• Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

• Выражаю свою признательность за оказанное содействие …

• Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...

• Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач

• Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с пропис-ной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредитель-ных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование долж-ности не указывается.

К заключительным этикетным фразам относится и фраза «С уважением», которая печатается под текстом и отделяется от названия должности запятой, например:

С уважением,

Генеральный директор Личная подпись О.Н. Крылов

Заключительная фраза «С уважением,» используется только в том случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый ...!». Указанные обращение и заключительная фраза составляют так называемую этикетную рамку. Впрочем, не следует подчеркивать обязательность этикетной рамки. В некоторых случаях наличие в письме двойного выражения уважительного отношения (в начале и в конце письма) может вызвать обратную реакцию.

Формулируя заключительные фразы, следует помнить, что этикет подчинен опреде-ленной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимаются демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия. уничижения, фамильярности и другие подобные отношения, поэтому нежелательно включать в заключительные этикетные фразы разговорные слова и выражения, слова и выражения, имеющие экспрессивную окраску:

• К сожалению, мы поздно получили Ваше приглашении

• К счастью, наши опасения не подтвердились

• Многоуважаемый господин...

• Очень рады оказать Вам услугу

• С наилучшими пожеланиями

• Язык и стиль делового письма

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль. Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официаль-но-деловых отношений.

Особенности делового стиля определяются условиями, в которых реализуется письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

• в деловом общении участвуют организации в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;

• характер и содержание информационных отношений между организациями имеют значительную степень регламентации;

• предметом деловой переписки всегда является деятельность организации в той или иной области: управленческой, производственной, экономической, научной, тех-нологической и др.;

• в основном ситуации, возникающие в деятельности организации и нужда-ющиеся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к содержащейся в деловых письмах информации. Она должна быть:

• официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отно-шений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

• адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкрет-ному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

• актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информа-цию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управ-ленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

• объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

• убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

• полной и достаточной для приятия управленческого решения, так как недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

• Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

1) стандартизация изложения. Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых кон-струкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандарт-ные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность до-кументов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документо-оборота в целом.

2) нейтральность изложения. Нейтральный тон изложения - это норма официаль-ного делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном харак-тере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лекси-ки и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Инфор-мация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причи-не личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной ок-раской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличе-ния или уменьшения, междометия).

Но следует учитывать, что цель большинства деловых писем - заинтересовать адресата, убедить его, склонить к действиям в нужном для автора направлении. Поэтому деловое письмо не должно быть лишено эмоционального контекста, эта эмоциональность, даже экспрессивность должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность делового письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна скрываться за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

3) точность и ясность изложения текста. Текст делового письма должен быть точным и ясным. Точность изложения обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленности, недомолвки, что является важнейшим условием делового общения.

Точность изложения достигается употреблением понятной партнерам по общению терминологии, использованием устойчивых языковых оборотов, исключением не всем понятных образных слов и выражений.

Ясность текста достигается, прежде всего, четкостью его композиции, отсутствием логических ошибок, продуманностью и строгостью формулировок.

4) лаконичность, краткость изложения текста. Лаконичность изложения текста делового письма достигается экономным использованием языковых средств, исключени-ем слов и выражений, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с умень-шением объема текста и, следовательно, к сокращению времени на ознакомление с ним и последующую обработку. В лучшем случае деловое письмо должно занимать одну стра-ницу. В сложных ситуациях, требующих детального рассмотрения, объем письма может составлять одну-две страницы формата А4 и лишь в исключительных случаях - иметь больший объем.

• Основными особенностями языкового стиля делового письма являю-тся:

1) использование языковых формул. Одна из особенностей письменной деловой речи - широкое употребление языковых формул (канцеляризмов) - устойчивых (шаб-лонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Для мотива-ции того или иного действия применяются следующие выражения:

- Сообщаем, что в период с... по...;

- Сообщаем, что по состоянию на...;

- Направляем Вам согласованный...;

- Просим Вас рассмотреть вопрос о...,

- Проверкой установлено, что....;

- В связи с отсутствием финансовой помощи...;

- В связи со сложной экономической ситуацией...;

- В соответствии с Вашим письмом...;

- В порядке проведения совместной работы...;

- В соответствии с протоколом...;

- В подтверждение нашей договоренности...;

- В целях укрепления ответственности... и т. д.

Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста-точной юридической силой:

- Гарантируем возврат кредита в сумме...,

- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,

- Контроль за выполнением возлагается...

2) использование терминов. Термин (от лат. terminus - предел, граница) - слово или словосочетание, точно и однозначно именующее понятие и его соотношение с другими понятиями в пределах специальной сферы. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Термины, используемые в деловой переписке, - это, прежде всего, отраслевая тер-минология, отражающая содержание той предметной области, в рамках которой осущест-вляется деловое общение, и, кроме того, термины, характерные для управленческой дея-тельности.

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однознач-ность восприятия текста, что очень важно в деловом общении.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учиты-вать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значе-ний. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения:

• в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре;

• во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»,

• договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигаются ис-пользованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

- дать официальное определение термина;

- разъяснить значение термина словами нейтральной лексики;

- заменить термин общепонятным словом или выражением.