21.5.Прискорений аналіз за принципом

Ейзенхауера

Замість того, щоб використовувати час для дійсно важливих справ, ми часто тратимо свою енергію на термінові, але менш значимі справи. Рідко виходить, що важливе завдання виконують сьогодні, або на цьому тижні, тоді як термінове завдання, як правило, намагаються виконати якнай­швидше.

Запропоноване американським генералом Дуайтом Ейзенхауером пра­вило є простим допоміжним засобом, особливо в тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення відносно того, якому завданню віддати перевагу. Згідно з цим правилом, пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

В залежності від ступеня терміновості і важливості завдання розрізняють чотири можливі їх оцінки (в підсумку) виконання (рис. 21.3.).

7. Термінові (важливі) справи. За них слід братися відразу ж і самому їх виконувати.

2. Термінові (менш важливі) справи. Тут існує небезпека потрапити під "тиранію" поспішності і в результаті цілком віддатися вирішенню конк­ретного завдання тому, що воно термінове. Якщо ж воно не настільки важливе, то в будь-якому випадку повинно бути делеговане, оскільки для його виконання нема необхідності мати які-небудь особливі якості.

3. Менш термінові (важливі) завдання, їх не потрібно виконувати терміново, вони, як правило, можуть зачекати. Складнощі тут виникають тоді, коли ці завдання рано чи пізно перетворюються в термінові і повинні бути особисто Вами вирішені в найкоротший термін.

Тому слід перевіряти ступінь важливості і завдання цього типу повністю або частково доручати своїм співробітникам. Поряд з тим, що Ви розван­тажуєте себе, Ви можете здійснювати підвищення мотивації в роботі і кваліфікації своїх підлеглих, довіряючи їм відповідальні справи.

4. Менш термінові (менш важливі) завдання. Дуже часто справи цієї категорії залежуються на письмовому столі, і без того заваленому папера­ми. Якщо Ви починаєте займатися цими справами, забуваючи про зав­дання першої категорії, то Вам не слід нарікати на перевантаження робо­тою. Навіть Ваші підлеглі не повинні братися за завдання цієї групи. Від завдань несуттєвих і нетермінових треба утримуватися.

У цьому випадку слід частіше використовувати корзини для паперу.

Ще аргументи на підтвердження того, що коли Ви будете послідовно розподіляти свої справи за категоріями у відповідності до принципу Ей-зенхауера, то значно підвищите результативність своєї праці:

• Ви починаєте з найважливіших завдань І концентровано займає­тесь виключно ними;

• Ви розвантажуєте себе для справді важливих керівних функцій і стимулюєте працю своїх підлеглих;

• Ви втягуєте своїх співробітників у сферу своєї відповідальності, доручаючи їм не тільки менш важливі ( рутинні) справи;

• Ви можете збільшити вимогливість до своїх підлеглих і стимулюва­ти тих, хто має відповідні здібності.