2.4.2 Функции управления знаниями
Новые формы организаций являются следствием их нового содержания. Оно возникло из новых концепций менеджмента. К их числу относится концепция управления знаниями, в основе которой — трансформация компетентности персонала в компетентность организационных отношений и создание интеллектуальной организации. Источники развития персонала и карьеры в такой организации иллюстрирует рис. 2.22.
Рис. 2.22 Развитие персонала (источники карьеры) интеллектуальной организации
Интеллектуальная организация имеет плоскую структуру и основана на процессах организационного самообучения и управления знаниями. Организационные способности субъекта хозяйствования основаны на приспосабливаемых и одновременно стратегических знаниях. Временные горизонты стратегий не превышают трех лет. Интеллектуальная организация призвана обеспечить возможности обучения сотрудников быстрее, чем ее конкуренты и ближе к потребностям своих клиентов. Управление знаниями возникло из необходимости достижения конкурентных преимуществ, а также самой природы организационного развития и жизненно важной необходимости ускоренного усвоения организацией нарастающей лавины знаний.
Организационные знания и обучение представляют собой синтез индивидуальных знаний – явных и неявных. Явные знания выражены конкретно и определенным образом зафиксированы. Неявные знания – это мысли, рассуждения, основанные на индивидуальном опыте. Упрощенное представление о видах знаний в контексте управления можно получить из рис. 2.23.
Рис. 2.23 Виды знаний
На рис. 2.24 представлена обобщенная классификация организационных знаний, которая выполнена в результате анализа опыта и литературы по управлению знаниями.
Рис. 2.24 Классификация организационных знаний
Управление организационными знаниями с одной стороны представляет собой уникальный процесс взаимодействия относительно обособленных и условно самостоятельных видов деятельности организации, которые называются функциями и свойственны каждой интеллектуальной команде. К ним относятся:
генерация, создание и мотивация получения знаний. Данная функция реализуется индивидуальным развитием, организационным обучением и профессиональной карьерой;
формализация знаний – обеспечивается системами, правилами и процедурами обработки данных;
сохранение знаний – позволяют обеспечить бумажные и электронные носители информации;
распространение, диффузия знаний – информационные технологии, коммуникации;
использование знаний – управленческие решения, выпускаемая продукция, оказываемые услуги, знания возрастают по экспоненциальному закону, когда ими делятся или обмениваются. Поэтому экономить на знаниях становится все более невыгодным и даже опасным для современной организации;
координация и контроль знаний – обмен опытом, аттестации, лицензии, оценки, тестирования, сертификации, конференции;
усиление и модернизация знаний – ноу-хау, рационализаторские предложения, авторские изобретения;
накопление знаний – процесс развития и реализации интеллектуальных ресурсов организаций.
С другой стороны управление организационными знаниями основано на интеллекте (рис. 2.25), обучении (рис 2.26), культуре (рис. 2.27) организационной структуре и инфраструктуре фирмы (рис. 2.28). Основы управления знаниями интеллектуальной организации иллюстрирует рис. 2.29.
Рис. 2.25 Структура основ интеллекта
Рис. 2.26 Источники обучения
Каждый источник обучения является сетью причинно-следственных разветвлений второго уровня. Рассмотрим такую сеть на примере культуры обучения (рис. 2.27). Культура наряду с миссией порождают климат мотивации получения знаний и развития групповых способностей на основе тренингов и других форм обучения. Она является источником и предпосылкой использования социально-психологических инструментов межгруппового взаимодействия и организационного сотрудничества. Культура обучения в свою очередь зависит от инфраструктуры концерна, корпорации или организации любого типа. Такая инфраструктура имеет единые источники формирования и развития. Наиболее перспективные из них для развития карьеры приведены на рис. 2.28.
Рис. 2.27 Причинно-следственные взаимосвязи культуры обучения
Рис. 2.28 Основные источники развития инфраструктуры организации будущего
Рис 2.29 Основы управления знаниями интеллектуальной организации.
Структуризацию и последующую реструктуризацию проводят с целью реализации стратегии организации. Структура зависит от стратегии. Речь идет об организационной структуре. Стратегия зависит от структуры. Имеется в виду инфраструктура. Именно она может решительным образом повлиять на стратегию, поддержать организационную структуру и управление знаниями. Но структуризация организации с целью управления знаниями – явление редкое, хотя и перспективное. Движение организации на «зеленый свет» означает ее саморазвитие, а значит, и самообучение. В данном контексте организация должна управлять, по крайней мере, знаниями, которыми обладают сотрудники. Поэтому их карьера становится следствием тех факторов успеха и причин неудач, что лежат в основе организационного развития и управления знаниями. Карьера становится элементом управления будущим наряду с управлением знаниями и временем. Из последовательности занимаемых должностей она превращается в систему, когда одновременно можно занимать не одну должность, работать, как говорят, на полторы ставки или в нескольких подразделениях (группах). Такие возможности расширяет Интернет-менеджменте.
Управление знаниями в условиях интернета – не что иное, как управление информационными потоками: оно должно гарантировать релевантную информацию, когда нужные известия достигнут нужных людей в нужное время, чтобы эти люди могли предпринять необходимые действия. Управление знаниями является как процессом, так и системой, а не конечной целью. Конечная цель в этом случае состоит в повышении интеллектуального потенциала организации или корпоративного коэффициента интеллекта (IQ). Чтобы обеспечить преуспевание на сегодняшних динамичных рынках, он должен быть очень высоким. Под корпоративным IQ понимается мера того, насколько свободно в компании распространяется информация, а главное насколько успешно сотрудники могут пользоваться идеями друг друга. Понятие корпоративного IQ начинается с обмена накопленными и текущими знаниями. Свой вклад в его повышение вносит развитие персонала – индивидуальное, групповое, организационное.
Обучение без отрыва от производства – простейшая форма распространения знаний. Она совершенно необходима, и в то же время именно ей уделяется недостаточно внимания. Сотрудники, сильно загруженные на работе, не могут найти времени для собственного развития. Часто бывает трудно даже выяснить, какие есть курсы и чему на них учат. Нередко требуется продолжительный отрыв от производства, и никогда расписание занятий не учитывает возможности неожиданного возникновения ситуаций, требующих присутствия обучаемых на рабочем месте.
В компании, обладающей высоким корпоративным IQ, сотрудничество специалистов организовано эффективно, так что все ключевые участники любого проекта оказываются хорошо информированы и могут действовать энергично. Цель состоит в том, чтобы группа сотрудников организации могла совместно вырабатывать идеи и воплощать их в жизнь.
Необходимо, чтобы высшее руководство компании осознавало важность свободного распространения знаний, иначе никакие усилия в этом направлении не принесут успеха. Лидеры показывают сотрудникам, что сами готовы к творческому рабочему общению со всеми и с каждым. Например, президент автомобильного производства корпорации Ford Жак Насер каждую неделю рассылал электронные послания 89 тысячам своих сотрудников по всему миру, в которых делился с ними новостями недели – как хорошими, так и плохими. Кроме того, он сам читает ответные письма, которых каждый месяц получает несколько сотен, и дает поручения тому или иному члену своей команды продолжить переписку, если это требуется.
Успешные компании осуществляют освещение широкомасштабных мероприятий по корпоративной сети или по Интернету. Следующее, что необходимо сделать после создания атмосферы, благоприятствующей сотрудничеству и обмену знаниями – это разработать и начать осуществлять специальные проекты по распространению знаний в пределах организации и превратить этот процесс в неотъемлемую составляющую самой работы, а не в дополнение к ней, без которого в принципе можно обойтись. Необходима мотивация передачи знаний. Старая истина «знание – сила» интерпретируется некоторыми в том смысле, что эту ценность лучше держать при себе. Такие работники стараются стать незаменимыми за счет обладания знанием, которого лишены другие. Однако сила компании заключается не в тайных знаниях, а в управлении знаниями, в тех знаниях, которыми ее служащие делятся друг с другом. И эта идея должна найти отражение в корпоративной системе ценностей и поощрений.
Функции управления знаниями способны принести наибольшую пользу в следующих пяти основных областях: рыночная активность, обслуживание клиентов, планирование, развитие персонала и сотрудничество в рамках конкретных проектов. Достигнутые успехи в этих областях можно будет использовать для мотивации управления знаниями. В ближайшие несколько лет все ведущие компании мира выйдут на рубежи обмена электронными знаниями, где сегодня находятся только единицы.