Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве

1.Понятие фондирования

Фондирование документов - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов — входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих - адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

^ дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

^ планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены;

^ отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;

^ перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;

^ отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;

^ дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной, комиссии включаются в состав фонда ликвидируемой организации;

^ в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;

^ если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

^ в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;

^ при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, незавершенные дела — в состав фонда организации-правопреемника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их делопроизводство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включаются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации- получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации- автора;

^ внутренние документы относятся к фонду организации-составителя; ^ каждому архивному фонду присваивается название и номер; ^ при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Один и тот же архивный фонд составляют документы организации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на коренное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостановки ее деятельности.

2.Единый фонд и образование нового фонда Фонд является единым, если:

^ организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности;

^ произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности;

^ организация распалась на ряд других с передачей им своих функций; ^ организация переименована или частично изменила свое название; ^ организация передана из одного ведомства в другое; ^ организация сменила свое местонахождение или структуру. Новый фонд образуется при создании новой организации, даже при сохранении полностью или частично прежнего названия, но с новой структурой и функциями.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе: ^ хронологически-структурной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по структуре;

^ структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии;

^ хронологически-функциональной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по функциям организации;

^ функционально-хронологической — дела группируются по функциям организации, а внутри их — по хронологии.

Возможны другие варианты исходя из принципов систематизации единиц хранения внутри фонда, их значения для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

^ творческие документы; ^ письма фондообразователя;

^ письма фондообразователю; ^ документы к биографии фондообразователя; ^ документы имущественно-хозяйственного и бытового характера; V документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде; ^ коллекции.

Внутри каждого раздела документы группируются но хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования.

Хронологическими границами архивного фонда являются: ^ организации — даты образования и ликвидации;

^ объединенного фонда — даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;

^ личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

^ коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа. При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии архивного фонда.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.