Претензионное письмо (письмо-рекламация)

Претензионное письмо (письмо-рекламация) (лат. reclamatio - возражение, неодоб-рение) - служебное письмо, цель которого возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

• полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

• основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

• предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

• доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

• конкретные требования составителя претензии (требование замены нека-чественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомле-нием о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обосно-ванность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Доку-менты приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляю-щая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например:

• О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

• Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

• Заявляем Вам претензию в отношении…

• Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

• Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

• В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

• При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения:

• В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар;»

• Возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____;

• компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

ОАО «Пром» Генеральному директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара 440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12 ул Попова, 11

тел (095) 70 43 00

1.03.2002 № 78

О предъявлении претензии

Уважаемый Петр Иванович!

Мы официально заявляем Вам рекламацию на задержку в передаче технической документации на универсальный комплекс оборудования, по контракту № 78.

В связи с этим мы настаиваем на возмещение всех расходов в сумме двух тысяч долларов.

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам свое решение.

С уважением,

Директор П.И. Лядов

Лосева Наиля Александровна

(095) 54 85 69

Пример оформления письма-рекламации:

• Письма, связанные с выражением внимания и участия (этикетные письма)

Данную группу образуют следующие виды писем:

• письмо-поздравление

• письмо-благодарность

• письмо-соболезнование

• письмо-извинение

Письмо-поздравление

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельнос-ти лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения.

Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках, но и на специаль-ной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Компания «Дикая Орхидея» от всей души поздравляет Вас с новогодними праздниками!

Верим, что прошедший год принес Вам много новых достижений

и приятных событий.

Надеемся, что и в Новом 2009 году наше сотрудничество поможет

вместе подняться еще на несколько ступеней вверх.

Счастья Вам, крепкого здоровья и благополучия!

С Новым Годом!

Директор ООО «Черная Орхидея» А.В. Веролайнина

Пример оформления письма-поздравления

Письмо-благодарность

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, долж-ностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

П исьмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». Это письмо, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

• «Благодарим за оказанную помощь в ...»;

• «Выражаем Вам свою благодарность за ...»;

• «Позвольте Вас поблагодарить за…»;

Обязательными реквизитами письма-благодарости являются: наименование организации, справочные данные об орга-низации, код органи-зации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код при-чины постановки на учет, дата, регистрационный но-мер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись.

Пример оформления письма-благодарности