Вид листа рабочей книги
Средства работы с табличными базами данных
Пользователи чаще всего применяют MS Excel для работы со списками или, другими словами, базами данных рабочего листа (worksheet database). По своей сути список — это упорядоченный набор данных. Список можно также рассматривать как табличную базу данных. Обычно в первой строке списка находятся заголовки, .а в последующих строках — данные. Столбцы списка называют полями (fields), а строки — записями (records). Размер списка теоретически ограничен размерами рабочего листа, т. е. у него не может быть более 256 полей и 65 536 записей. MS Excel обладает мощными средствами по работе с табличными базами данных: консолидация, сортировка, фильтрация, промежуточные итоги и сводные таблицы, о которых и пойдет речь в данной главе.
Консолидация рабочих листов
При консолидации рабочих листов происходит обобщение однородных данных. Например, можно обработать сведения, поступающие из различных отделов компании, и, таким образом, получить общую картину. Однако консолидация — это не только суммирование. В ходе этого процесса можно вычислить такие статистические величины, как среднее, стандартное отклонение, количество значений. Совместно с консолидацией полезно использовать структурирование, причем структура может создаваться автоматически. Предназначенные для консолидации рабочие листы совсем не обязаны иметь одну и ту же структуру.
Пошаговое описание консолидации данных
1. Укажите диапазон назначения, где должны располагаться консолидируемые данные. Можно указывать не весь диапазон, а только его левую верхнюю ячейку.
2. Выберите команду Данные ► Консолидация. На экране отобразится диалоговое окно Консолидация
3. В списке Функция укажите тип консолидации.
Допустимы типы: Сумма, Кол-во значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Кол-во чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия.
4. В поле Ссылка укажите исходный диапазон данных, который должен быть консолидирован. Нажмите кнопку Добавить. В результате диапазон будет добавлен в список Список диапазонов.
5. Повторите пп. 3, 4 для других консолидируемых диапазонов.
6. Определите способ консолидации данных: согласно расположению в диапазоне или согласно заголовкам строк и столбцов. Если консолидация происходит по расположению, снимите флажки подписи верхней строки и значения левого столбца.
7. Укажите, что должен содержать диапазон назначения: фиксированные значения, которые в дальнейшем не будут изменяться при изменениях в исходных данных, или связанные величины, обновляющиеся при изменениях в исходных данных. Если фиксированные значения, то снимите флажок Создавать связи с исходными данными.
Нажмите кнопку ОК.
Сортировка данных
Сортировка позволяет выстраивать данные в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию. MS Excel может упорядочивать строки списков и баз данных, а также столбцы рабочих листов.
Пошаговое описание сортировки
Выделите ячейку внутри сортируемого списка или выделите его целиком.
Выберите команду Данные ► Сортировка. На экране отобразится диалоговое окно Сортировка диапазона
Выбор в списках Сортировать по, Затем по, В последнюю очередь, по определяет поля, используемые для упорядочения списка. Всего в качестве ключей сортировки можно задать до трех полей. Переключатели по возрастанию и по убыванию, расположенные рядом с каждым из списков, определяют порядок сортировки.
4. Нажмите кнопку ОК.