59.Подведение промежуточных итогов
При помощи Excel можно подсчитать промежуточные итоги или итоги для какой-либо части данных листа электронной таблицы. Например, в электронной таблице, содержащей сведения о продажах для трех различных категорий продуктов, можно сначала отсортировать продукты по категории, а затем выделить все ячейки, содержащие данные, и открыть диалоговое окно Промежуточные итоги (меню Данные, команда Итоги).
В диалоговом окне Промежуточные итоги можно выбрать столбец, на основе которого рассчитывать промежуточные итоги (например, каждое изменение значения в столбце "Неделя"), статистический расчет, который необходимо выполнить, и столбец или столбцы со значениями, которые нужно обработать статистически. Например, можно подсчитать промежуточные итоги для числа единиц товара, проданных в каждой категории (см. предыдущую иллюстрацию). Подсчитанные промежуточные итоги отображаются в электронной таблице.
Как показано на предыдущем рисунке, когда промежуточные итоги добавляются в электронную таблицу, в Excel также определяются группы, основанные на строках, которые были использованы для подсчета промежуточных итогов. Такое группирование образует структуру электронной таблицы по критериям, использованным для создания промежуточных итогов. Все строки, содержащие товар, относящийся к категории "мебель", находятся в одной группе, строки, где приводятся названия инструментов, — в другой и т. д. Раздел структуры в левой части электронной таблицы содержит элементы управления, которые можно использовать, чтобы скрыть или показать группы строк.
В разделе структуры имеются элементы управления трех типов:
Кнопки "Скрыть детали". Когда строки в группе отображаются, рядом с группой появляется кнопка "Скрыть детали"
.Кнопки "Отобразить детали". Когда группа строк скрыта, кнопка рядом с группой становится кнопкой "Отобразить детали"
.
Нажав кнопку "Отобразить детали",
можно просмотреть строки данной группы
электронной таблицы.Кнопки уровня. Каждая из пронумерованных кнопок уровня
представляет
уровень организации в электронной
таблице; нажав кнопку уровня, можно
скрыть все уровни деталей, относящихся
к нажатой кнопке.
В следующей таблице показаны три уровня организации данных, представленных на предыдущем рисунке.
УРОВЕНЬ |
ОПИСАНИЕ |
1 |
Общий итог |
2 |
Промежуточные итоги для каждой группы |
3 |
Отдельные строки в электронной таблице |
Если в электронной таблице, изображенной на предыдущем рисунке, щелкнуть кнопку уровня 2, строки с данными о продажах отдельных продуктов станут скрытыми, а строки с общим итогом (уровень 1) и все строки с промежуточными итогами для каждого продукта (уровень 2) будут отображаться в электронной таблице.
Для обеспечения дополнительной гибкости можно добавлять уровни деталей к той структуре, которая создается в Excel. Это позволяет в случае необходимости скрывать определенные детали. Например, можно не отображать сведения о продажах изделий из бамбука (вы знаете, что они хорошо продаются), чтобы посмотреть, как продаются другие товары в сравнении друг с другом.
Создание новой структурной группы внутри существующей группы
Выберите строки, которые нужно сгруппировать.
Подведите указатель мыши к пункту Группа и структура в меню Данные, затем щелкнитеГруппировать.
В Excel будет создана новая группа на новом уровне (уровень 4), как показано на следующем рисунке.
Удаление группы
Выделите строки в группе.
Подведите указатель мыши к пункту Группа и структура в меню Данные, затем щелкнитеРазгруппировать.
СОВЕТ. Если требуется удалить из электронной таблицы промежуточные итоги, в меню Данные щелкнитеИтоги, затем выполните команду Удалить все.