5. Сводная таблица

В этом разделе мы рассмотрим замечательное средство обработки и представления данных, намного превосходящее по гибкости, разнообразию и удобству использования списки с промежуточными итогами — средство это называется сводной таблицей.

Что же такое сводная таблица? Это плоская или объемная (состоящая из нескольких слоев, или страниц) прямоугольная таблица, позволяющая просуммировать или иным образом подытожить большие объемы данных из расположенного в другом месте рабочей книги исходного списка данных. Вместо обычного списка рабочего листа Excel в качестве исходных данных могут использоваться данные из другой сводной таблицы или запроса к внешней базе данных. Для подведения итогов можно выбрать подходящую функцию сведения или иной метод вычислений. Эти вычисления производятся для одного или нескольких полей исходного списка, объявленных как поля данных. При этом некоторые другие поля исходного списка используются для группировки данных в строках и столбцах сводной таблицы.

Например, можно определить одно поле (или несколько полей) как поле столбца, другое (или, опять-таки, несколько других) — как поле строки, а для объемных сводных таблиц еще некоторые — как поля страниц. Тогда в ячейке сводной таблицы, расположенной на одной из страниц на пересечении конкретного столбца и конкретной строки, будет помещен итоговый результат вычислений с помощью выбранной функции сведения по полю данных, соответствующему этим конкретным значениям полей строки, столбца и страницы.

В отличие от промежуточных итогов сводная таблица располагается отдельно от исходного списка данных.

Сводные таблицы являются одним из наиболее мощных средств MS Excel по анализу баз данных, помещенных в таблицы или списки. Сводная таблица не просто группирует и обобщает данные, но и дает возможность провести глубокий анализ имеющейся информации. Создавая сводную таблицу, пользователь задает имена полей, которые размещаются в ее строках и столбцах. Допускается также задание поля страницы, которое позволяет работать со сводной таблицей, как со стопкой листов. Сводные таблицы удобны при анализе данных по нескольким причинам:

• позволяют создавать обобщающие таблицы, которые предоставляют возможность группировки однотипных данных, подведения итогов, нахождения статических характеристик записей;

• легко преобразуются;

• разрешают выполнять автоматический отбор информации;

• на основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются вместе с изменением сводной таблицы.

Пошаговое описание создания сводной таблицы

1. . Выберите команду Данные ► Сводная таблица. На экране появится первое окно Мастера сводных таблиц.

2. В первом окне Мастера сводных таблиц под заголовком Создать таблицу на основе данных, находящихся надо указать источник данных для создания сводной таблицы. Возможны четыре источника данных, которые выбираются при помощи одного из переключателей:

Переключатель	Источник данных
в списке или базе данных Microsoft Excel	Список или таблица, с помеченными столбцами, расположенная на рабочем листе MS Excel
во внешнем источнике данных	Файлы и таблицы, созданные другими программами, например, MS Access
в нескольких диапазонах консолидации	Несколько списков или таблица с помеченными столбцами, расположенная на рабочем листе MS Excel
в другой сводной таблице или диаграмме	Другая существующая в активной рабочей книге сводная таблица

Кроме того, при помощи переключателей под заголовком Вид создаваемого отчета можно задать вид сводной таблицы: просто сводная таблица или сводная диаграмма со сводной таблицей.

3. На экране появится второе-окно Мастера сводных таблиц. На этом шаге вы должны указать диапазон, содержащий данные, по которым будет строиться сводная таблица. Если источник данных находится в другой рабочей книге, то необходимо воспользоваться кнопкой Обзор. Итак, после ввода ссылки на диапазон данных нажмите кнопку Далее. На экране появится третье окно Мастера сводных таблиц.

4. Первоначально нажмите кнопку Макет для создания структуры сводной таблицы. На экране отобразится окно Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет . Прежде чем создавать макет сводной таблицы, надо определиться, какая информация станет вводиться в области строк, столбцов, данных и страниц сводной таблицы.

Для создания структуры сводной таблицы выберите поле, содержащее данные, по которым нужно подвести итоги, и перетащите соответствующую кнопку в область Данные.. На экране отобразится окно Вычисление поля сводной таблицы В списке Операция перечислены допустимые операции. Раскрывающий список Дополнительные вычисления позволяет расширить множество допустимых операций. Выберите Обычная и нажмите кнопку ОК. Произойдет возврат в окно Мастер сводных таблиц и диаграмм: макет.

• Для того, чтобы поместить элементы поля в строках, с меткой в левой части таблицы, перетащите кнопку для выбранного поля в область Строка.

• Для того, чтобы поместить элементы поля в столбцах с меткой в верхней части таблицы, перетащите кнопку для выбранного поля в область Столбец

• Для того, чтобы поместить элементы поля по страницам, что позволит работать со сводной таблицей, как со стопкой листов, перетащите кнопку для выбранного поля в область Страница.

Итак, в окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет создана структура будущей сводной таблицы. Нажмите на кнопку ОК и, таким образом, вернитесь к третьему окну Мастера сводных таблиц.

5. В группе Поместить таблицу в имеется два переключателя новый лист и существующий лист, которые задают местоположение сводной таблице. Если выбран переключатель существующий лист, то в поле надо привести ссылку на верхнюю левую ячейку диапазона, где будет располагаться таблица.

Сводная таблица построена. Нажав кнопку Мастер диаграмм панели инструментов Сводная таблица, к сводной таблице можно добавить сводную диаграмму.