13

Макросы

1. Что такое макросы и зачем они нужны

У каждого опытного пользователя интерфейс Microsoft Word уникальный и изменяется в зависимости от того, какие инструменты ему необходимы в работе. Вы вряд ли увидите одинаковые панели инструментов или пункты главного меню — чтобы сделать работу наиболее удобной, каждый пользователь стремится настроить программу по-своему. Однако иногда изменения только интерфейса (вынесение основных команд на панель инструментов и создание пользовательских меню) недостаточно.

Если работа однообразная, то пользователю приходится часто повторять те или иные команды в определенной последовательности (например, оформлять текст курсивом, кеглем 10, гарнитурой Arial). Чтобы произвести такое небольшое форматирование, может понадобиться достаточно большое количество времени, особенно если таким образом необходимо выделить несколько десятков слов. Получается, что для каждого участка нужно проделывать несколько операций. Конечно, можно отформатировать только один участок и создать пользовательский стиль, но и это не самый быстрый способ применения оформления.

Если вам часто приходится выполнять одни и те же действия, то эффективность вашей работы можно заметно увеличить при помощи макросов. Макросы — это небольшие программы на языке Visual Basic. Они могут помочь не только в ситуациях, когда требуется много раз выполнить сложное форматирование, но и при вставке объектов, печати выделенного текста и в других случаях.

Макросы всегда выполняются в активном документе. Действие некоторых макросов зависит от позиции вставки. Другие могут обращаться только к определенному объекту (например, к абзацу или выделенному участку текста). В данном случае перед выполнением макроса нужно выбрать этот элемент. Если же макрос не обращается к определенному объекту (например, выполняет команду перехода к следующему окну), то его можно выполнить в любое время.

Макросы бывают двух типов: внутренние и внешние. Внутренние внедряются непосредственно в документ или шаблон и могут быть выполнены, только если пользователь работает с данным файлом. Если вы создали макрос для шаблона Normal, то его можно будет выполнять только для документов, созданных на основе этого шаблона. Преимущество таких макросов в том, что они вместе с документом перемещаются по жесткому диску, а также с компьютера на компьютер.

Внешний макрос можно применять в случае, если он полезен при работе с документами, созданными на основе разных шаблонов. Если вы пользуетесь большим количеством шаблонов, то вносить в каждый из них макрос будет неудобно, как придется делать при использовании внутреннего макроса. Внешний же макрос можно применять для работы с любыми документами, а также свободно переносить с компьютера на компьютер. Для создания внешнего макроса его нужно сохранить с расширением BAS.

Макрос - это набор команд (инструкций), написанных на языке Microsoft Visual Basic, задающих и автоматически выполняющих определенную последовательность действий в документе Microsoft Word. Это могут быть действия по вводу, обработке и оформлению данных, действия с листами, действия с диаграммами и графическими объектами и т. д. Любые действия, которые может выполнить пользователь, можно автоматизировать с помощью макроса.

Макросы используют для автоматизации трудоемких и/или регулярно повторяющихся задач.

Типичной задачей, решаемой, например, с использованием макроса, является преобразование и оформление web-страниц, сохраненных из Интернета.

Проблема заключается в том, что web-страницы Интернета содержат много элементов, мешающих работе в документе Word. Это и многочисленные вложенные друг в друга таблицы, это и разрывы строки вместо конца абзаца, неразрывные пробелы, графические элементы, разрывы полей форм и т.д.

Каждую из этих задач можно решить с использованием традиционных средств Microsoft Word. Можно заменить точки запятыми. Можно установить необходимые форматы. Но все это требует значительных затрат времени.

Создание макроса, автоматизирующего данную задачу, существенно облегчит работу.