Спеціальні звіти та аналізи

Як засоби контролю спеціальні звіти та аналізи використовують для вивчення певного кола проблем. Велика частка необхідної інформації надходить з періодичних звітів, однак іноді цих даних явно недостатньо.

Контроль критичного обсягу виробництва - графік беззбитковості. Він показує співвідношення збуту і витрат для того, щоб дати уявлення про те, який точно обсяг доходу компенсує витрати. При меншому обсязі виробництва підприємство зазнає збитків, а при більшому отримає прибуток. На рис. 41 представлений спрощений варіант такого графіка, показаний рівень доходів і витрат для кожного обсягу збуту. З малюнка видно, що при обсязі продажів 17 млн. грн підприємство досягне критичного обсягу виробництва. Точки беззбитковості можна також висловити: в одиницях проданої продукції; у відсотках використаної потужності установок; у виробленні продукції в натуральних показниках на одного робітника.

Рис. 41. Графічне зображення точки критичного обсягу виробництва

Аналізують точку критичного обсягу виробництва при плануванні і контролі, що дозволяє зосереджувати увагу на граничній ефективності. Співвідношення, наприклад, прибутковості і витрат найчастіше не відображають впливу постійних витрат. Разом з тим аналіз точки критичного обсягу виробництва наочно показує, як впливають на прибуток додаткові витрати або продажу. Таким чином, аналіз ефективності додаткових витрат або приростні змін в обсязі виробництва дозволяє визначити межі результатів рішень керівника.

Контроль вартості та строків робіт - графік контролю прямих витрат. Відомо, що в будівництві повсюдно, за винятком великих об'єктів, планування виробництва робіт і контроль здійснюють на основі планових документів, оформлених у вигляді лінійних графіків, оскільки вони прості і наочні.

Система контролю вартості і термінів виконання робіт передбачає надання поточної (щоденної) інформації про планових і фактичних прямих витратах на будівництво кожного об'єкта в цілому за кожен день і наростаючим підсумком з початку будівництва по запропонованій нижче формі та у вигляді графіка (рис. 42).

Система контролю вартості будівництва об'єкта

(приклад заповнення умовний)

Підприємство - АТ "Київінвестбуд-3" Початок будівництва - 01.07.98

Об'єкт_______________________ Закінчення будівництва - 20.12.98

Код об'єкта__________________ Тривалість будівництва - 170 днів

Дата	День	Вартість робіт за кожен день, грн		Вартість робіт зростаючою сумою, грн
		за планом	фактично	за планом	фактично
1 липня 2 липня 3 липня . . . 19 грудня 20 грудня	1-й 2-й 3-й . . . 169-й 170-й	170 190 270 . . . 150 150	130 210 290 . . .	170 360 630 . . . 74850 75000	130 340 630 . . .

Критичний обсяг виробництва досягається тоді, коли доходи дорівнюють витратам.

Наведений документ надає керуючому будівництвом дуже важливу інформацію про розподіл бюджетних коштів на весь період будівництва та про хід їх освоєння.

Розглянемо рис. 42. Лінія фактичних витрат на будь-яку дату повинна знаходитися в межах, утворених лініями ранніх і пізніх термінів закінчення робіт. Відхилення цієї лінії від середини вліво або вправо вже дає підставу для аналізу і вживання заходів. Перетин лінії фактичних витрат з будь-якою з граничних ліній свідчить про небажаний і суттєвому відхиленні від плану. Відхилення від плану в окремі дні в ту або іншу сторону (як це було 1-3 липня, див. наведений вище документ) неістотно, головне, щоб витрати наростаючим підсумком відповідали плановим. Витрати можуть перевищувати планові з двох причин - через перевитрати чи перевиконання планового обсягу робіт.

Рис. 42. Контроль прямих витрат при будівництві об'єкта.

Причина перевищення планових витрат встановлюється зіставленням на одну і ту ж дату фактичних витрат з даними графіка фактичного ходу робіт і лінійного графіка: якщо випередження графіка не було, значить причиною є перевитрата, і потрібно знайти, за рахунок якої статті собівартості він з'явився.

Контроль за змінами структури сукупності. Проводиться за допомогою графіків з трикутними координатами. На підставі подібних графіків можна аналізувати зміни, що відносяться до трьох явищ, які являють собою єдине ціле, що на практиці зустрічається відносно часто.

Принцип побудови графіка полягає в наступному. На три сторони рівностороннього трикутника АВС (рис. 43) наносяться шкали з відсотками, що відповідають трьом елементам, що створює ціле. Ці шкали йдуть від вершини А і весь час зберігають свій напрямок.

Розглянемо процес дослідження зміни структури сукупності на прикладі контролю складу запасів товарно-матеріальних цінностей. Ці цінності на підприємстві знаходяться у вигляді трьох укрупнених складових: сировина та матеріали, незавершене виробництво і готова продукція.

Для визначення крапки, що відповідає величинам трьох даних елементів, вираженим у відсотках, проведемо прямі лінії, паралельні кожної зі сторін трикутника (рис. 43).

Так, точка 1 відповідає запасу, що складаються з 60% сировини і матеріалів, 25% незавершеного виробництва і 15% готової продукції.

Таке графічне зображення можна використовувати при наданні даних за балансом, що відносяться до активу і пасиву.

Наприклад, актив ділиться на іммобільні засоби, засоби, що реалізуються протягом короткострокового періоду, та готівкові кошти.

Пасив ділиться на власні капітали, позикові кошти і прибуток.

Витрати виробництва поділяються на витрати сировинних матеріалів, витрати на робочу силу та інші (загальні) витрати.

За допомогою наведеного графіка можна спостерігати за змінами структури будь-якої сукупності на основі положення кількох точок. У результаті визначити напрямок цих змін достатньо легко.

Контроль за змінами структури зазначених раніше і подібних сукупностей дозволяє визначити зону допустимих значень, в межах якої повинна знаходитись структура даної сукупності. Наприклад, дуже просто визначити, що в пасиві власні кошти повинні перебувати в певній пропорції з коротко-і

довгостроковими борговими зобов'язаннями або що запаси сировинних матеріалів повинні знаходитися в певному співвідношенні з іншими запасами. Таким чином, якщо на графіку виявляється точка, що виходить за межі попередньо встановленої зони A 'B' C '(точка 2 на рис. 43), то можна зробити висновок про те, що структура балансу або запасів входить в критичну зону. Контроль за рівнем науково-технічного розвитку операційної системи. Рівень розвитку - це відносна характеристика керованого об'єкта, заснована на порівнянні його показників, що характеризують їх досконалість, з відповідними базовими значеннями.

Рис. 43. Графік з трикутними координатами для контролю за змінами структури сукупності

Визначити рівень науково-технічного розвитку виробництва за допомогою одного критерію неможливо через складність самого виробничого процесу. Будь-яке підприємство - це складний виробничий комплекс, тобто сукупність компонентів, що охоплюють виробничу систему, економіку, соціальні питання, питання організації праці, управління виробництвом і т. п.

Доцільно вважати завдання багатокритеріальної і кожен з компонентів, що впливають на ефективність виробничого процесу, - самостійним критерієм. Не станемо оцінювати значення кожного з критеріїв та давати їм комплексну оцінку. Постараємося отримати розгорнуту картину значень критеріїв щодо якогось вихідного (нульового) рівня. Успіхи чи відставання, відображені якимись критеріями, визначають сильні та слабкі сторони процесу виробництва і всього підприємства.

Порівняння об'єктів за допомогою критеріїв можна проводити за варіантами:

• cтосовно до конкурента свого регіону;

• стосовно до кращих показників підприємств своєї галузі в масштабі країни;

• орієнтуючись на кращі показники підприємств світового рівня або останні досягнення світової науки і техніки.

Порівняння по кожному з варіантів має певні переваги та недоліки. У нинішніх умовах, коли вітчизняний ринок товарів по суті близький до насичення, найбільш переважно порівняння за останнім варіантом. Можливо, він зажадає значних тимчасових і фінансових ресурсів. (Але це вже інше завдання.) При виборі показників порівняння необхідно враховувати всю їх гаму, що цікавить підприємство.

При порівнянні з першим варіантом вибирається найбільш сильний конкурент. Всі показники цього підприємства-зразка приймаються за нульовою відлік. Показники порівнюваного підприємства визначаються як відхилення від нульового відліку в бік випередження чи відставання.

При порівнянні по другому і третьому варіантам на підставі статистичних даних вітчизняних або світових стандартів і даних передових досягнень науки і техніки за кожним показником визначається нульовий рівень. Відхилення показників порівнюваного підприємства від цих нульових значень характеризує рівень розвитку виробництва.

Значення, прийняті для нульових відліків, і досягнутий рівень розвитку виробництва записуються у наведену нижче формалізовану анкету. Потім визначається лаг відставання чи випередження порівнюваного підприємства в роках або відсотках. Це виконується експертним методом за допомогою побудови для кожного показника дерева цілей і дерева проблем. Детальніше дана методологія на прикладі будівельного виробництва описана в роботі [17].

Після розробки анкети результати порівнянь за обраними критеріями оформляються у вигляді формалізованої схеми (рис. 44).

На цій схемі цифра "0" на горизонтальній кривій означає початок відліку для всіх обраних критеріїв порівняння, записаних в нижній частині схеми. Відлік проводиться по вертикальній лінії критерію порівняння вгору від нульової лінії у разі, якщо порівнювати підприємства має найкращі показники, ніж прийняті за нульовий відлік, і вниз, якщо показники гірше прийнятих за вихідні.

Рис. 44. Схема порівняння показників рівня науково-технічного розвитку виробництва за обраними критеріями (критерії умовні)

Отримані для кожного критерію порівняльні відхилення -

точки відставання і випередження - з'єднуються ламаною лінією,

виражає рівень розвитку виробництва в рамках порівнюваних критеріїв. Для того щоб схема відображала дійсну картину стану виробництва, критерії за кількістю і набору мають охопити всі основні аспекти, що визначають рівень розвитку виробництва.

Складена схема рівня розвитку виробництва наочно показує, за якими критеріями і на скільки порівняти виробництво відстає від еталону. Найбільші піки відставання вимагають насамперед додаткового аналізу їхніх причин.

Кожен пік - це локальна проблема: як ліквідувати допущене відставання або утримати наявні успіхи, що забезпечують підвищення рівня розвитку підприємства.

Для вирішення таких локальних проблем (завдань) з урахуванням методології системного підходу будують для кожного піку дерево цілей або дерево проблем підвищення рівня розвитку виробництва.

На піки випередження також необхідно звертати увагу, тому що якщо не аналізувати чинники, що забезпечили успіх за окремими критеріями, і не приймати відповідних заходів для збереження переваги, то його можна швидко втратити.

На основі побудованих дерева цілей (дерева проблем) для кожного піку відставання чи випередження нульового рівня визначаються шляхи науково-технічного розвитку виробництва і розробляються відповідні заходи з метою досягнення (чи підтримки) передового рівня з необхідними техніко-економічними розрахунками та обгрунтуваннями.

Заходи, які укладаються в термін до одного року, включаються до річного плану з розбивкою виконання етапів по кварталах; більш тривалі заходи включаються до плану на перспективу.

На схемі рівня розвитку виробництва (рис. 44) через рік після початку реалізації заходів (річний рівень) проводиться друга ламана лінія прогнозованого рівня розвитку виробництва. Ламані лінії можна проводити і відповідно до розбивкою етапів по кварталах, місяцях. Як свідчить практика, такий підхід до підвищення рівня розвитку виробництва дозволяє постійно контролювати цей рівень і оперативно реагувати на негативні відхилення від розроблених заходів.

Зміст

Глава 1. Сутність і методологічні основи управління операційною системою…2