Введение

Для успешной и эффективной работы управленческого персонала проекта должны быть созданы определённые условия (организационные, программные, технические), совокупность которых представляет собой систему управления проектами предприятия (СУП). Она включает в себя три основных блока – субъекты управления, объекты управления и процессы управления. В качестве субъектов управления в СУП рассматриваются активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений. Базовым понятием для определения объекта управления СУП является проект, понимаемый как некоторое ограниченное во времени предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. Процессы управления проектом осуществляются на всех стадиях жизненного цикла проекта.

Цель и содержание поставленных задач данного проекта заключается во внедрении на предприятии системы управления проектами. На примере рассмотрим организацию ОАО «ЗМУ КЧХК». На этом предприятии произведём реконструкцию оборудования и внедрение новых технологий для увеличения выпуска и улучшения качества продукции, повышения экологической обстановки в регионе и поднятия уровня оплаты труда.

Содержание работы включает в себя:

- первый раздел: систему управления проектами, особенности построения;

- второй раздел: план проекта по внедрению на предприятии системы управления проектами;

- третий раздел: оценку эффективности внедрения системы управления проектами.

Для раскрытия этой темы и выполнения поставленных задач в данном проекте (работе) мы используем литературу из библиотеки, материалы - выбранные из сети интернет и предоставленные руководителем работы, лекции из тетради, а также информация предоставленная предприятием ОАО «ЗМУ КЧХК».

Весь порядок изложения материала в курсовом проекте (работе) направлен на достижение поставленной цели, выполнение определённых задач, построение логико-структурного подхода, а также выводы сделанные после завершения данного проекта.

В этой работе мы определили участие всех подразделений, отделов, служб выполняющих общие задачи и цели в системе управления проектами.

1 Система управления проектами (СУП).

1.1  Понятие управления проектами и виды СУП.

Управление проектами (англ. project management) - область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании объемом работ, ресурсами (такими как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях.

Управление проектом - применение знаний, навыков, инструментов и методов для планирования и реализации действий, направленных на достижение поставленной цели в рамках проектных требований.

Управление проектами включает такие этапы, как:

- планирование работ;

- оценка рисков;

- оценка необходимых ресурсов;

- организация работ;

- привлечение людских и материальных ресурсов;

- назначение задач;

- руководство;

- контроль над ходом выполнения (для измерения и контроля эффективности выполнения проектов используется метод освоенного объема);

- отчет о ходе выполнения;

- анализ результатов на основе полученных фактов.

Области знаний по управлению проектами. Революционная четвёр-

тая ре дакция PMBОК.

Руководство PMBOK распределяет все процессы управления проектами по девяти областям знаний:

- управление интеграцией проекта;

- управление содержанием проекта;

- управление сроками проекта;

- управление стоимостью проекта;

- управление качеством проекта;

- управление человеческими ресурсами проекта;

- управление коммуникациями проекта;

- управление рисками проекта;

- управление поставками проекта.

План управления является основным документом, с которого должен начинаться любой проект.

В Плане управления проектом должно быть отражено:

- содержание и границы проекта;

- ключевые вехи проекта;

- плановый бюджет проекта;

- предположения и ограничения;

- требования и стандарты.

Тройственная ограниченность описывает баланс между объемом, стоимостью, временем и качеством. Качество было добавлено позже, поэто-

му изначально именована как тройственная ограниченность.

Как того требует любое начинание, проект должен протекать и достигать финала с учетом определенных ограничений. Классически эти ограничения определены как объем, время и стоимость. Они также относятся к Треугольнику Управления проектами, где каждая его сторона представляет ограничение. Изменение одной стороны треугольника влияет на другие стороны. Дальнейшее уточнение ограничений выделило из объема качество и действие, превратив качество в четвертое ограничение.

Ограниченность времени определяется количеством доступного времени для завершения проекта. Ограниченность стоимости определяется бюджетом, выделенным для осуществления проекта. Ограниченность объема определяется набором действий, необходимых для достижения конечного результата проекта. Эти три ограниченности часто соперничают между собой. Увеличение объема обычно вызывает увеличение сроков (времени) и стоимости. Сжатые сроки (время) могут вызвать увеличение стоимости и уменьшение объемов. Небольшой бюджет (стоимость) может вызвать увеличение сроков (времени) и уменьшение объемов.

Управление проектами является наукой о применении инструментов и технологий, которые дают возможность команде (не только управляющему проектом) организовать работу с учетом этих ограничений.

Иной подход к управлению проектами рассматривает следующие три ограниченности: финансы, время и людской ресурс. При необходимости сократить сроки (время) можно увеличить количество занятых людей для решения проблемы, что непременно приведет к увеличению бюджета (стоимость). За счет того, что эта задача будет решаться быстрее, можно избежать роста бюджета, уменьшая затраты на равную величину в любом другом сегменте проекта.

Виды систем управления проектами:

Системы управления проектами можно разделить на «непрофессиональные» (неспециализированные) и «профессиональные» (специализированные).

К первому типу можно отнести Microsoft Project (Microsoft) и Suretrak (Primavera).

Профессиональными считаются Artemis Project Views (Artemis International), Open Plan (Welcom Corp.), Primavera P4 (Primavera).

С неспециализированными системами легче работать рядовому пользователю, информация в них представлена нагляднее, предусмотрены широкие возможности по агрегированию данных. В то же время в них отсутствует функциональность, требующаяся в специальных областях (например, в строительстве, производстве, телекоммуникациях и т.п.), и здесь необходимо использовать «профессиональные» системы.

Список систем управления проектами и их краткое описание: MS Office Project, Spider Project, Primavera Project Planner, IBM Rational Portfolio Manager, AllFusion Process Management Suite, Welcom Suite (вкл. Open Plan), Opus Magnum Enterprise Management, SureTrak Project Manager, Planview, eProject, Artemis, Sciforma, 1С-Рарус: Управление проектами, ЦУП-Управление проектами , Офис Управления Проект.

Краткая характеристика MS Oficce Project

Microsoft Project (или MSP) - программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.

Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.

Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений: Microsoft Project Standard - однопользовательская версия для небольших проектов.

Microsoft Project Professional - корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server.

Microsoft Project Web Access - Web-интерфейс для отчетности о выполении задач, а также просмотра портфелей проектов.

Microsoft Project Portfolio Server - продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей.

Корпоративная редакция Microsoft Project вместе с методикой внедрения на базе Microsoft Solution Framework составляет решение по управлению проектами от корпорации Microsoft под названием Microsoft Enterprise Project Management Solution (MS EPM).

Корпоративная версия Microsoft Project в от отличии от стандартной версии требует квалифицированного персонала для внедрения. Microsoft ведет ряд сертификационных программ по MS Project для проверки квалификации аналитиков. Самым высшим статусом является звание «Наиболее значимый профессионал по MS Project» (Microsoft Most Valuable Professional, MVP). Таких экспертов 26 в мире и один в СНГ.

Программа MVP по MS Project позволяет пользователям продукта через экспертов MVP получать доступ к ряду уникальных информационных ресурсов по технологиям управления проектами на базе Microsoft Project.

Краткая характеристика 1с-Рарус:

Типовое решение «1С - Рарус: Управление проектами 1.0» позволяет организовать планирование и управление проектами в масштабах предприятия, а именно:

- Формирование структуры проектов и синхронизация работ;

- Управление финансами проекта: планирование доходов и расходов проекта в разрезе статей доходов / затрат и ресурсов; календарное планирование поступлений и расходов денежных средств; контроль исполнения плана движения денежных средств по проекту.

- Управление нефинансовыми ресурсами проекта (оборудование, материалы, персонал);

- Управление документооборотом проекта;

- Мультипроектный анализ и графические средства изображения структуры проекта.

Решение предназначено для компаний всех форм собственности, независимо от отраслевой принадлежности предприятий.

Типовое решение разработано только средствами и методами программы 1С: Предприятие и представляет собой дополнение к типовой конфигурации «Бухгалтерский учет» системы программ «1С: Предприятие 7.7».

Формирование структуры проектов и синхронизация работ

Типовое решение позволяет:

Формировать структуру проекта с заданным числом этапов и задач проекта;

Поддерживать логические связи между работами;

Выстраивать иерархию проектов компании;

Поддерживать связи между работами и временными характеристиками;

Описывать весь комплекс работ и ресурсов, требующихся для выполнения работ;

Использовать четыре типа синхронизации работ (finish to start, start to start, finish to finish, start to finish).

Управление финансами проекта. Календарное планирование доходов и расходов проекта

Календарное планирование денежных потоков

Типовое решение позволяет отражать плановые и фактические движение денежных средств, запаздывание платежей, планировать поступления и расходов денежных средств, контролировать исполнения плана движения денежных средств по проекту. Управление уровнями иерархии проекта. Типовое решение позволяет задавать доходы, расходы, а также поступления или оттоки денежных средств, для любого уровня иерархической структуры проекта.

Управление документооборотом проекта

Типовое решение дает возможность контролировать:

- Оборот документов, связанных с проектом;

- Ключевые события и мероприятия, связанные с проектом;

- Поддерживать работу с документами любых типов.

Типовое решение предоставляет также графические средства изображения структуры проекта и средства создания различных отчетов по проекту или по группе проектов и отчеты, необходимые для планирования и контроля, а именно: Отчеты по использованию ресурсов, которые показыва-

ют загруженность ресурсов в разрезе задач проекта;

Отчеты для графического отображения данных проекта: диаграмма Гантта (2 варианта) и сетевой график: Диаграмма Гантта - горизонтальная линейная диаграмма. На ней задачи проекта (этапа) представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, связями между задачами;

Сетевая диаграмма отображает элементы планирования (проекты, этапы, задачи) в виде множества вершин, причем связующие линии показывают зависимости между элементами;

Отчеты по календарному плану проекта;

План - фактные отчеты (дерево этапов) и т.д.

Кроме того, пользователь может использовать аналитическую таблицу, которая позволяет самостоятельно настраивать и формировать различные аналитические отчеты (план доходов и расходов, планы и факт движения денежных средств и т.д.). Сформированные отчеты можно распечатать или сохранить как bmp-файл.

Типовое решение «1С - Рарус: Управление проектами» может быть интегрировано с любыми конфигурациями, которые используют компоненту «Бухгалтерский учет» системы программ 1С: Предприятие 7.7. Решение» 1С - Рарус: Управление проектами " может использоваться как самостоятельное решение, так и может быть совместимо с другими типовыми решениями системы: 1С - Рарус: Управление предприятием. При совместном использовании функции типовых решений дополняют друг друга.

Краткая характеристика ЦУП:

ЦУП-Управление проектами компании Лаконикс является одним из составных, но вместе с тем независимых модулей комплексного решения ЦУП (Центр Управления Предприятием), реализующего такие функции, как:

- Управление проектами и сотрудниками (ЦУП-Управление проектами)

- Интеграция разрозненных структур и филиалов в единое информационное пространство (ЦУП-Корпоративный портал)

- Автоматизация документооборота (ЦУП-Документооборот)

- А также дополнительные функции, реализуемые специализированными модулями

ЦУП-Управление проектами обеспечивает:

- Широчайший функционал управления проектами, работами, заданиями

- Оперативный контроль хода выполнения задач, поставленных перед сотрудниками - возможность формировать отчеты по любым срезам

- Возможность выполнять всю управленческую работу с сотрудниками и документами удаленно - находясь дома или в командировке

- Строго регламентированное разграничение уровней доступа для различных сотрудников, обеспечивает информационную безопасность

- Решение является поистине инструментом групповой работы над проектами. Имеются широкие возможности взаимодействия на любом этапе проекта с его участниками.

Система веб-ориентирована - устанавливается на сервер, после чего каждый компьютер готов к работе - через внутреннюю сеть или интернет. Для работы с системой используется стандартный веб-браузер. Не требуется

устанавливать систему на каждое рабочее место. Это существенно повышает

удобство и снижает стоимость внедрения и обслуживания.

Другие системы управления проектами

Прочие системы:

- ProjectMate - Российская PSA-система автоматизации профессиональной деятельности. Помимо модуля управления проектами имеет массу функций, востребованных в компаниях сферы консультационных услуг (юристы, адвокаты, аудиторы и пр.) - начиная от учета времени и заканчивая выставлением счетов (биллингом);

- TrackStudio Enterprise - система управления задачами. Есть экспорт в MS Project;

- Invest Sign;

- eGroupWare бесплатное ПО для управления проектами;

- OpenProj - бесплатная, открытая альтернатива Microsoft Project;

- GanttProject - маленькая бесплатная программка с диаграмой Ганта и ресурсами;

- OnePoint Project;

- Trac.

1.2 Понятие системы управления проектами. Особенности построения.

Для успешной и эффективной работы управленческого персонала проекта должны быть созданы определённые условия (организационные, программные, технические), совокупность которых представляет собой сис-

тему управления проектами предприятия (СУП). Она включает в себя три основных блока – субъекты управления, объекты управления и процессы управления.

В качестве субъектов управления в СУП рассматриваются активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений. К ним относятся:

1. управленческий аппарат заказчика проекта, включая в себя необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли заказчика (например – инвестор, функциональный заказчик, генеральный заказчик и другие);

2. управленческий аппарат исполнителя (или исполнителей) проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли исполнителя (например - генеральный подрядчик, генеральный системный интегратор, подрядчик, субподрядчик, поставщик и другие);

3. команды проектов (группы управления, рабочие группы) - специализированные организационные структуры, создаваемые на время выполнения проектов и включающие управленческий и технический персонал, выделяемый заказчиком и исполнителями для выполнения проектов.

Базовым понятием для определения объекта управления СУП является проект, понимаемый как некоторое ограниченное во времени предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта. В качестве объекта управления рассматриваются:

1. портфель проектов – совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности;

2. программа – группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединённых общей целью и условиями их выполнения. Управление проектами, объединёнными в рамках одной программы, обычно требует координации. Программы обычно включают в себя элемент непрерывной деятельности;

3. проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями к качеству результата в течение заданного времени и при установленном бюджете;

4. стадии жизненного цикла программ и проектов – набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта. Жизненные циклы проектов в различных областях деятельности могут существенно различаться.

В качестве объекта управления может выступать также организация, в рамках которой возникает проект и в интересах которой он осуществляется (родительская организация).

Процессы управления проектом осуществляются на всех стадиях жизненного цикла проекта и могут быть классифицированы по двум следующим основаниям – по области применения (области знаний) по целевому результату (фазы управления).

К областям знаний в проекте относится управление содержанием и границами проекта, управление проектом по временным и стоимостным параметрам, управление качеством, отклонениями и другое.

Под фазой процесса управления понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение одного из

следующих результатов:

1. санкционированное начала проекта или очередной стадии его жизненного цикла – инициализация;

2. определение наилучшего способа действий для достижения целей стадий жизненного цикла проекта с учётом складывающейся обстановки – планирование;

3. реализация плана стадии жизненного цикла проекта (от выдачи задания до получения результата) – выполнение;

4. выявление фактов отклонения фактического выполнения стадии жизненного цикла проекта от запланированного и принятие корректирующих действий – контроль;

5. завершение и закрытие проекта или стадии жизненного цикла проекта – завершение.

Для проектно-ориентированных компаний характерны сложные организационные формы (матричные структуры, проектные офисы), поэтому организационная составляющая СУП обычно включает совокупность документов, описывающих процедуры исполнения проектов и регламенты взаимодействия заинтересованных участников.

Деятельность многих компаний в самых разных областях реализуется в форме проектов. В то же время известно, что даже в не слишком сложных проектах возникают проблемы, которые проявляются в недовольстве заказчика и собственного руководства, срыве сроков, превышении смет, конфликтах внутри команды проекта и др. Профилактика и преодоление этих проблем являются важнейшими составляющими деятельности управленческого персонала проекта и должны поддерживаться соответствующими стандартами, методологией и инструментальными средствами.

Таким образом, как и любой другой вид профессиональной деятельности, деятельность по управлению проектами порождает развитие самостоятельного рынка продуктов и услуг. Опишем примеры некоторых таких услуг и продуктов (см. рис. 1).

Управлять проектами должны профессионалы, но количество настоящих профессионалов в этой области в России относительно невелико и, очевидно, отстает даже от осознанного спроса. Искусством управления проектами обладают конкретные личности, в которых соединены определенные человеческие качества, опыт и знания. Далеко не каждая компания, реализующая проекты, связанные с ее бизнес-деятельностью, имеет (или даже может себе позволить иметь) в своем штате подобных специалистов. Такая услуга, как предоставление персонала управления проектами (менеджеров проектов), достаточно широко распространена в мире. Не является она чем-то экзотическим и в России.

К важнейшим элементам, влияющим на развитие и формирование данного сегмента рынка, относятся обучающие курсы и сертификационные программы. Очевидно, при прочих равных условиях предпочтение будет отдано сертифицированным специалистам и консалтинговым компаниям, располагающим этими специалистами.

К настоящему времени накоплен значительный опыт по различным методам управления проектами в таких областях, как определение целей, сетевое планирование и управление, планирование и контроль затрат, управление рисками и т. д.. Продукты и услуги в научно-методическом секторе рынка предлагаются в разнообразных формах — от учебной литературы до специализированных программных средств, от отдельных образовательных программ до сертификации по национальной и международным программам.

От менеджеров проектов зависит многое, но, безусловно, не все. Для успешной и эффективной работы менеджера и всей команды проекта должны

быть созданы определенные условия, позволяющие в полной мере реализовать их возможности. Требуется, чтобы существующие обычно по отдельнос-ти методические, инструментальные и некоторые иные средства, необходимые для успешного управления проектом, были объединены в одну систему, в рамках которой задачи менеджера и команды проекта решались бы с наибольшей эффективностью. Другими словами, требуется создание и обеспечение эксплуатации интегрированной системы управления проектами — СУП. Это особенно важно при выполнении больших проектов или на предприятиях, постоянно занимающихся проектной деятельностью.

Рис. 1. Услуги и продукты на рынке управления проектами

Перечислим перечень основных задач, для решения которых используются системы управления проектами:

• разработку расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов;

• разработку расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов (leveling);

• определение критического пути и резервов времени испол-

нения операций проекта;

• определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;

• определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов;

• анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;

• учет исполнения проекта;

• анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

Как правило, СУП делятся на системы начального уровня, к которым, учитывая их функционал, наиболее применим термин Системы календарного планирования и контроля (СКПК) и профессиональные системы управления проектами. Хотя в последние три года отмечается устойчивая тенденция “подрастания” систем начального уровня к профессиональным пакетам и еще более активное расширение функциональности последних, цены на системы из разных групп могут заметно различаться. Если СКПК попадают в диапазон $200-800, то профессиональные СУП могут стоить заметно больше $5000.

В настоящее время существует несколько сотен систем, так или иначе, реализующих функции СКПК. Однако разнообразная “заточенность” и “раскрученность” их делают свое ограничительное дело. Реально, на российском рынке стабильно присутствует не более 10 систем. Среди них есть и отечественные разработки.

Применение формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт

реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами (СУП) является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией [3,81].

Внедрение СУП предприятия обеспечивает принятие обоснованных и проверенных решений, позволяет исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.

ИТ – составляющая СУП обычно представлена одним из промышленных пакетов управления проектами (Primavera, Open Plan, Spider, MS Project и другие), в которых в большей или меньшей степени реализованы инструменты в различных областях проектного управления. В последнее время модули управления проектами всё чаще становятся частью таких прикладных систем, как ERP, например модуль Project System в SAP R/3, и CRM, например модуль Eventix Engagement в Sales Logix.

В некоторых случаях для поддержки процедур управления проектами могут потребоваться и иные информационные технологии, среди которых отметим управление документами (EDMS) и управление деловыми процессами (work flow).

Ниже на рисунке 2 приведены процессы управления проектами.

Фазы управления	инициализация	Открытие проекта Определение проекта Формирование оргструктуры
	планирование	Д етальное п ланирование
	выполнение и контроль	О рганизация и выполнение работ Управление отклонениями (риски, проблемы, изменения) К онтроль, мониторинг, отчетность
	завершение	Закрытие проекта

Рис. 2