10. Виды мероприятий в связях с общественностью.

Новостной повод, презентация, пресс-конференция, выставки, прием, клубный вечер, деловой завтрак, благотворительность.

5. Организация пресс-конференции

Пресс-конференция является наиболее распространенной и популярной среди журналистов формой информационного общения.

Пресс-конференцию можно определить как встречу журналистов с представителями организации, цель которой - предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о событии, явлении, проекте и проч.

Большинство ПР-теоретиков рассматривают пресс-конференцию как одно из самых сложных мероприятий по связям с общественностью, требующих тщательной подготовки и сопряженных для стороны-организатора с повышенным риском «потери лица» в глазах СМИ. Негативное впечатление о пресс-конференции может сложиться в результате неудачного ответа на один, пусть даже малозначимый вопрос, или даже попытки уйти от ответа. Вместе с тем, в повседневной ПР-работе пресс-конференция – это стандартное мероприятие, неоспоримыми преимуществами которого являются:

- непосредственный контакт представителей организации и журналистов;

- авторитетность источника информации;

- возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов;

- в случае удачного прохождения информационная отдача от пресс-конференции значительно выше и эффективнее, чем от пресс-релиза.

Пресс-конференции бывают корпоративными, региональными, общенациональными и международными.

А.Н. Чумиков выделил несколько основных этапов подготовки и проведения пресс-конференции, каждый из которых имеет свои характерные особенности.

Первый этап – планирование и оповещение представителей СМИ.

По мнению многих западных специалистов, наиболее подходящие для проведения пресс-конференции дни – это время со вторника по пятницу. Лучшие часы – с 14.30 до 16.30. С точки зрения С. Блэка, пятница – всегда неудачный день применительно к центральным газетам, а лучшее время – 11.00-11.30 или 14.30-15.00.

Как считает Чумиков, применительно к российским условиям лучшие дни – это вторник, среда и четверг. Пятница плоха тем, что если ваш материал не попал в субботние выпуски газет, то в следующий выпуск он может не попасть вообще, так как «состарится» (это будет только вторник, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят). У понедельника есть свое преимущество: в условиях относительного информационного голода, образующегося за выходные дни, на информационные контакты в начале недели СМИ идут более охотно.

Начинать пресс-конференцию утром в 11.00 или 12.00 (максимум в 13.00) стоит тогда, когда вы планируете увидеть материал в утренних газетах. Если вы ориентируетесь в первую очередь на телевидение, радио или еженедельные (ежемесячные) издания, то часы проведения пресс-конференции особого значения не имеют.

Оповещение СМИ необходимо начинать за неделю до даты проведения пресс-конференции. Дубль следует повторить за два дня до намеченного срока. Рассылку приглашений и анонсов лучше проводить по факс-модему лучше проводить вечером и ночью, когда каналы связи минимально загружены; но удобнее всего пользоваться электронной почтой, которая доставляет информацию практически мгновенно. За сутки до пресс-конференции делается контрольный обзвон СМИ с цель выяснить: получено ли приглашение? Планируется ли явка? Не нужна ли какая-либо дополнительная информация?

При подготовке пресс-конференции в первую очередь необходимо учитывать следующее:

1. Место. Критериями для выбора места являются: статус (подчеркивание значимости мероприятия), техническое оснащение (возможность показа презентации, слайдов, проведения фуршета и т.д.), удобство расположения (журналисты не должны тратить много времени на дорогу и поиск зала и парковки автомобилей).

2. Содержание. Следует приглашать тех, кому профессионально близко содержание события.

3. Визуальная сторона. Необходимо продумать о том, что кроме ньюсмейкеров увидят журналисты в аудитории.

4. Время. Оно не должно пересекаться с другими информационными событиями дня, которые с точки зрения СМИ, могут оказаться более значимыми для них – а это снизит явку.

Информационно-сопроводительные материалы для прессы формируются в отдельную папку, которая называется медиа-кит (или пресс-кит). Такая папка может включать в себя: пресс-релиз, биографические данные официальных лиц (ньюсмейкеров), тезисы (копии) речей, буклеты организации, схемы и статистические таблицы, фотографии.

Кроме информационно-аналитических материалов ПР-структура организации готовит и основной текст выступления ньюсмейкера, составляет список возможных вопросов и ответов. Кроме того, желательно потратить время и на репетицию выступления.

Второй этап – время за час до пресс-конференции.

Организаторы пресс-конференции должны позаботиться о том, чтобы представители СМИ без особого труда нашли место проведения вашего мероприятия. С этой целью нужно изготовить указатели: объявление на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом «Пресс-конференция» внутри здания; табличку на двери помещения и указатель «Регистрация» на столе, где соответствующие сотрудники фиксируют прибытие журналистов. Уместен указатель «Раздевалка», особенно если он расположен не на виду (это делается для того, чтобы журналисты не проходили в зал одетыми). Сотрудники, которые организуют пресс-конференцию, должны иметь баджи, где указывается название структуры и ФИО сотрудника, чтобы журналисты знали к кому им можно обратиться в случае возникновения каких-либо вопросов.

Кроме указателей, изготавливаются таблички на стол, за которым будет проходить пресс-конференция. Табличка должна содержать данные о тех, кто будет сидеть за этим столом. ФИО участников необходимо писать полностью с двух сторон таблички, чтобы люди могли быстро найти соответствующее место за столом.

За спинами участников располагается логотип организации, которая проводит пресс-конференцию.

Желательно, чтобы у каждого участника пресс-конференции имелся набор, который стандартно состоит из микрофона, бумаги, ручки, бутылки минеральной воды и стакана.

Когда появляются ньюсмейкеры, организаторы пресс-конференции должны:

- обязательно встретить их сразу после входа в здание;

- предусмотреть помещение, где бы они могли расположиться и немного отдохнуть перед началом пресс-конференции (в ходе этого короткого общения необходимо еще раз обговорить продолжительность всей пресс-конференции и вступительной речи, продолжительность ответов на вопросы);

- постараться не допустить общение ньюсмейкеров и журналистов до начала пресс-конференции, хотя последние могут пытаться это сделать, чтобы получить информацию первыми.

Распределение ролей на пресс-конференции выглядит следующим образом. Стандартно выделяют три основные фигуры. Это ньюсмейкер, ведущий и эксперт. Первая роль предполагает ответственность за информацию как таковую, вторая – за процедуру ведения пресс-конференции, третья – за информационный «архив». Первая и третья роли могут совмещаться или разделяться: когда менее авторитетные по статусу, но хорошо информированные по существу темы или проблемы специалисты сидят рядом с основным ньюсмейкером и в случае необходимости дополняют его ответы на вопросы. Первую и вторую роли целесообразно всегда разделять.

Третий этап – сам ход пресс-конференции.

Технологические рекомендации на этом этапе суммарно сводятся к следующему.

Начало пресс-конференции можно немного затягивать, но не больше чем на 5-10 минут. За это время подтягиваются опоздавшие. Большее по времени затягивание может привести к раздражению аудитории.

Время проведения пресс-конференции лучше конкретизировать: планируемая продолжительность - 30-60 минут, в зависимости от интереса журналистов. Если пресс-конференция длится менее 30 минут, то она называется оперативным брифингом.

Предварительное выступление, перед тем как журналисты начнут задавать вопросы, должно длиться недолго – 10-15 минут. Его цель – задать свои правила информационной игры в ходе общения с прессой, а не реагировать на чужие. Затягивать предварительное выступление не рекомендуется – это утомляет слушателей.

Устроители пресс-конференции вправе установить свой регламент, изначально определив количество вопросов, которые может задать каждый журналист (один, два или более).

Ведущий должен уметь деликатно и тактично прервать журналиста, если тот вместо того, чтобы задавать вопросы, начинает излагать собственную точку зрения. Формат пресс-конференции не предполагает дискуссии.

Порядок вопросов регулируется очередностью поднятых в аудитории рук.

В случае отсутствия вопросов, можно использовать заготовки: попросить знакомых журналистов или сотрудников вашей организации сделать это, можно спланировать несколько вопросов заранее и заявить, что несколько вопросов перед началом пресс-конференции было подано в виде записок.

Теперь перечислим несколько технологических советов ньюсмейкерам.

Главный критерий успешного выступления – его информативность. Однако устное выступление не нужно перегружать деталями (статистическими данными, обилием цифр, ссылок, схем и проч.).

Не стоит высказываться по тем вопросам, где вы некомпетентны. Журналист может выдать вашу цитату без оправдательных оговорок («по моему мнению», «хоть я и не специалист, но считаю своим долгом сказать…» и проч.). Кроме того, в СМИ может попасть имена эта и только эта «некомпетентная» информация, вырванная из общего информационного контекста пресс-конференции.

В случае если у вас нет информации по заданному вопросу, не нужно выдумывать ответ на ходу, можно всегда сказать, что у вас на данный момент нет данных, или вы не знаете. Молчание комментировать труднее, нежели поверхностный ответ, данный «не впопад».

В случае ошибки, следует сразу же ее признать и произнести извинение, т.к. в противном случае эти огрехи будут обязательно «смаковаться» журналистами.

Если вам удобно, читайте по бумажке. Но, желательно, читать только предварительную информацию. Ответы по бумажке на живые вопросы из зала выглядят неестественно.

Наконец, последний этап – это время после пресс-конференции.

После слов ведущего об окончании пресс-конференции, она, на самом деле еще продолжается: журналисты стремятся подойти к ньюсмейкеру и задать еще несколько дополнительных вопросов. Поэтому специалисты по проведению таких мероприятий не рекомендуют ньюсмейкерам сразу покидать аудиторию. За это время вы можете не только выдать дополнительную информацию, но и позитивно настроить к себе представителей СМИ.

В свою очередь организаторы пресс-конференции используют это общение для составления своих собственных медиа-карт, экспресс-опросов, завязывания профессиональных и дружественных контактов (с этой целью могут устраиваться небольшие фуршеты после окончания пресс-конференции).

Конечным мероприятием по итогам пресс-конференции является пресс-клиппинг - контроль и анализ вышедших по результатам пресс-конференции материалов СМИ. На основании этих данных можно оценить эффективность данного мероприятия и планировать действия на будущее.

Несколько основных тезисов относительно проведения брифинга.

Основная разница между брифингом и пресс-конференцией - во временных рамках, которые отводятся на эти мероприятия.

Брифинг – это короткое оперативное выступление ответственного лица организации перед представителями СМИ по следам свежих важных событий.

Временные рамки проведения брифинга – 15-30 минут. Из них 5-10 минут уходит на предварительное выступление ньюсмейкера, остальное время отводится на блиц-вопросы журналистов. В организационном плане брифинг отличает скромный антураж, в ходе него, как правило, не подаются минеральная вода и бутерброды. Лучше всего проводить такое мероприятие стоя, а не сидя, что придает атмосфере события черты динамизма.