7.2. Требования к оформлению бланка делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стан-дарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма - это визитная карточка организации, которая при правиль-ном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информа-ции, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальней-шее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении доку-мента в сторонние организации.

Современный бланк должен соответствовать правилам, установленными ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются:

• ГОСТ 9327-60 на формат бумаги;

• ГОСТ 6861-73 на ее качество;

• ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т. е. размер букв и пробелов между ними.

Бумага, применяемая для изготовления бланков письма, должна быть белого, кре-мового или желтого цвета. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочтение документа. Однако следует помнить, что документы посто-янного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

Классификация бланков писем возможна по следующим признакам:

• расположению реквизитов;

• по автору документа;

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем:

• угловой;

• продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

• бланк письма организации;

• бланк письма структурного подразделения;

• бланк письма должностного лица.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк письма. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наиме-нование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уров-не. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia kniga», а не «International book».