Сортировка данных в списке

Основные технологические операции по сортировке данных

Действие	Содержание действия
Сортировка списка	1. Установить курсор в области списка 2. Выполнить команду Данные, Сортировка 3. Указать порядок и направление сортировки для каждого ключа сортировки 4. Нажать кнопку <Параметры> и выбрать параметры сортировки (порядок по первому ключу, учет регистра, направление сорти­ровки — по строкам или по столбцам)
Создать новый список для сортировки	1. Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки 2. Нажать кнопку <Добавить>  3. Сформировать элементы списка
Изменить список для сортировки	1. Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки 2. Выделить в окне Списки начало редактируемого списка 3. Перейти к элементам списка и отредактироватьих (добавить, удалить, отредактировать) 4. Нажать кнопку <ОК>
Удалить список для сортировки	1.Выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Списки 2.Выделить в окне Списки начало редактируемого списка 3.Нажать кнопку <Удалить>

Алгоритм сортировки данных по строкам

Для перестановки столбцов в списке необходимо выполнить сортировку на основе значений в строках:

 Укажите ячейку в сортируемом списке

 В меню "Данные" выберите команду "Сортировка"

 В окне "Сортировка диапазона" нажмите кнопку "Параметры"

 Установите переключатель "Сортировать" в положение "столбцы диапазона" и нажмите кнопку OK

 В окне "Сортировка диапазона" выберите строки, по которым требуется отсортировать столбцы в списках "Сортировать по", "Затем по", "В последнюю очередь, по"

 Нажмите кнопку ОК для выполнения сортировки В некоторых случаях требуется нестандартный порядок сортировки списков, например сортировка данных по месяцам в календарном порядке или сортировка записей в порядке, созданном пользователем. Создание пользовательского порядка осуществляется в окне "Параметры" на вкладке "Списки", которое можно вызвать командой "Сервис" - "Параметры". Пользовательский порядок сортировки можно применить только для заголовка столбца, указанного в раскрывающем списке "Сортировать по"

Алгоритм сортировки в пользовательском порядке

 Укажите ячейку в списке

 В меню "Данные" выберите команду "Сортировка"

 Выберите в списке "Сортировать по" заголовок столбца для сортировки

 Установите переключатель в положение "по возрастанию" или "по убыванию"

 Нажмите кнопку "Параметры"

 В раскрывающем списке "Порядок сортировки по первому ключу" выберите необходимый порядок сортировки и нажмите кнопку OK

 Нажмите кнопку ОК в окне "Сортировка диапазона" для завершения сортировки

58.Фильтры.Назначение,виды,примеры использования.

Фильтрация — это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.

Excel содержит два варианта фильтрации: автофильтр и усиленный фильтр. Автофильтр осуществляет быструю фильтрацию списка в соответствии с содержимым ячеек или в соответствии с простым критерием поиска. Активизация автофильтра осуществляется командой Фильтр — Автофильтр меню Данные (указатель должен быть установлен внутри области списка). Заглавная строка списка в режиме автофильтра содержит в каждом столбце кнопку со стрелкой. Щелчок раскрывает списки, элементы которого участвуют в формировании критерия. Каждое поле (столбец) может использоваться в качестве критерия. Список содержит следующие элементы.

1. Все — будут выбраны все записи.

2. Первые 10 — предназначены для создания нового списка, состоящего из 10 исходных или наибольших значений предыдущего списка. Число 10 устанавливается по умолчанию. При выборе этого элемента раскрывается окно Наложение условия по списку, в котором можно указать число элементов в создаваемом списке; определить, какие по значению элементы следует выбирать (наибольшие или наименьшие); установить численное или процентное ограничение на количество выводимых элементов. Процентное — задается доля выводимых элементов, имеющих наибольшие или наименьшие значения из всего списка.

3. Условие — предназначено для создания пользовательского критерия отбора при фильтрации. Выбор элемента открывает окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать два условия отбора, объединяя их с помощью логических операторов -и и или.

4. Элементы, представляющие собой неповторяющиеся значения данного поля из списка и предназначенные для формирования критерия отбора.

5. Пустые — предназначены для формирования критерия отбора для тех записей из списка, которые не имеют значения в данном поле (т. е. ячейки столбца пустые).

6. Непустые — предназначены для формирования критерия отбора тех записей из списка, которые имеют значение в данном поле.

Элементы Пустые и Непустые можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.

Установленный фильтр можно удалить. Чтобы удалить фильтр из одного столбца списка, следует выбрать в списке элементов элемент Все. Чтобы удалить фильтры из всех столбцов списка, необходимо выполнить команду Фильтр — Отобразить все меню Данные. Чтобы удалить автофильтр из списка, необходимо повторно выполнить команду Фильтр — Автофильтр меню Данные.

Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. В отличие от автофильтра критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. Преимуществами этого способа являются:

• возможность сохранения критериев и их многократного использования;

• возможность оперативного внесения изменений в критерии в соответствии с потребностями;

• возможность располагать результаты фильтрации в любой области рабочего листа.

Таким образом, расширенный фильтр может быть применен, если, во-первых, список содержит заглавную строку, т. е. столбцы списка имеют заголовки, во-вторых, в отдельной области рабочего листа предварительно сформирован критерий отбора. Критерий отбора рекомендуется располагать до списка или после него и отделять от списка пустой строкой. Критерий отбора должен состоять как минимум из двух строк. Первая строка содержит заголовки столбцов, поля которых определяют критерии отбора. Вторая строка содержит условия отбора.

Фильтрация списка с помощью усиленного фильтра выполняется командой Фильтр — Расширенный фильтр меню Данные. В окне команды Расширенный фильтр следует указать:

1) в поле ввода Исходный диапазон — диапазон ячеек, содержащих список;

2) в поле ввода Диапазон условий — диапазон ячеек, содержащих критерий отбора;

3) в поле ввода Поместить результат в диапазон — верхнюю левую ячейку области, начиная с которой будет выведен результат фильтрации;

4) с помощью переключателя Обработка определить расположение результатов фильтрации на рабочем листе:

• Фильтровать список на месте — означает, что список остается на месте, ненужные строки скрываются;

• Скопировать результаты в другое место — позволяет расположить результаты фильтрации в другой области рабочего листа.

5) Параметр Только уникальные записи — означает, что выборка должна содержать только уникальные записи в соответствии с критериями отбора.

При формировании критерия отбора расширенного фильтра возможны следующие варианты.

1. Критерий отбора содержит одно или несколько условий, накладываемых на один столбец (одно поле). Если критерий содержит несколько условий, то они связываются логической операцией Или.

2. Критерий отбора содержит несколько условий, накладываемых на несколько столбцов (полей) одновременно. Здесь возможны следующие варианты:

а) необходимо наложить несколько условий отбора нанесколько столбцов, причем эти условия должны связываться логической операцией Или. Тогда условия отбора задаются в разных строках критерия;  б) необходимо одновременно наложить несколько условий отбора на несколько полей, причем условия отбора должны быть связаны логической операцией и. Тогда все условия задаются в одной строке критерия;  в) необходимо несколько условий наложить на несколько полей, причем связываться они могут обеими логическими операциями и и или.

3. Вычисляемый критерий. Условия отбора могут содержать формулу. Полученное в результате вычисления формулы значение будет участвовать в сравнении. Правила формирования вычисляемого критерия следующие:

• в диапазоне критерия нельзя указывать имена полей. Следует ввести новое имя заголовка или оставить ячейку пустой;

• при создании формул вычисляемых критериев следует использовать первую строку списка (не строку заголовков), т. е. первую ячейку в сравниваемом столбце;

• если в формуле используются ссылки на ячейки списка, они задаются как относительные;

• если в формуле используются ссылки на ячейки вне списка, они задаются как абсолютные;

• вычисляемые критерии можно сочетать с невычисляемыми;

• не следует обращать внимание на результат, выдаваемый формулой в области критерия (обычно ИСТИНА или ЛОЖЬ).

Пример. Выбрать наиболее прибыльные компании за 1999 год. В меню Данные выбрать команду Фильтр-Автофильтр. В заголовках каждого столбца данных появятся кнопки фильтра со стрелочками вниз. Далее нужно щелкнуть на стрелке фильтра в ячейке с заголовком Отрасль. В появившемся окне списка критериев следует выбрать нужный критерий (ключ) фильтрации. Критерии фильтрации находятся в списке в алфавитном порядке. В дополнение к ним имеется еще пять ключей: Все, Первые10, Условие, Пустые, Непустые. Эти ключи позволяют найти в списке десять записей, ведущих по выбранному показателю: записи, удовлетворяющие заданному пользователем условию; записи, не содержащие никакой информации в данном поле; записи, ячейки выделенного поля которых не пусты. Например, в качестве ключа фильтрации в списке поля Отрасль выделяется слово «Нефтегазовая». В базе данных останутся названия компаний только нефтегазовой отрасли. Все остальные записи таблицы не удалены, а лишь временно скрыты. Порядковые номера строк в таблице теперь не являются последовательными. Они выделены на листе синим цветом. Чтобы снова вывести на экран полный список, нужно либо щелкнуть на любой кнопке со стрелкой фильтра и в списке критериев фильтрации выделить строку Все, либо в меню Данные выбрать команду Фильтр-Показать все. Составим теперь список трех наиболее доходных компаний. В поле Дивиденды нужно установить критерий фильтрации Первые 10. Появится диалоговое окно Наложение условия по списку. Необходимо установить параметры окна в группе вывести так: «3», «наибольших», «элементов списка» и щелкнуть на кнопке ОК. На рабочем листе останется список компаний, значения в поле Дивиденды которых составляют три наибольших в полном списке компаний (рис.4.3).  Рис.4.3. Пример фильтрации данных в Excel Восстановление полного списка необходимо сделать, выбрав команду Фильтр-Показать все в меню Данные.