26. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хоз.расходы и расходы по командировкам. Орг-ия м. выдавать ден. ср-ва подотчетным лицам: на командир-ые расходы; хоз. нужды; оплату представите-их расходов. Работник, получивший подотчетную сумму должен за нее отчитаться, представить в бух-ию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу. Порядок выдачи налич. денеж.ср-в под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Запрещается: выдавать денеж.ср-ва работнику не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Вся информация о расчетах с подотчетными лицами орг-ии по суммам выданным им под отчет обобщается на сч.71«Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной подотчет..При выдаче работнику из кассы денег под отчет в учете следует запись: Д 71 К 50-1 -выданы работнику наличные денежные средства под отчет.

С 2012 года правила выдачи подотчетных сумм несколько изменились (новшества предусмотрены Положением № 373-П). В частности, чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Кассир может выдать деньги на основании заявления, в котором руководитель сделал надпись о сумме и сроке (приказ со списком подотчетных лиц больше издавать не надо). А авансовые отчеты нужно будет сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу.

Д 20 (23,25,26,29,10,08 ...) К 71-списаны расходы подотчетного лица на основании АО. Д 19 К 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Д 68 К 19 - произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ, услуг).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Д91-2К19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера. Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы: Д 50-1 К 71- возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денсжные средства в кассу организации, то в учете будет следующ. запись: Д 94 К 71 - отражена сумма невозвращенного аванса.

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Д 70 К 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника (но удержание с з/пл можно только в пределах уст-хТК РФ). ) или списывается в Д 73"Расчеты с персоналом по прочим операциям" К 94(когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника, когда сумма большая).

При организации расчетов с подотчетными лицами в соответствии ТК РФ полная мат.отв-сть наступает на основании разового документа на получение ценностей, т.е. работник, получивший целевой аванс на оплату расходов под отчет, несет полную мат.отв-сть, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме. ТК РФ устанавливает следующий порядок взыскания ущерба: 1.по распоряжению руководителя, если сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок работника, - не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба; 2. по решению суда, если сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка работника.З.работодатель имеет право отказ-ся от взыск-ия ущерба с раб-ка.

Команд.расходы. В ком-ку м. б. направлен только штатный раб-к орг., с кот. заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с кот.заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. В наст. время особенности порядка направления работников в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных гос-в определяет Пост-ие Правва РФ N 749 "ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ". Согл-о ТКРФ при направлении в служ. ком-ку работодатель обязан возмещать раб-ку расходы по проезду, по найму жилого помещения, доп.расходы связанные с проживанием- суточные, и иные расходы связанные с разрешения и ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов опред-ся кол.договорм или локальным нормат.актом орг-ии. С 1 января 2009 года отменено нормирование суточных и полевого довольствия для н/о-ия П. Документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, по найму жилого помещения, оплата услуг связи, суточные до 700р. в сутки при поездках внутри страны и до 2500р. заграницей не облагается НДФЛ. Служебной командировкой яв-ся поездка раб-ка по распоряжению работодателя для вып-ия служ-го поручения вне места пост-ой работы. Не считается ком-кой направление работника в др. город если он возвращается в тот же день. Нельзя направлять в ком-ку беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет. Без письменного согласия нельзя направлять в ком-ку женщин имеющих детей-инвалидов, до 18 лет; раб-ов осущ-щих уход за больными членами семьи; мужчин воспитывающих несовершеннолетних детей без матери, а также опекунов и попечителей несовершеннолетних детей. При ком-ке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из уст-ых норм сут-ых. Полученную в банке валюту приходуют по счет 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на момент выдачи. При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счет 26 «общехозяйственные расходы» и др. счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета.при изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «прочие доходы и расходы»: положительная на доходы (Д71 К91.1), отрицательная на расход (Д91.2 К71). Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет

Хоз.расходы. это затраты на приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, и т.п. К-либо ограничений на X выдаваемых раб-ам под отчет законодательство не устанавливает, но поскольку подотчетные лица, оплачивая расходы действуют от имени орг-ии, следует иметь в виду, что предельный расчет наличными ден.ср. между юр.л. установлен 100 000руб. по одному договору(указание ЦБР).

Представит.расходы. Представительскими считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и подцержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Перечень предст-их расходов, кот. м. б. учтены при н/о-ии П: расходы на офиц. прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий, расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплателыцика. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. После окончания приема сост-ся ав. отчет с применением всех первичных док-ов, подтв-их расходы по приему делегации (чеки ККМ, тов. чеки, т.д.).Сумма, предст-их расходов уменшает н/о-ую П только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда. сумма кот. прев-ет этот норматив, н/о-ую П не уменьшает. Сумма НДС по предст-им расходам, уменьшающим н/о-ую П, принимается к вычету.