Вопрос 28 Документационная структура.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Структура службы делопроизводства.

Секретариат – создается для обслуживания руководства;

Протокольная группа – создается в учреждениях, которые имеют в своем составе постоянно действующий коллегиальный орган;

Отдел рационализации делопроизводства – методический сектор, занимающийся совершенствованием технологий делопроизводства, разработкой справочников, нормативно-методического обеспечения делопроизводства и т.д.;

Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документов;

Подразделение по учету и регистрации документов – формирует и ведет справочно-информационный массив, контролирует оформление и составление исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования и т.д.);

Группа контроля – контролирует сроки исполнения документов, анализирует исполнительскую дисциплину, информирует руководство о ходе выполнения документов и поручений;

Задачи делопроизводственной службы:

• Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

• Обеспечение единого порядка документирования.

• Сокращение документооборота.

• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства.

Функции делопроизводственной службы:

• Разработка, внедрение и введение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; Разработка и проектирование бланков документов.

• Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

• Регистрация входящих, исходящих.

• Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

• Контроль за правильностью оформления документов.

• Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документа в срок.

Должностной состав:

• Руководители

• Заведующий службой делопроизводства;

• Заведующий протокольным отделом;

• Начальник секретариата;

• Заведующий архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д.;

• Специалисты – выполняют технические и оперативные задачи, творческие операции по анализу.

• Документоведы – помощники руководителя.

Вопрос 29 Содержание положения о структурном подразделении. Содержание должностной инструкции.

Положение о структурном подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.

Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Текст положения о подразделении может включать следующие разделы:

• Общие положения.

• Основные задачи.

• Функции.

• Права и обязанности.

• Ответственность.

• Взаимоотношения.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации.

1. Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации

2. наименование вида документа

3. дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем)

4. место составления

5. заголовок к тексту

6. подпись

7. визы согласования документа

8. гриф утверждения.

Должностная инструкция - это краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации.

Итак, должностная инструкция должна разрабатываться на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден Постановлением Минтруда России .

Используя квалификационные характеристики различных должностей, представленные в справочнике, рекомендуется включать в должностную инструкцию следующие разделы:

1. Общие положения, где обычно указывают наименование должности, нормативные акты, в соответствии с которыми работник должен исполнять обязанности, подчиненность и т.д.

2. Требования к квалификации.

3. Должностные обязанности.

4. Права работника.

5. Ответственность.

Грамотно составленная должностная инструкция поможет в разрешении спорных вопросов.

Одни и те же задачи и функции не следует возлагать на разных работников, а распределять функции нужно рационально, в зависимости от опыта работы, квалификации сотрудника, чтобы не возникло перегрузки или недозагруженности работников.

Чтобы документ вступил в силу, работодатель должен издать приказ, а каждая инструкция должна иметь гриф «Утверждаю» и подпись руководителя.