Обращение.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную то-нальность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

Назначение обращения - установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. Составитель обращения должен принять во внимание следующие факторы:

• служебное положение адресата в соотношении с собственным;

• степень знакомства, характер отношений;

• официальность/неофициальность ситуации общения;

• этикетные нормы, действующие в данном коллективе.

Строго официальный характер носит обращение по должности:

• Уважаемый господин Президент!

• Уважаемый господин председатель!

• Уважаемый господин мэр!

• Уважаемый господин министр!

• Уважаемый господин депутат!

Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителям органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др.

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:

• Уважаемый господин Попов!

• Уважаемая госпожа Дежнева!

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только по имени:

• Уважаемый Владимир Петрович!

• Уважаемая Елена Павловна

• Уважаемый Сергей!

Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-позд-равлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой.

Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые связи.

При обращении к особо важным персонам (VIP-персонам) следует использовать обращения:

• Глубокоуважаемый господин председатель

• Глубокоуважаемый господин Михайлов!

• Глубокоуважаемый Андрей Васильевич!

При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:

• Уважаемые господа!

• Господа!

При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:

• Уважаемые коллеги!

При печатании обращение выравнивается по центру:

Уважаемый Владимир Петрович!

В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.

Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них непосредственно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.

Не следует в деловой переписке использовать обращение «Дорогой ...!» или «Дорогие …!», эти обращения приемлемы лишь в личной, приватной переписке.