2.0Писание на уровне фонда, единицы измерения документа Описание на уровне фонда включает:

^ название фонда; ^ справочные данные;

^ поисковые данные, характеристика фонда;^ информацию по истории фондообразователя и фонда; ^ аннотацию; ^ библиографию;

^ условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

^ название фонда;

^ название структурной части фондообразователя; ^ справочные данные; ^ вид носителя информации; ^ условия доступа и использования; ^ заголовок, в необходимых случаях с аннотацией. Описание на уровне документа включает:

^ заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата; ^ справочные данные — поисковые данные; ^ вид носителя информации; ^ условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены: ^ вид дела, вид, разновидность документа; ^ автор;

^ корреспондент; ^ предмет, вопрос; ^ местность; ^ дата;

^ подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики: ^ фамилия, имя, отчество фондообразователя; ^ заголовок дела; ^ крайние даты документов; ^ количество листов; ^ архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные карточки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.

Вопрос 30. Информатизация архивного дела

1.Понятие информатизации

Информатизацией называется организационный социально- экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле

В архивной системе Федеральная архивная служба РФ определяет политику информатизации в области архивного дела, организует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных.

Информатизация осуществляется на основании следующих документов:

^ Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;

^ Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, принятый Росархивом в 1997 г.

В соответствии с ними принята единая система информатизации архивного дела в России.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

З.Объекты информатизации

Объектами информатизации являются:

^ комплектование архива;

^ экспертиза ценности документов;

^ создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

^ учет документов архива и контроль за их сохранностью;

^ создание страхового фонда и фонда пользования документами;

^ информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

^ контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.