7.2. Інформаційно-методичне забезпечення економічного аналізу. Підготовка інформаційної бази для потреб аналізу

Поняття та сутність інформації.

Економічний аналіз займає проміжне місце між збором інформації та прийняттям управлінських рішень, тому його комплексність, глибина и ефективність багато в чому залежать від обсягу і якості інформації, що використовується. Економічний аналіз не лише виступає як споживач Інформації, а також створює її для власних потреб і прийняття управлінських рішень.

Під інформацією (від лат. information - пояснення, повідомлення, викладення), зазвичай, розуміють впорядковані відомості про процеси і явища зовнішнього світу, сукупність будь-яких знань тощо.

Розрізняють два поняття; "дані", що отримуються в результаті фіксації тим чи іншим способом змін в господарських процесах і явищах, та "інформація", що накопичується шляхом відповідної обробки даних. Поняття "дані" нерідко заміняють поняттям "вхідна інформація", а "інформація" - поняттям "результативна інформація", оскільки збір даних, зазвичай, призводить до прийняття відповідних управлінських рішень. В тому разі, коли немає необхідності підкреслювати відмінність між інформацією і даними, вони вживаються як синоніми.

Діяльність сучасного підприємства відрізняється глибиною і складністю зв'язків, високим ступенем розподілу праці, динамізмом технологічних, економічних, соціальних та інших процесів; складається із значної кількості подій та явищ, кожне з яких є джерелом інформації.

У зв'язку з прискореним розвитком суспільного виробництва, впровадженням досягнень науково-технічного прогресу, ускладненням господарських зв'язків обсяг інформації безперервно зростає. За оцінками вчених, обсяг інформації, необхідний для управління економічними і соціальними процесами, кожні 6-8 років подвоюється. Тому важливе значення мають мінімізація та раціональне використання інформації. Причому для прийняття управлінського рішення менеджерам необхідна специфічна, добре структурована інформація про об'єкт управління.

Інформація стає цінною лише при її необхідності, при взаємодії споживачів і джерел інформації. Інформація зменшує невизначеність, знімає незрозумілість, яка завжди виникає при нестачі даних. Вона може бути виражена набором літер, цифр, інших умовних знаків (символів) і осмислюється в результаті чуттєвого сприйняття й уявлень людини.

Для якісного управління необхідна оптимальна кількість достовірної інформації, так як її нестача не дозволяє отримати повного уявлення про предмет, що вивчається. При нестачі інформації важко як слід розібратися в ситуації, оцінити її і прийняти правильне рішення. З іншого боку, надлишковість інформації перешкоджає її швидкій обробці, аналізу й узагальненню, в результаті чого можна прийти до необґрунтованих висновків. З метою зменшення обсягу інформації, останню прагнуть стиснути шляхом кодів, шифрів, спеціальних методів, що одночасно підвищує її корисну місткість. Особливо успішно вирішується дана проблема в умовах функціонування автоматизованих систем управління, що усувають потік непотрібної, надлишкової інформації.

Інформація не є доступною для використання доти, доки вона не зафіксована. Інформація, зазвичай, реєструється на документальних і машинних носіях, а та, що використовується в оперативному економічному аналізі, може бути виражена і в усній формі.

Класифікація економічної інформації.

Залежно від поставлених цілей і завдань впливу на об'єкт управління економічна інформація може класифікуватися за певними ознаками:

• змінність - постійна, умовно-постійна і змінна інформація. До постійної відноситься Інформація, яка не змінюється протягом певного періоду часу (наприклад, звітні дані); умовно-постійна інформація зберігає нові значення протягом тривалого періоду (наприклад, норми витрачання); змінна - відбувається часта зміна значень (наприклад, відомості про витрачання сировини та матеріалів);

• насиченість - недостатня, достатня та надлишкова інформація. Сьогодні облік не завжди відповідає вимогам, які до нього висуваються. Наприклад, має місце багаторазове дублювання облікової Інформації. Водночас багато показників не знаходять відображення в первинних документах, обліку та звітності. В ряді випадків відсутня стандартизація, уніфікація та раціоналізація складання та змісту документів (особливо тих, що готуються необліковими відділами та службами підприємств), недостатня інформація робить неможливим вирішення поставлених завдань, досягнення визначених цілей. Надлишкова - інформація, яка містить зайві дані;

• спосіб зображення - текстова, графічна (графіки, діаграми, схеми, креслення) і мультимедіа;

• функціональне призначення - прогнозна, планова, нормативна, облікова інформація. Цей блок інформації далі розглянемо більш детально;

• ступінь обробки - вхідна та вихідна Інформація. Вхідна інформація - основа для наступної обробки даних - реєструється в місці її виникнення (зберігання). Вихідна інформація - результат обробки вхідних даних; поділяється на проміжну (що підлягала відповідній обробці) І результатну;

• місце утворення - внутрішня (що утворюється безпосередньо в межах об'єкту та характеризує його діяльність) і зовнішня інформація (що надходить ззовні);

• обсяг необхідних відомостей для управління економікою підприємства - комплексна й тематична, що відноситься до певного аспекту діяльності;

• носії інформації - немашинна (усна, телефонна, документальна) І машинна інформація (на магнітних стрічках, дисках, датчиках даних тощо). Певна частина управлінської інформації повідомляється усно, особливо в нижчих ланках оперативного управління. Вся бухгалтерська інформація оформлюється відповідними документами і, отже, є документальною. Застосування сучасних інформаційних технологій в процесах управління підприємствами та іншими суб'єктами господарювання розширює можливості використання та підвищує значимість машинних носіїв інформації.

Відомі й інші класифікаційні ознаки економічної Інформації: за елементами структури - реквізити, показник, масив, потік; за предметом господарської діяльності - Інформація про продукцію, послуги тощо.

Звертає на себе увагу величезний обсяг інформації, а також сучасні її види, такі, як: реклама, яка, хоча поки і не досконала, однак має значні інформаційні можливості; машинні джерела; матеріали друку, засобів масової інформації та Інтернету; інформація професійних консалтингових фірм. На жаль, останнє з названих джерел знаходиться нині в стадії становлення, але його важливість важко переоцінити. Інформаційно-маркетингові центри, займаються наданням інформаційних послуг щодо ситуації на ринках України та в інших країнах, дозволяють відслідковувати рейтингові оцінки найближчих конкурентів, полегшують формування раціональних ділових рішень.

Джерела інформації для аналізу.

Для економічного аналізу використовують різноманітні джерела інформації. Потреба в конкретних матеріалах залежить від періоду, що аналізується, цілей та завдань економічного аналізу.

Склад, зміст та якість інформації, яка залучається до аналізу, мають визначальну роль у забезпеченні його дієвості. Аналіз не обмежується тільки економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну та

іншу інформацію.

Всі джерела даних, що залучаються для проведення економічного аналізу, можна поділити на окремі групи.

1) Нормативні, кошторисні, планові. До них належать всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, бізнес-плани, плани-графіки виробництва, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання тощо.

2) Джерело облікового характеру. До них належать всі дані, що містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також всі види звітності, в тому числі внутрішньогосподарська звітність, первинна облікова документація.

Звітність, яка використовується для потреб економічного аналізу, класифікується за кількома ознаками (табл. 7.6).

Важливе значення для аналітичної роботи мають дані, які відображені в облікових регістрах, оборотних відомостях, картках і книгах обліку, в первинних документах (вимогах, нарядах, накладних, лімітних картках тощо).

Для поглиблення результатів економічного аналізу, виявлення причин відхилень від прогнозів і в динаміці за показниками, що вивчаються, використовуються дані реєстрів бухгалтерського обліку (машинограм, журналів, дебетових і накопичувальних відомостей тощо), первинних і зведених документів. Ці джерела інформації містять широкий аналітичний матеріал. Так, за даними регістрів бухгалтерського обліку та доданих до них документів можна вивчити причини перевитрачання ресурсів, сплати штрафів та інших недоліків, встановити винних, перевірити законність, доцільність і ефективність господарських операцій.

У процесі проведення економічного аналізу (особливо при оцінці фінансового стану підприємства) широко використовуються дані фінансової звітності: Балансу (ф. № 1). Звіту про фінансові результати (ф. № 2), Звіту про рух грошових коштів (ф. № 3), Звіту про власний капітал (ф. № 4), Приміток до річної фінансової звітності (ф. № 5), яка відповідно до П(С)БО 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності" має наступні якісні характеристики: зрозумілість та адекватність тлумачення, достовірність, зіставність, доречність.

3. Позаоблікові джерела інформації.

• офіційні нормативні документи, якими підприємство зобов'язане користуватися у своїй діяльності - Закони України, Укази Президента, Постанови Уряду та місцевих органів, накази вищих органів;

• матеріали, акти, висновки внутрішнього та зовнішнього аудиту, внутрішньовідомчих і позавідомчих ревізій, перевірок діяльності податкової служби, кредитних установ, територіальних агентств з фінансового оздоровлення тощо, лабораторного та лікарсько-санітарного контролю, професійних консалтингових фірм, друку, ЗМЇ, Інтернету, регіональних відділів статистики, особистих контактів з виконавцями;

• господарсько-правові документи (договори, рішення арбітражу, судових органів тощо);

• технічна та технологічна документація;

• спеціальні обстеження (хронометраж);

• доповідні записки, листування з контрагентами;

• реклама.

Комплексне використання перерахованих джерел інформації та правильне їх поєднання в процесі економічного аналізу дозволяють всебічно та глибоко вивчити всі сторони господарської діяльності та повніше виявити резерви економічного та соціального розвитку.

Визначення джерел аналізу та підготовка даних є одним з важливих моментів першого етапу організації аналітичного процесу. Для проведення аналізу з певної теми дослідження необхідні джерела інформації можна оформити у вигляді табл. 7.7.

Підготовка інформаційної бази для потреб економічного аналізу.

Цінність економічної інформації може розглядатися у трьох аспектах: споживчому - корисності для управління, економічному - вартості, естетичному - сприйнятті людиною. Цінність інформації визначається економічним ефектом функціонування об'єкту управління, викликаним її споживчою вартістю. Основною вимогою до інформації є її корисність при прийнятті рішень. Для забезпечення цієї вимоги інформація повинна бути зрозумілою, доречною, достовірною, а також відповідати ідеї гармонізації та стандартизації.

Підготовка інформації для проведення економічного аналізу передбачає:

• перевірку інформації на доброякісність (перевіряється наскільки повними є дані, чи дотримуються правила складання та оформлення звітності, правильність арифметичних розрахунків, узгодженість показників, наведених в різних таблицях);

• перевірку Інформації за сутністю (у процесі перевірки визначають, наскільки той або інший показник відповідає дійсності, фактичному стану справ підприємства);

• забезпечення можливості порівняння показників (всю числову інформацію після перевірки її доброякісності приводять до порівняльного вигляду. Це здійснюють за допомогою таких способів як нейтралізація впливу вартісного та якісного факторів шляхом доведення їх до єдиного базису, використання середніх і відносних величин, методів перерахунку тощо);

• спрощення числових показників. Вибір ступеня спрощення залежить від змісту показника, його величини тощо. Для цього можна замінювати абсолютні показники відносними, заокруглювати цифри;

• систематизація та групування підібраної інформації.

Оскільки від якості джерел інформації залежить достовірність результатів аналізу, вони повинні обов'язково та ретельно перевірятися. Достовірні джерела аналізу - необхідна умова об'єктивності та високої якості аналітичних робіт, так як вони забезпечують доказову силу висновків, зроблених на підставі результатів економічного аналізу.

При перевірці інформаційної бази застосовуються прийоми документального контролю (табл. 7.8).

При дослідженні достовірності інформаційної бази необхідно:

• перевірити дотримання правил оформлення звітності; прийнятність та узгодженість показників звітів за суміжні хронологічні періоди: узгодженість показників різних форм звітності перевіряють, як правило, зіставленням. Деякі показники входять до різних звітних форм і, отже, при правильному складанні звіту обов'язково повинні збігатися. При цьому використовують внутрішньоформові та міжформові ув'язки;

• провести вибіркову інвентаризацію;

• здійснити логічний контроль показників звітності;

• провести арифметичний та нормативний контроль;

• застосувати зустрічну перевірку.

О сновні вимоги до інформації, яка використовується при економічному аналізі, наведені в табл. 7.9.

Одночасно повинні бути забезпечені комплексність інформації, її формування за єдиними ознаками, можливість групування, перегрупування та комп'ютерної обробки, доступність для сприйняття тощо.

При цьому необхідно визначити способи найбільш ефективного задоволення інформаційних потреб, можливість обробки інформації за допомогою комп'ютерних технологій, розробку програм для використання інформації.

База даних.

При застосуванні в економічному аналізі та управлінні економікою сучасних ЕОМ з'явилися умови створення єдиної централізованої інформаційної системи, яка отримала назву банку даних.

Банк даних - сукупність взаємопов'язаних інформаційних масивів (файлів), які підтримуються в робочому стані, і програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати задачі пошуку та обробки даних, які зберігаються.

Банк даних складається Із:

1) комплексу технічних засобів для зберігання, обробки та входу-виходу даних;

2) однієї чи декількох баз даних, тобто сукупності відомостей, які зберігаються в пристроях, що запам'ятовують;

3) комплексу програмних засобів, який прийнято називати системою управління банком даних. Ця сукупність програмно-технічних засобів забезпечує автоматичне ведення баз даних (прийом на зберігання та перетворення інформації), а також пошук відомостей за запитами користувачів, обробку та оформлення в зручному вигляді її результатів. Крім того, виділяють мовні засоби спілкування користувача з банком даних, призначені для виконання операцій з даними, комплекс організаційних заходів, що забезпечують функціонування банка даних у складі автоматизованих систем управління (АСУ).

Основою побудови інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна бути його модель, яка описує процес проходження аналітичної інформації, її обробку та порядок документального оформлення. Розробка інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна орієнтуватися на оптимальний перелік аналітичних задач. Найбільш ефективне інформаційне забезпечення, засноване на концепції банку даних, забезпечує інтеграцію інформації, можливість її багаторазового та комплексного використання без додаткових перетворень та дублювання.

Організація інформаційних масивів в банку даних визначається їх взаємозв'язком, який відображає інформаційну модель об'єкта, І потребами ефективного доступу до масивів при різних запитах на видачу й обробку необхідної інформації. Ведення банку даних на сучасних ЕОМ забезпечує автоматизоване вирішення задач в різних режимах, в тому числі й в діалоговому. Досить загальний характер функцій банку даних дозволяє створювати універсальні системи інтеграції та обробки даних для різних підприємств. Такі системи містять сукупність відносно самостійних функціональних блоків (модулів), що забезпечують успішне вирішення інформаційних завдань.

При проектуванні інформаційного забезпечення перш за все визначаються склад і організація нормативної бази, розміщення документації в основних Інформаційних масивах, кількість записів і орієнтовно - їх обсяг. Потім встановлюється обсяг необхідної для вирішення комплексу аналітичних та Інших управлінських завдань інформації, а також форми результативної інформації. При проектуванні розміщення інформації ЕОМ повинні бути враховані вимоги різних підсистем АСУ. Склад і зміст інформаційної бази, технологія й організація основних робіт багато в чому типові.

Неодноразове використання інформації, яка знаходиться в базі даних, висуває підвищені вимоги до її вірогідності та збереженості, що необхідно враховувати при виборі відповідного програмного забезпечення.