7.3. Требования к тексту делового письма

Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:

При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он сос-тавляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.

Он должен четко прояснить для себя:

- что адресату известно о предмете письма и на что он может опереться как на исходную точку;

- какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо

• Композиция текста делового письма

Композиция письма - это последовательность логически связанных в соответствии с темой смысловых частей.

Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части, когда оно составлено в ситуации, не требующей обоснования или разъяснения, когда и автору и адресату без каких-либо пояснений понятно, с какой целью направлено письмо, например:

В

Просим Вас выслать каталог производимого вашим предприятием оборудования, а также предоставить информацию об условиях его поставки.

большинстве случаев деловые письма включают в себя две и более смысловых части. Так, гарантийное письмо состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии. Сопроводительное письмо может состоять как из одной части (сообщение о направлении каких-либо материалов), так и из двух частей (сообщение о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать ответ до определенного срока), например:

Направляем Вам проект Типового положения о Государственном центре по тестированию оборудования для перерабат-ывающих отраслей, аграрно-промышленного комплекса и просим дать заключение до 20 ноября 2003 г.

1-я часть - сообщение о высылке документа

2-я часть - изложение просьбы

Н

Сообщаем, что в настоящее время ваш заказ не может быть выполнен вследствие непредвиденной задержки поставок нашими зарубежными партнерами.

Поставка заказанного Вами оборудования может быть осуществлена не ранее середины марта 2006 г.

е менее чем из двух композиционных частей состоят письма-отказы: собственно отказа и, независимо от ситуации, послужившей темой письма, его обоснования. Наряду с этим, желательно сообщить корреспонденту о том, кем или каким образом может разрешена возникшая в связи с отказом ситуация, например:

1-я часть - собственно отказ с объяснением причины

2-я часть - Предложение о возможности поставки позже

Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.

Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:

• хронологическим способом;

• фактологическим способом.

При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последова-тельностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.

Примером изложения содержания в хронологическом порядке может быть следующее письмо:

В сентябре месяце текущего года вследствие сбоев в работе следящей системы происходили нарушения ритмичности работы сборочного конвейера.

В связи с этим потери от сверхнормативных простоев оборудования составили 18000 руб.

В целях устранения указанных дефектов просим провести ремонт датчиков следящей системы, их калибровку и обеспечить систематическую проверку их работоспособности.

При фактологическом (систематическом) способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма (как правило, в одном абзаце), а далее - все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация. Примером использования систематического способа изложения содержания может быть следующее письмо:

В

Предлагаем Вам туристические путевки в Санкт-Петербург. Девятидневная поездка включает в качестве культурной программы семь интересных экскурсий:

1. Дворцы Санкт-Петербурга;

2. Музеи Санкт-Петербурга (Эрмитаж, Русский музей)

3. Храмы города на Неве;

…

В стоимость путевки входит: проезд в поезде в оба конца, проживание в гостинице со всеми удобствами, двухразовое питание (завтрак и обед), экскурсионное обслуживание, услуги гида.

Стоимость путевки - 5 тыс. 500 руб. Для группы свыше 8 чел. предоставляется скидка 2%.

За дополнительной информацией Вы можете обратиться по тел. 902-17-14.

деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходи-мость осуществлять какие-либо действия, следует использовать хронологический способ.

В целом текст письма может состоять из следующих частей:

1. Обращение.

1. Вступление.

2. Основное содержание текста (изложение, описание ситуации).

3. Заключение.

4. Предупреждение.

5. Заключительные этикетные формулы.