6.5. Документ как доказательство законности осуществления операции

Существенно повышает эффективность контроля знание и умение применения основных методов и приемов. Все хозяй­ственные операции и факты хозяйственной жизни у экономичес­ких субъектов должны быть документированы,

Документ (от лат. — поучительный пример, свидетельство, доказательство) - это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юри­дическую силу. Именно документ — основа информационной си­стемы предприятия.

Документы имеют важное практическое, юридическое, конт­рольно-аналитическое, организационно-управленческое и эко­номическое значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяй­ственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполни­тельные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцеп­тование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др. Документы служат доказательством, под­тверждающим поступление и расходование ценностей. Они под­тверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтер­ского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять воз­можные ошибки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бух­галтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Доку­менты или данные документов используются в качестве получе­ния аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности эконо­мического субъекта, а также в качестве свидетельств при разре­шении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля за налоговые правонарушения и др. Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевре­менно и оформлены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое значение документов заключа­ется в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической це­лесообразности хозяйственных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных ауди­торских проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом догово­ра между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспер­тизы по определению суда или следственных органов.

Документы имеют важное значение для анализа производ­ственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью вы­явления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) ре­зервов и их мобилизации в производство.

В процессе оформления и обработки документов осуществ­ляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходова­нием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком опе­ративной информации для принятия организационных и управ­ленческих решений для регулирования технологических процес­сов и др. с целью повышения эффективности производств. Путем системного использования информации, носителем которой явля­ются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления в организации можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показате­лей и получения максимума прибыли от данной деятельности.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственнос­ти, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемос­ти и самофинансирования. Данные первичных документов ис­пользуются для определения важных экономических и производ­ственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам произ­водства продукции.

Первичные документы проверяют по форме (полнота и пра­вильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (за­конность операции, логическая увязка с отдельными показателя­ми) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наце­нок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов). По качественным признакам документы бывают: Доброкачественные - это те документы, которые соответ­ствуют следующим перечисленным критериям:

формальный критерий - любой доброкачественный до­кумент должен быть составлен по определенной форме и содержать все необходимые реквизиты. В РФ широко ис­пользуются типовые межведомственные формы различ­ных первичных документов;

критерий законности - то есть хозяйственные опера­ции, отраженные в документе, должны быть законны по своему содержанию и быть санкционированными в уста­новленном порядке ответственными должностными ли­цами. Контроль за соответствием осуществляемых хозяй­ственных операций законодательству РФ должен обеспе­чивать главный бухгалтер;

критерий действительности - документ должен от­ражать содержание именно той хозяйственной опера­ции, для которой он был создан, причем отражать это содержание в неискаженном виде относительно объе­мов, даты, участвующих в хозяйственной операции сто­рон и лиц и т.д.;

критерий реальности совершенных операций.

Недоброкачественные - те документы, которые не отвеча­ют хотя бы одному из перечисленных критериев, а также отража­ют осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты: например, наряды, где указаны завышенные объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п. При этом документ, которого фактически нет, но он выдается за существующий, считается фик­тивным (от лат. - выдумка).

Различают:

документы, недоброкачественные по форме, - отража­ют реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме, но могут быть неправильно оформленны­ми или недооформленными;

- документы, недоброкачественные по существу, т.е. со­держащие такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов.

Контрольные вопросы

1. Какова роль и в чем сущность ревизии как формы экономи­ческого контроля?

2. Какие цели и задачи поставлены перед ревизией?

3. Охарактеризуйте классификацию и назовите виды ревизий.

4. Назовите методы и приемы документального контроля.

5. Назовите методы и приемы фактического контроля.

6. Каково значение документов?

7. Назовите классификацию документов по качественным признакам.