4. Инвентаризация материалов.

Порядок проведения инвентаризации материальных запасов регулируется Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской федерации (подп. 26, 29) и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995г. №49.

Инвентаризация имущества проводится в целях установления соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей, что позволяет выявить:

- фактическое наличие материальных запасов;

- ошибки при внесении данных с первичных документов в регистры бухгалтерского учета;

- ошибки при отпуске материальных запасов или их приеме;

- потери материальными ценностями своих первоначальных качеств;

- неиспользуемые материальные запасы;

- пропажи или хищения материальных ценностей;

- соблюдение правил и условий хранения материальных запасов.

Все это позволяет сделать вывод, что инвентаризация материальных запасов необходима не только для составления бухгалтерской отчетности, но и для информирования руководства организации о фактическом состоянии дел. Нормы и положения вышеуказанных документов хотя и пестрят такими словами, как «обязаны», «должны» и т.п., на самом деле выработаны на основе 500-летнего опыта бухгалтерского учета. Эти требования фактически идут не из нормативных актов, а из жизни, практики. Соблюдение указанных норм позволяет избежать ошибок, успешно провести инвентаризацию даже в очень сложных ситуациях, предъявить при обнаружении недостачи претензии материально ответственным лицам на грамотной правовой основе. В противном случае, если дело вдруг до суда, виновность материально ответственных лиц может быть не доказана, что приведет к получению организацией прямых убытков.

Подробно порядок проведения инвентаризации здесь рассматриваться не будет, так как он описан в вышеуказанных документах. Остановимся только на основных моментах.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень объектов инвентаризации утверждаются руководителем организации в ее учетной политике. Для проведения инвентаризаций приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия. Комиссия состоит из председателя (которым является руководитель организации или его заместитель) и членов (главный бухгалтер, юрист, руководители подразделений). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризация материальных запасов проводится на основании приказа руководителя (форма № ИНВ – 22). До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации отчеты о движении материальных запасов. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Инвентаризация проводится в присутствии материально ответственных лиц. Сведения о фактическом наличии материальных запасов заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3). При выявлении расхождений между фактическим количеством материальных запасов и их учетными данными составляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19), в которую заносятся только расхождения между фактическим наличием материально-производственных запасов и их количеством, числящимся по данным бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации излишки материально- производственных запасов приходуются инвентаризацией по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты:

Д-т10 «Материалы» К-т91 «Прочие доходы и расходы».

Если по результатам инвентаризации была выявлена недостача материально-производственных запасов или их порча в пределах норм естественной убыли, эти суммы относятся на издержки производства или обращения (расходы). Если по результатам инвентаризации была выявлена недостача материально-производственных запасов или их порча сверх норм естественной убыли, то суммы недостачи сверх норм возмещаются за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то суммы недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Выявленные недостачи отражаются бухгалтерской записью:

Д-т94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т10 «Материалы».

Далее происходит классификация недостач. Недостачи в пределах норм естественной убыли оформляются бухгалтерской записью:

Д-т20 «Основное производство» «К-т94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При согласии материально – ответственного лица с возмещением суммы недостачи:

Д-т73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае отказа материально ответственного лица от возмещения причиненного ущерба и направления дела в суд делается запись:

Д-т76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» К-т94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».