3. Зміст ділового листування

Третім обов'язковим відмітним моментом в написанні ділового листа є його зміст. За змістом і призначенням листи можуть бути:

• Інструктивними

• Супровідними

• Гарантійними

• Інформаційними

• Подячними

• Вітальними

• Рекламними

Є також листи-прохання, листи-запити, листи-сповіщення, листи-відповіді, листи-запрошення і ін. Кожен різновид листів має свої особливості в складанні і оформленні.

Листи-запрошення

Листи-запрошення з пропозицією взяти участь в семінарах, нарадах і інших заходах зазвичай адресуються керівникові організації, конкретному посадовцю, але можуть бути адресовані і всьому колективу. У листах вказуються умови участі, місце і час проведення заходів, а при необхідності і форма одягу. У листі зазвичай оформляється реквізит «додаток», в якому повідомляється програма заходу.

 Гарантійні листи

 Гарантійні листи складаються з метою підтвердження певних обіцянок або умов і адресуються організації або окремій особі. Гарантуватися можуть плата за виконану роботу, якість, терміни постачання продукції, оплата товару, оренда і т.д. В таких листах використовуються стандартні вирази: «фірма гарантує (гарантуємо, просимо) вислати на нашу адресу післяплатою (вид гарантії), оплату гарантуємо, терміни постачання гарантуємо, якість виробів гарантуємо...». У листі зазвичай вказуються платіжні реквізити організації, яка дає гарантії оплати. Бажано текст листа погоджувати з юридичною службою. Окрім підпису керівника організації може бути оформлений підпис головного бухгалтера. Підпис завіряється печаткою.

Листи-прохання

Існує величезна кількість ситуацій, які дають привід для викладу прохань від імені підприємств, організацій, установ. Текст даного листа зазвичай будується за наступною формою: в основній частині змісту виклад причини, яка спонукала поводитися з проханням; виклад самого прохання; у завершальній частині висловлюється надія на очікуваний результат. Прохання зазвичай висловлюється  словами «прошу, просимо»:

• «Просимо сприяти...»

• «Просимо вислати на нашу адресу...»

• «Просимо взяти участь.

• «Прошу довести до відома...»

• «Прошу ліквідовувати заборгованість...»

• «Прошу прийняти заходи...»

Головна мета даного листа - переконати, довести в необхідності виконань прохання, тому в тексті листа приводяться переконливі докази, додаються розрахунки, кошториси і інші підтверджуючі підстави, які оформляються реквізитом «додаток».

Листи-відповіді

Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі висловлюються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо це лист-відмова) і констатується сама відмова. Характер інформації ділового листа зазвичай припускає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, тобто в діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові у відповідь кореспонденції. Це означає:

• Наявність в листі-відповіді посилання на первинний лист і його тему.

• Використання однакових мовних засобів виразу (перш за все термінології) в обох листах.

• Порівнянність об'ємів інформації і аспектів вмісту в обох листах.

• Дотримання певної послідовності у викладі аспектів змісту.

Тексти у відповідь листів повинні відповідати завданням, зафіксованим в резолюціях керівників. Перше і основне правило - не затягуйте з відповіддю, не примушуйте вашого кореспондента чекати. Якщо обставини складаються так, що ви не можете дати відповідь у встановлений термін, повідомте про це адресата, а також про ті терміни, в які ви можете дати відповідь остаточно. Неодмінно вибачтеся за затримку, вказавши при цьому її об'єктивну причину. У листі-відповіді вказується номер і дата документа, на який дається відповідь. Ці дані проставляються не в тексті листа, а у встановленому місці бланка або перед заголовком документа, оформленого не на бланку.

Листи-подяки

Останнім часом в діловому листуванні стали широко застосовуватися листи-подяки. Листи подяки - це правила хорошого тону взаємин між партнерами. У партнерських взаєминах потрібно вміти не тільки просити, але і подякувати за надані послуги, за сумісне проведення яких-небудь заходів, за направлені привітання, за організацію прийому і т.д.

Супровідні листи

Супровідні листи складаються для повідомлення адресата про напрям яких-небудь документів. Текст листа складається з двох частин: повідомлення про висланий матеріал і уточнюючі відомості (додатки). Зазвичай текст супровідного листа дуже короткий, уміщається на форматі А5 і не має самостійного заголовка. Різновидом супровідного листа виступає договірний лист. У цьому листі йде мова про конкретний вид документа - договір. Структура тексту цього листа така ж, як супровідного листа.

Листи-пропозиції

Останнім часом широкого поширення набули листи з пропозиціями про співпрацю. Логічна схема тексту даного листа така ж, як і в листі-проханні. У листі доречна формула ввічливості. До тексту листа можуть бути прикладені доказові переконливі матеріали у вигляді угод, проспектів і т.д. Форма викладу тексту приблизно наступна: - «Ми раді запропонувати (рекомендувати) Вам...» - «Пропонуємо Вам...» До листів-пропозицій можна віднести наступні види листів:

• Листи-пропозиції про співпрацю.

• Листи-сповіщення.

• Рекламні листи (інформаційні листи).

Етикет, дотримуваний в листах Етикет в листах по суті це все ті ж формальності, що перетворилися на правила, традиції і звичаї. При листуванні слід пам'ятати, що:

• Етикет не вимагає краси почерку, але писати нерозбірливо також негарно, як і бурмотіти собі під ніс, розмовляючи з іншими.

• Листи пишуться тільки з одного боку листа, зворотна сторона повинна завжди залишатися чистою.

• Не варто починати лист із займенника «Я».

• Дуже не красивим і не ввічливим вважається ставити одну букву з крапкою замість підпису. Якого б роду лист не був: діловий або дружній.

• Ніколи не слід писати багатослівно до осіб, які стоять вище або нижче за вас по положенню, в першому випадку, при багатослівності можна показати свою неповагу, та і швидше за все, довгий лист просто не читатимуть, а в другому випадку довгий лист можна прийняти за фамільярність.

• Звернення «пан», «пані» підходять для всіх випадків, тоді як інші звернення можуть виявитися неприйнятними.

• Писати від руки можна тільки кореспонденції особистого характеру. Якщо лист не віддрукований, а написаний від руки, він повинен бути акуратним, без виправлень.

• Загальне правило для будь-якої кореспонденції - лист повинен вільно поміщатися в конверт.

• Вітання людині, як і вираз співчуття, листи-подяки краще писати від руки. На привітання відповідають коротко.

• Вітання з Новим роком посилаються наперед для того, що б вони були отримані напередодні Нового року або в день Нового року. Цей термін повинен дотримуватися у відносинах з родичами, щодо ж друзів або близьких знайомих термін вітань може бути розтягнутий і на перший тиждень після Нового року, всіх інших можна вітати протягом всього січня.

• Поштові листівки не використовують в діловому листуванні.

• Можна послати телеграму.

• Будь-який лист, довірений вам, вимагає негайної відповіді. Якщо ви не можете виконати прохання, викладене в листі, то повідомите про це відразу ж.

• Ділові листи не прийнято відправляти на половинках листа. Не економте папір і використовуйте цілий лист, навіть якщо ваше повідомлення складається з єдиної фрази.