Вопрос 16. Организация документов архивного

ФОНДА РФ

1.Критерии организации документов в РФ Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию.

Классификация — выработка научных основ организации документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация — физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации. Организация документов осуществляется: ^ в пределах Архивного фонда РФ; ^ в пределах конкретного архива; ^ в пределах конкретного архивного фонда.

Организация документов — совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации документов находится архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

До недавнего времени основными критериями организации хранения документов были:

^ принадлежность документов к историческим эпохам; ^ принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения;

^ принадлежность документов к административно-территориальным единицам;

^ принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

^ принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.

В настоящее время критериями организации хранения документов являются:

^ формы собственности — государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ;

^ виды носителей, способы и техника закрепления информации — письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;

^ сроки хранения — постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до

передачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ в госархивах.

Все критерии применяются в совокупности. Согласно им происходит организация документов в пределах Архивного фонда РФ.

2. Фондообразование

В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — архивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются:

^ наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;

^ самостоятельный баланс; ^ расчетный счет в банке;

^ штатное расписание, печать, собственные бланки; ^ для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

Архивный фонд может иметь следующие разновидности: ^ архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности;

^ архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в ходе жизнедеятельности фондообразователя, его семьи, рода;

^ объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;

^ архивная коллекция — совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей, объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам.

В основе первых двух комплексов находится признак происхождения, третьего и четвертого комплексов — Признак логической связи. Основными принципами фондообразования являются: ^ недробимость фонда; ^ единое название фонда; ^ единый номер фонда;

^ единое хранение фонда.

Организация документов внутри архивного фонда производится ш основе единицы хранения документов как ^фондовой учетно- Тслассификационной единицы. Единица хранения учетная и

классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

Единицы хранения систематизируются в фонде по следующим признакам:

^ структурному - в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям;

^ хронологическому - по периодам или датам, к которым относятся документы;

^ функциональному, отраслевому, тематическому, предметно- вопросному - в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа;

^ номинальному - по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов;

^ корреспондентскому - по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;

^ географическому - в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты;

^ авторскому - по названиям организаций или фамилиям лиц, яв­ляющихся авторами документов.

Единицы хранения внутри фонда группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным. Как правило, применяются сочетания признаков, наиболее полно отражающие делопроизводственную и смысловую связь между единицами хранения и создающие условия для наиболее удобного их использования.