Вступление.

Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.

В соответствии с этим во вступлении может содержаться:

• ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.), где документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. Например:

• о

  В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...»

  писание факта, события, сложившейся ситуации. Например:

и

В связи с неоднократными ошибками в финансовой отчетности комиссией осуществлена проверка финансово-хозяйственной деятельности филиала предприятия в г. Ярославле.

ли

и

Вашим предприятием в мае текущего года были проведены регламентные работы на 8-м участке кабельной сети.

Банком «Финансрегард» при участии крупнейших зарубежных банков разработан план мероприятий по распространению в крупных городах банковских карточек как средства осуществления безналичных расчетов.

ли

В

Благодарим Вас за предоставленные нам информационные и справочные материалы по вопросам дорожного строительства в Псковской области.

соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться фразами, выра-жающими в зависимости от ситуации благодарность, поздравление, сожаление, соболезно-вание и др.

и

Сожалеем, что предоставленная Вами проектная документация по застройке промышленной зоны после вывода оттуда предприятий не во всем отвечает конкурсным требованиям.

ли

и

Поздравляем профессоров и преподавателей университета с 25-летием выпуска первых специалистов по управлению.

ли

Основное содержание текста.

В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части - просьбы, предложения, требования, напоминания и др.

Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектных писем может состоять из разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой пере-писки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Заключение

Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:

• «напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости срочного завершения работ ... и т.д.);

• «поздравляем» - в письмах-поздравлениях (поздравляем с назначением на должность …, поздравляем с 50-летием …, поздравляем с избранием … и т.д.);

• «предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие …, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства … и т.д.);

• «представляем», «направляем» или «высылаем» - в сопроводительных письмах (представляем на рассмотрение и утверждение …, высылаем для сведения …, направляем на отзыв … и т.д.);

• «приглашаем» - в письмах-приглашениях (приглашаем на торжественное заседание, посвященное …, приглашаем принять участие в... и т.д.);

• «просим» - в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать встречу … и т.д.);

• «сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке … т.д.).

Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы: «не располагаем ...», «не нуждаемся ...», «не считаем целесообразным ...», «не можем обеспечить ...», «не имеем возможности...» и т.д.