Письмо-приглашение

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному дол-жностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!».

Пример оформления письма-приглашения:

Письмо-уведомление

Письмо-уведомление - служебное письмо, содержащее официальную информа-цию каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извеще-нию или приглашению.

Пример оформления письма-уведомления

Письмо-сообщение

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

• «Сообщаем Вам, что…»;

• «Доводим до Вашего сведения, что…»;

• «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-сообщения

Письмо-предложение

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партне-ру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информа-цию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информа-цию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая:

- Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...;

- Предлагаем Вам...;

- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..;

- Сообщаем, что...;

- Ставим Вас в известность, что...;

- Надеемся на дальнейшее сотрудничество... .

Письмо-предложение оформляется на бланке письма. Обязательными реквизи-тами письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления текста письма-предложения:

Письмо-предложение (оферта)

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определен-ный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение кото-рого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твер-дым. Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Если предло-жение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свобод-ным.

Отличительная особенность оферты - исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продук-ции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структу-ру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения:

• О предложении на поставку...

• О поставке... и т. п.

Важным является и выбор наиболее удачной формы предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем)...». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за прояв-ленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

• Учитывая безупречную репутацию фирмы...

• Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество ...

• Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем...

• В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (теле-фонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам...

• Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием...

В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:

• описание предложения

  • Предлагаю (предлагаем)...

    • ...Вашему вниманию...

    • ...на Ваше рассмотрение...

  • Имеем честь предложить...

    • ...Вашему предприятию...

    • ...вниманию Вашего руководства...

• описание количества, качества продукции (товара, услуги)

  • Предлагается...

    • ...следующие услуги...

    • ....следующие товары...

  • Количество продукции составит...

  • Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом...

• cтоимость и сроки поставки

  • Срок поставки: по договоренности

  • Вы получите заказанную продукцию в течение ... дней с момента...

  • Товар будет поставляться в соответствии с графиком...

  • Условия платежа - наличный расчет

  • Условия платежа изложены подробно в прилагаемом ...

  • Цена товара составляет ... руб. за единицу...

  • Цена услуги определена с учетом...

  • Цена продукции равняется ... руб. за единицу и сформирована с учетом...

  • Оплата производится через ... отделение ... банка...

  • Условия и порядок оплаты определены в...

Поскольку оферта предполагает получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие стандартные выражения:

• Настоящее предложение действительно до..

• Указанное предложение сохраняет свою силу до...

• Это предложение действует в течение ... с момента...

• Просим прислать ответ не позднее ... с. г.

• П

  Россия, ________________________,

  г. _________, ул. _______ дом ___ Генеральному директору

  тел.____________ факс ___________ _______________________

  р/с __________ в ________________ (наименование организации)

  МФО________, ИНН ________________ _______________________

  к/с для г. ______________________ (ф.,и.,о.)

  для иногородних _________________

  _____________ ? _________________

  на ? __________ от ______________

  Предлагаем Вам заключить договор о _________________________________

  (предмет договора)

  на следующих условиях:

  1) _______________________________________________________________;

  2) _______________________________________________________________;

  3) _______________________________________________________________.

  Ждем Вашего ответа до «___» _______________ 200 __ г.

  Совершение действий по выполнению условий договора не считается акцептом.

  Подпись ____________________

  М.П.

  росим ответить нам в течение ... дней от даты отправления настоящего письма

Образец бланка письма-оферты