1. Ба́за да́нных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

Систе́ма управле́ния ба́зами да́нных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление баз данных.

Основные функции СУБД

-управление данными во внешней памяти (на дисках) и оперативной памяти

-журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных

-поддержка языков БД

2.

Excel и Access предназначены для решения крупных задач. Но Access - ПО для работы с БД, Excel - для работы с таблицами

Таблица в базе данных Access отличается от таблицы Excel тем, что для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов. В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.. Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными. Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима.Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных Access есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами:

Таблицы - содержат данные.

Запросы - позволяют задавать условия для отбора данных и вносить измене­ния в данные.

Формы - позволяют просматривать и редактировать информацию.

Страницы - файлы в формате HTML,позволяющие просматривать данные Access с помощью браузера Интернет Explorer.

Отчеты - позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Макросы - выполняют одну или несколько операций автоматически.

Модуль - это программа автоматизации и настройки функций базы данных.

3.Основным объектом является таблица ,т.К на ее основе создаются другие объекты бд.

каждое значение свойства - в своем столбце, озаглавленном именем свойства.

Столбцы такой таблицы называют полями; каждое поле характеризуется своим именем (именем соответствующего свойства) и типом данных, представляющих значения данного свойства.

Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы, поэтому каждая запись представляет собой набор значений, содержащихся в полях.

Запись базы данных - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

Перед тем как изменить имя поля, необходимо открыть таблицу через область переходов. Затем требуется закрыть все прочие формы и отчеты. Наконец, требуется выбрать имя поля и ввести новое имя.

4. Основные типы данных.

1. Текстовый-Значением данного этого типа является совокупность символов (не более 255).

2.Числовой-Значением может быть любое (действительное) число; два вида: целое и дробное.

3. Дата и (или) время-Здесь необходимо придерживаться формата данного, например: дд.мм.гггг или дд-мм-гг и т.д. Значение месяца может быть в диапазоне от 1 до 12, дня – от 1 до 30 (31, 28)

4. Логический-Значением данного этого типа является либо TRUE (истина, да, 1), либо FALSE (ложь, нет, 0).

5. Счетчик- значением является любое натуральное число. Считается автоматически.

6. Денежный.

Раскрывающийся список. Элемент управления на странице доступа к данным, щелчок по которому приводит к раскрытию списка, в котором можно выбрать значение. Ввести значение в раскрывающийся список невозможно.

5. В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц.

Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может вам тоже потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры.

6. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

Для создания нескольких ключевых полей необходимо выделить нужные поля,нажать правую кнопку мыши и выбрать ключевое поле.

7. Создание связей между таблицами — последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц.

Между таблицами можно установить связи одного из трех видов: один-ко-многим, многие-ко-многим и один-к-одному.

Один-ко-многим . В этом случае каждой записи таблицы А может соответствовать много записей таблицы.В свою очередь, каждой записи таблицы Б соответствует в точности одна запись таблицы А.

Многие-ко-многим .Многим записям из таблицы А может соответствовать много записей из таблицы Б (и наоборот). Такую связь в можно организовать при помощи третьей вспомогательной таблицы, в которой каждому первичному ключу из таблицы А сопоставлен первичный ключ из таблицы Б.

Один-к-одному .Одной записи таблицы А соответствует в точности одна запись таблицы Б и наоборот.

на схеме данных «1» и «∞» означает связь один-ко-многим.

8. Практически для любых работ с БД в Microsoft Access имеется свой мастер, который помогает их выполнять.

Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля – Мастер подстановок.

9. Запрос — это объект базы данных, являющийся основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных.

Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора.

Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов, объединяя данные, содержащиеся в них.

В Access может быть создано несколько видов запроса:

Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса.

Запрос на создание таблицы — основан на запросе выборки, но в отличие от него результат запроса сохраняется в новой таблице.

Запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

10. Создавать запросы можно с помощью конструктора и мастера запросов.

Запрос с параметром — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.

11. В запросах можно выполнять вычисления следующих типов.

Встроенные вычисления, называемые «итоговыми», для расчета следующих значений по группам записей или по всем записям, отобранным в запросе: сумма, среднее, число значений, минимальное или максимальное значение, стандартное отклонение или дисперсия.

Пользовательские вычисления для выполнения расчетов с числовыми и строковыми значениями или значениями дат для каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Для ввода таких выражений необходимо создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.

Это значит, что при выборе данных будут браться только те, которые имеют вид "50"

12. В простейшем случае процесс построения и использования запроса включает в себя выбор требуемых полей из таблицы, задание при необходимости некоторых условий и просмотр результатов запроса. Но чаще бывает необходимо использовать данные, размещенные в разных таблицах. Программа Microsoft Access предоставляет возможность строить запросы, объединяющие в себе сведения из нескольких источников. В данном разделе описаны сценарии извлечения данных сразу из нескольких таблиц.

В некоторых случаях запрос, построенный на основе одной таблицы и предоставляющий необходимые сведения, может благодаря извлечению данных из другой таблицы стать более информативным и полезным. Предположим, имеется список кодов сотрудников, отображаемых в результатах запроса. Было бы более наглядно, если бы в этом списке были видны и имена сотрудников, но они находятся в другой таблице. Чтобы имена сотрудников отображались в результатах запроса, следует включить в запрос обе таблицы.

13. Формы иногда называются окнами ввода данных. Это интерфейсы, которые используются для работы с данными и часто содержат кнопки для выполнения различных команд.

Формы позволяют работать с данными в удобном формате; кроме того, в них можно добавлять функциональные элементы, например кнопки команд. Программным путем этим кнопкам можно назначить выполнение разнообразных задач, таких как определение данных, отображаемых в форме, или открытие других форм или отчетов.

Формы также позволяют задавать условия работы других пользователей с информацией, содержащейся в базе данных. Например, можно создать форму со строго ограниченным набором отображаемых полей и разрешенных операций. Это помогает защитить данные и гарантировать правильность их ввода.

14. Форму можно создать тремя различными способами.

При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.