3.3 Системный подход в исследовании проблем управления. Функции управления

Незавершенный опыт организации системы государственного управ­ления, проведенный С. Биром в Чили, является хорошим примером адаптации методологических возможностей системного анализа к ре­шению актуальной задачи — оптимизации взаимоотношений субъектов экономической системы. Задача команды С. Бира заключалась в обес­печении координации усилий всех участников производственной си­стемы страны в условиях сужающихся ресурсных возможностей. По­этому ее работа является крайне ценной.

Эффективное управление невозможно без использования систем­ного подхода, целью которого является целостное представление об объекте на основании знания составляющих его элементов. Централь­ной категорией системного подхода является понятие «система». Под системой следует понимать комплекс взаимосвязанных составных ча­стей, образующих целостность. Целостность — это способность сис­темы проявлять себя во взаимодействии с внешним миром, с внешней средой как единое целое. Целостность системы обусловлена тем, что она обладает такими свойствами, которых нет у составляющих ее час­тей. При этом внутренние связи частей системы в каком-то смысле сильнее, существеннее, важнее, чем внешние. По интенсивности взаи­модействия с внешней средой (коммуникативности) выделяют откры­тые и закрытые системы, критерием различия которых является сте­пень замкнутости коммуникационных связей в сообществе. Можно представить себе замкнутую систему, но невозможно проверить ее ре­акцию на внешние воздействия, то есть доказать ее реальность. Поэто­му правильнее говорить о более открытых и менее открытых систе­мах. Любая территориальная единица — это система с интенсивными внешними связями, обладающая к тому же необходимой целостнос­тью, то есть интенсивностью внутренних связей.

Всякая система в отсутствие внешних возмущающих воздействий (или при постоянных воздействиях) способна сохранять свое состоя­ние сколь угодно долго, то есть находиться в равновесии. Однако это­го недостаточно. Она должна быть способна возвращаться в состоя­ние равновесия после того, как была выведена из него под влиянием неблагоприятных внешних возмущающих воздействий. Это свойство систем называется устойчивостью. Без него никакая система не могла бы существовать длительное время.

Простейшую часть системы мы будем называть элементом, а сово­купность взаимосвязанных элементов — подсистемой. В сложной сис­теме возможны подсистемы разных уровней. Это свойство именуется членимостью. Членимость системы в принципе бесконечна и зависит от цели анализа. Всякая система является подсистемой системы бо­лее высокого порядка. Подсистема любой системы, в свою очередь, является системой более низкого порядка.

Взаимодействие между элементами системы определяет ее струк­туру. Структурой системы является совокупность ее подсистем и эле­ментов, а также связей между ними. При исследовании какого-либо элемента или подсистемы они описываются не сами по себе, а с уче­том их места в системе.

Системы могут быть созданы природой и человеком или с участием человека. Для систем, созданных человеком или с его участием, харак­терно целеполагание. То есть каждая такая система создается для до­стижения какой-то цели, решения задачи. Каждая подсистема такой системы реализует свою цель, которая является подцелью по отноше­нию к цели всей системы. В многоуровневой системе может быть со­здано «дерево целей», которое является важнейшим инструментом сис­темного анализа. Если оно построено правильно, то каждая подсистема или элемент, достигая свои цели, вносит необходимый вклад в дости­жение общей цели системы.

Особо сложные системы, включающие множество природных, ма­шинных, человеко-машинных и социальных подсистем, принято на­зывать социально-экономическими системами. При этом одна социаль­но-экономическая система может быть подсистемой другой.

Значение лежащего в основе теории управления системного подхода заключается в том, что он позволяет рассматривать исполнительно-распорядительную деятельность в единстве поставленных задач и усло­вий, сопутствующих либо препятствующих их реализации. Благодаря системному подходу наиболее сложные объекты, представляющие ин­терес для управляющего субъекта, преобразуются в форму, сообразную управленческим манипуляциям с ними. Управляемые системы как раз и являются объектом исследования в теории управления. Ха­рактерной чертой управляемых систем является включенность в со­став более емких и сложных систем. В соответствии с методологией системного подхода все управляемые системы можно разделить на не­сколько групп. По степени сложности они могут быть классифициро­ваны на сложные и простые; по характеру воздействия на среду — на адаптирующие и целеустремленные. Кроме того, в управлении особен­но значима дифференциация систем по уровням управления.

Важнейшим фактором, определяющим воздействие системы на сре­ду, является характер внутренних изменений. Они могут носить либо структурный характер и определяться трансформацией сложившихся связей и отношений между элементами, либо динамический (функ­циональный) и выражать способность системы расширять свои вне­шние границы.

Среда, в свою очередь, также оказывает серьезное влияние на сис­тему управления, провоцируя в ней характерные изменения: диффе­ренциацию, децентрализацию и деконцентрацию.

Дифференциация позволяет усилить элементное разнообразие сис­темы за счет увеличения числа центров управления и является реак­цией на повышение неопределенности среды в восприятии системы. Дифференциацию нельзя смешивать с дезорганизацией, ведущей к де­градации и разрушению системы. Дезорганизация предполагает раз­рушение связей между элементами, а также снижение степени их раз­нообразия. Вследствие дезорганизации в системе разрушаются связи между центром и периферией и утрачивается функциональная уни­кальность. Дифференциация позволяет рассредоточить усилия цент­рального звена управления, усилив степень управляемости объекта за счет мобилизации внутренних ресурсов, содержащихся в его структуре.

Характерной чертой децентрализации является выделение в струк­туре управления функциональных подразделений с собственной систе­мой компетенции, позволяющей им стать самостоятельным субъектом принятия ответственных решений. Режим децентрализации проявля­ется главным образом в намерениях материнской организации адап­тироваться к рынку за счет расширения оперативной свободы под­разделений и сокращения времени на согласование принимаемых ими решений. Деконцентрацией, в свою очередь, является делегирование отдельным функциональным подразделениям организации функций, содержание которых определено рамками вверенных им материнской организацией полномочий. Следовательно, деконценграция является ограниченной формой децентрализации и предусматривает перевод на периферийные участки организации лишь части специально оговорен­ных функций. Реальный смысл стратегия деконцентрации в управле­нии получила в ходе реформ государственного управления во Франции в 1982 г., когда значительная часть функций была передана централь­ным правительством на уровень департаментов как региональных ор­ганов государственной власти.

Определить конкретный характер реакции системы на изменения среды позволит фактор сопротивления — комплекс механизмов защи­ты от неблагоприятных воздействий среды. Ключевым свойством со­противляемости является способность системы к отбору (селекции) факторов внешней среды.

Главной проблемой, которая в первую очередь формирует потреб­ность в управлении, является неопределенность и неупорядоченность проблемных ситуаций. Дефицит управляемости выражается в том, что руководитель недостаточно полно представляет себе те последствия, к которым могут привести различные процессы в рамках вверенной ему структуры. Управлять — значит ясно представлять себе цели, ко­торых нужно достичь, установив очередность их реализации и, кроме того, распределив находящиеся в распоряжении резервы для более эф­фективного решении проблемных ситуаций.

Цели, распределяемые в организационной структуре предприятия, должны соответствовать локализованным в ней функциям — видам деятельности, обеспечивающим сохранение и воспроизводство всей производственной системы, звеньями которой они являются. В науч­ной литературе нет общепринятого перечня типовых управленческих функций, и поэтому их конкретные виды варьируются в зависимости от положенного в их основу методологического подхода. Однако уже А. Файоль обозначил ряд функций управленческой деятельности, ко­торые и сегодня входят в профессиональную компетенцию современ­ных менеджеров. А. Файоль писал: «Управлять — значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать:

• предвидеть, то есть учитывать грядущее и вырабатывать програм­му действия;

• организовывать, то есть строить двойной — материальный и со­циальный — организм учреждения;

• распоряжаться, то есть заставлять персонал надлежаще работать;

• координировать, то есть связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия;

• контролировать, то есть заботиться о том, чтобы все совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям».

Использование в данном издании системного подхода предусматри­вает рассмотрение функций через призму циклической концептуаль­ной модели, имитирующей процесс воспроизводства производственной системы.

Логически процесс управления можно представить в виде цепочки целей, реализуемых руководителем для решения стратегической зада­чи, ради которой осуществляется весь процесс. Приступая к реализа­ции поставленной цели, менеджер может и не добиться ее исполнения, если в производственной системе не созданы условия для технологи­ческого и ресурсного обеспечения. Концептуально модель эффектив­ного управления целесообразно изобразить в виде информационно-ки­бернетической системы, в рамках которой деятельность эффективного менеджера представляется целостной и упорядоченной. Характерной чертой информационно-кибернетической модели является динами­ческое равновесие в функциональной структуре предприятия, сопут­ствующее реализации основных действий но поддержанию и воспроиз­водству сложившейся системы. Этому способствует сочетание прямых и обратных связей. Содержание прямых связей включает в себя систе­му командно-распорядительных действий менеджера по реализации закрепленных функций. Благодаря им менеджер оказывает решающее воздействие на объект управления. Снизить вероятность ошибки по­зволяет учет обратной связи. По поводу феномена обратной связи Н. Винер писал следующее: обратная связь — это «свойство, позволяющее регулировать будущее поведение прошлым выполнением приказов». При наличии обратной связи в цепочке А → Б можно говорить о том, что Б само является причиной своего собственного поведения. Это связано с тем, что обратная связь обеспечивает условия для избира­тельной реакции на те или иные внешние воздействия. Различаются два типа обратной связи: отрицательная и положительная. Отрица­тельная обратная связь — это механизм, позволяющий сохранять гомеостазис (внутреннее равновесие) между элементами системы. Это тот случай, когда управляющая переменная устраняет возмущение, вызванное другими переменными, за счет перестройки внутренних про­цессов.

В ходе выполнения своих функций менеджер оказывает управлен­ческое воздействие на производственную систему путем реализации комплекса функций, последовательное выполнение которых способ­ствует преобразованию одной управленческой реальности в другую. Одна реальность включает параметры входа: информационные, финан­совые, материально-технические и демографические потоки. Другую составляют параметры выхода, представляющие номенклатуру произ­водимой продукции, услуг, долю рынка, технологический рост, соци­альную ответственность, удовлетворенность работой и др. Критерием эффективности управления является гармонизация входных и выход­ных параметров. Ее обеспечивает управленческая деятельность, раз­битая на ряд взаимосвязанных блоков и нацеленная на решение глав­ной стратегической задачи, позволяющей максимально приблизиться к желаемому результату.

В процессе достижения стоящей перед предприятием цели менед­жеры последовательно реализуют отдельные действия, ориентирован­ные на максимальное сближение субъективного и объективного уров­ней в схеме управления. Отражающие их функции разделены на три группы в соответствии с местом локализации в информационно-кибернетической модели управления (рис.7).

Рис. 7. Информационно-кибернетическая модель управления

Первая группа соответствует этапу подготовки управленческого ре­шения, когда необходимо провести подготовку производственной си­стемы к эксплуатации. Она включает в себя функции планирования, организации и входного контроля.

Содержание второй группы определяет перечень запланированных на этапе принятия решения управленческих воздействий, оказывающих решающее влияние на стратегию и тактику хозяйствующего субъекта. Ключевыми здесь являются функции руководства и принятия решения.

И, наконец, к третьей группе относится этап реализации принятых решений, ориентированных на достижение поставленной цели. Фун­кции выходного контроля, мотивации и прогнозирования способствуют, с одной стороны, достижению цели, а с другой — в рамках механизма обратной связи — подготовке условий для корректировки будущих пла­нов и воспроизводства нового цикла управления.

В ходе реализации базовых функций управления, входящих в инфор­мационно-кибернетическую модель, эффективный менеджер должен создать условия для их исполнения, входящие в перечень так называе­мых вспомогательных функций, к которым следует отнести: налаживание коммуникации в организации; регулирование отношений и нейтрали­зацию конфликтных ситуаций; анализ производственной и хозяйствен­ной деятельности; координацию и работу с персоналом.

Разработка блока воздействия призвана регулировать степень дав­ления управленческих решений на естественные преобразования в ПС с целью достижения соответствия выходных параметров входным. Единство субъектных и объектных характеристик отношений между основными блоками представляет целостную систему управления. По­скольку системой можно назвать такую совокупность связей и отно­шений между элементами реальности, которая при взаимодействии их друг с другом порождала бы особые свойства, отсутствующие в отдель­ности у составляющих эту совокупность элементов, то, следовательно, каждая из составляющих контур управления функций обнаруживает такое содержание, которое делает любую из этих функций соразмерной другой, системно с ней связанной.

Как средство достижения поставленной перед предприятием цели система управления функционирует в режиме непрерывного взаимо­действия со средой, основу которой составляют вышестоящие органы управления, поставщики сырья, кредитно-банковская система, компо­ненты производства, научно-технической и социальной инфраструк­туры и ресурсы.

Воздействие среды на систему может быть прямым и косвенным. В со­держание среды прямого воздействия входят поставщики (трудовых ресурсов, материалов, капитала), потребности, профсоюзы, законода­тельная база и конкуренты. В содержание среды косвенного воздей­ствия входят политические, экономические, технологические и социокультурные тенденции общественного развития.

Учет факторов воздействия среды составляет важнейшее условие эффективности управленческой деятельности. В зависимости от спо­соба взаимодействия системы и среды можно выделить относительно закрытые, относительно открытые и открыто-закрытые (автопойетические) системы. Относительно закрытые системы действуют в авто­номном режиме обмена веществом и энергией со средой. Примером закрытого типа системы являются монополистические объединения (олигополии), акционерные общества закрытого типа, деятельность ко­торых организационно и юридически защищена от воздействий среды. Относительно открытые системы непосредственно обмениваются веще­ством и энергией со средой. Стабилизация этих систем может быть до­стигнута только через механизм последовательной ассимиляции воз­действий окружающей среды. Примером открытых систем является всякая конкурирующая фирма, для которой состояние внутренней ста­бильности возможно лишь через регулирование внешних связей.

Автопойетические системы — это открыто-закрытые системы, в ко­торых открытость внешних границ ограничена замкнутостью ее орга­низационной структуры. В таких системах творческий характер разви­тия составляющих элементов сдерживается своеобразным «магнитным полем» этой структуры, не давая ей перерасти свои границы, как это часто случается с открытыми системами. Все творческие коллективы, многофункциональные службы с ограниченным числом сотрудников, диверсифицированные предприятия являются примерами такого рода систем. Смысл выделения автопойетических систем в менеджменте со­стоит в том, что наивысшей выживаемостью и устойчивостью характе­ризуются сложные органические системы, без централизованного кон­троля, а также автономные по отношению к изменениям во внешней среде. В современной экономике тип автопойетических систем стал очень распространен, что отражает господствующую тенденцию к повышению роли стратегически ориентированных предприятий, ставящих перед со­бой долгосрочные цели и не боящихся создавать автономно функцио­нирующие подразделения в структуре централизованного управления.

Контрольные вопросы и упражнения к теме

1. Каковы основные черты системного подхода? Какую роль он иг­рает в управлении?

2. Приведите примеры дифференциации, децентрализации и деконцентрации в управлении.

3. Что следует считать функциями управления? Какие функции управления, на ваш взгляд, не представлены в рамках киберне­тической модели?

4. Почему функция мотивации приходится на этап реализации при­нятого решения? Согласны ли вы с позицией автора пособия?

5. Какие объекты управления представлены в виде автопойети­ческих систем? Как управлять автопойетическими системами?

Тестовые задания к теме 3

1. Исследовательской установкой, определяющей последователь­ность и отбор в отображении свойств и признаков исследуемого объекта, установленной в зависимости от целей и задач исследо­вания, является:

а) методология;

б) подход;

в) принцип;

г) метод.

2. Закономерности, устойчивые зависимости, выявленные по резуль­татам уже проведенных исследований или наблюдений, задающие целевые ориентиры для последующих исследований и проектиро­вания объектов с заранее заданными свойствами, — это:

а) методологические подходы;

б)принципы;

в) методы;

г) критерии.

3. Установка на использование регламентов, регулирующих поря­док принятия и реализации решений в различных сферах, явля­ется признаком:

а) нормативного подхода;

б) ситуационного подхода;

в) процессуального подхода;

г) институционального подхода.

4. В основу стратегии увеличения численности автономно развива­ющихся «центров прибыли» положен принцип:

а) централизации;

б) децентрализации;

в) долгосрочной прибыли;

г) краткосрочной прибыли

5. Опрос работников на предмет их приверженности нормам кор­поративной культуры относится к категории:

а) аналитических методов;

б) инструментальных методов;

в) общенаучных методов;

г) конкретно-предметных методов.

6. Метод, положивший начало формированию школы «межличност­ных отношений» в конце 20-х — начале 30-х гг. в США, — это:

а) наблюдение;

б) эксперимент;

в) моделирование;

г) дескрипция.

7. Примером макросистемы является:

а) производственная компания;

б) торговая фирма;

в) национальная экономика;

г) город.

8. Примером микросистемы является:

а) национальная экономика;

б) занятость;

в) уровень инвестиций в экономику;

г) туристическая фирма.

9. Способность системы возвращаться в состояние равновесия по­сле того, как она была выведена из него под влиянием неблаго­приятных внешних возмущающих воздействий, называется:

а) членимостью;

б)устойчивостью;

в)целостностью;

г) коммуникативностью.

10. Делегирование отдельным подразделениям организации отдель­ных функций, содержание которых определено рамками вверен­ных им материнской организацией полномочий, называется:

а) дифференциацией;

б) дезорганизацией;

в)децентрализацией;

г) деконцентрацией.

11. В классификационной матрице исследуемых систем по степени жесткости и уровню Ч. Мак-Милана порядок найма был отнесен к ячейке:

а) макроуровень-жесткая;

б) микроуровень-жесткая;

в) макроуровень-мягкая;

г) микроуровень-мягкая.

12. Функцией менеджмента, возникающей на этапе реализации про­изводственного процесса в рамках кибернетической модели, яв­ляется:

а) планирование;

б) организация;

в) принятие решения;

г) мотивация.