§ 1.1 Общие сведения, основные приемы работы в электронных таблицах Excel

Программа Microsoft Excel предназначена для обработки текстовой и числовой информации в электронных таблицах, позволяет строить диаграммы различных типов. Может быть использована как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики, полного баланса предприятия, фирмы (обработка заказов, планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек и т.д.). Благодаря мощному набору математических функций, Excel может облегчить решение многих задач в области естественных и технических наук.

Рабочая область книги Microsoft Excel состоит из ячеек, имеющих адреса. Адрес является основным элементом ссылки на ячейку. Адрес любой ячейки в электронной таблице задается указанием последовательности заголовков столбца и строки. Столбцы озаглавлены буквами английского алфавита, а строки цифрами. Например, последовательность D6 означает адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца D и строки с номером 6. В каждую ячейку пользователь может вводить любую информацию, для этого ее нужно активизировать, щелкнув на ней левой клавишей мыши.

Стандартными видами маркеров являются следующие:

маркер выделения (белый крестик) – служит для выделения требуемого количества ячеек. Для выделения ячеек используйте левую клавишу мыши. При этом ячейки закрашиваются в серый цвет, хотя первая ячейка, с которой вы начинаете выделение, остается незакрашенной;

маркер копирования (стрелочка) – активизируется при помещении курсора на границу ячейки или выделенного блока ячеек;

маркер заполнения (черный крестик) – активизируется при помещении курсора в правый нижний угол ячейки или выделенного блока ячеек, имеющий вид черного квадратика.

Для копирования выделенного блока ячеек, используя буфер промежуточного хранения (временная память, предоставляемая в распоряжение пользователя), необходимо провести следующую последовательность операций:

1. выделить требуемое количество ячеек, нажав на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, потянуть мышь до выделения требуемого блока ячеек;

2. поместить выделенный блок в буфер промежуточного хранения, с помощью кнопки Копировать закладки Главная;

3. сделать активной ту ячейку, куда нужно копировать содержимое ячеек;

4. скопировать содержимое буфера промежуточного хранения, используя кнопку Вставить закладки Главная.

Упражнение 1. В этом упражнении будут закреплены навыки и отработаны приемы использования маркера заполнения и установки пароля для открытия файла Excel.

1. Запустите программу Excel (С рабочего стола или через кнопку Пуск - Программы). Сохраните файл в своей папке с именем Работа 1. Щелкнув дважды по закладке Лист 1 переименуйте его в Упражнение 1.

2. В ячейке А1 с помощью клавиатуры введите цифру 1.

3. В ячейку А2 введите цифру 2.

4. С помощью маркера выделения выделите эти две ячейки А1 и А2.

5. Теперь, не снимая выделения ячеек, установите курсор на маркер заполнения. При этом вид курсора меняется с белого крестика на черный. Нажав и не отпуская левую клавишу мыши, протяните маркер вниз на 10 ячеек. В итоге у вас должен появиться занумерованный список ячеек от 1 до 10, как показано на рисунке 1.

6. В ячейке B1 наберите слово понедельник, а в ячейке B2 – вторник. Тот факт, что слово понедельник выходит за рамки ячейки, не должен вас смущать. При необходимости ширину любого столбца можно расширить, поместив указатель мыши на разделительную полосу между буквой B и C и щелкнув дважды мышкой. Так, как вы делали в пункте 5, протяните мышью маркер заполнения на 14 ячеек вниз до ячейки с адресом B14. То, что у вас должно получиться, показано на рисунке 1.

7. В ячейку С1 введите слово январь, а в ячейку С2 февраль. Мышкой протяните маркер заполнения вниз на 12 ячеек до ячейки с адресом С12. У вас в итоге должен получиться результат в соответствии с рисунком 1.

8. Часто в целях ограничения доступа к вашим материалам удобно ставить пароль на открытие документа Excel. Для этого в кнопке Office нужно выбрать Подготовить. Далее выбрать Зашифровать документ. В окне Зашифровать документ ввести свой пароль, а затем щелкнуть по кнопке ОК, в окне Подтверждение пароля набрать тот же самый пароль и снова щелкнуть по ОК. При следующем открытии этого файла программа Excel потребует от пользователя ввода пароля.

Внимание! Используйте эту возможность, и никто не сможет посягнуть на вашу интеллектуальную собственность.