Одночасно перевіряють:

1. наявність випадків видачі авансу особам, які своєчасно не розрахувалися за попередній аванс;

2. випадки порушення строків закриття розрахунків по кожному ава­нсу зокрема;

3. випадки видачі авансу до погашення заборгованості по попередньому;

4. передачу сум авансу однією підзвітною особою іншій;

5. своєчасність подання авансових звітів.

Перевіряючи авансові звіти із використання підзвітних сум на опера­ційні і господарські витрати, потрібно визначити законність і доціль­ність таких витрат: детально вивчити документи, які додані до звітів по оплаті готівкою вантажно-розвантажувальних робіт, послуг, придбання ТМЦ. Особливої уваги вимагає перевірка достовірності таких пред'яв­лених підзвітною особою документів, як касові чеки торгових підпри­ємств за придбані у них товари, рахунки дрібнооптових баз і копії при­буткових документів на здачу придбаних матеріальних цінностей.

Джерелами аудиту розрахунків із підзвітними особами по відряджен­нях є накази, розпорядження керівника підприємства, посвідчення на від­рядження, дані по виданих грошових авансах, письмові-пояснення резуль­татів відрядження, авансові звіти з додатками, записи по рахунках 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках», 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Працівники підприємства скеровуються у відрядження за наказом керівника, у якому визначено місце та ціль відряд­ження. У відповідності до наказу керівника працівникові виписується посвідчення про відрядження, у якому вказується прізвище, ім'я, по-батькові відрядженої особи; її посада; місце і мета відрядження; номер та дата наказу, у відповідності до якого працівник відправляється у відрядження, а також відмітка про вибуття у відрядження з підприємства. Видане працівникові відрядне посвідчення реєструється у журналі реє­страції посвідчень про відрядження. При прибутті у кожний пункт відрядження, передбачений його завданням та вибутті з нього працівник повинен зробити відмітку у посвідченні про відрядження. Кількість фактичних днів перебування у відряд­женні визначається за посвідченням про відрядження. Підприємства повинні також вести журнал обліку працівників, що прибули у відрядження з інших підприємств та організацій.

Якщо працівник скеровується у закордонне відряджен­ня у країни, з якими встановлено повний прикордонний кон­троль, то кількість днів перебування у відрядженні визначають за відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його заміняє.

За кожен день перебування у відрядженні працівник от­римує добові. Розмір добових у межах України складає 30 грн., при відрядженні за кордон — 280 грн. (за умови, якщо до вартості проживання в готелях не включаються витрати на харчу­вання). Якщо до рахунків на оплату вартості проживання включаються витрати на харчування, сума добових відповід­но зменшується.

Якщо до рахунків на оплату проживання в готелях вклю­чено витрати на:

• одноразове харчування, для відряджень у межах України сума добових - 24 грн., для відряджень за кордон - 224,00 грн.;

• дворазове харчування, для відряджень у межах України - 18 грн., за кордон - 154,00 грн.;

— триразове харчування, для відряджень у межах України – 12,00 грн., за кордон - 98,00грн.

Якщо працівник їде у відрядження за кордон, то до часу перетину митного кордону добові нараховуються в сумі 30 грн., після перетину кордону — 280 грн.

Максимальний термін перебування у безперервному відряджені в Україні - 30 календарних днів, за кордоном — 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, що на­правляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати пе­ріоду будівництва об'єктів.

Мінімальний термін відрядження — 1 день. При одноденному відрядженні добові виплачуються в повному розмірі. Днем вибуття у відрядження вважається день відправки транспортного засобу від місця роботи відрядженого працівника, днем прибуття - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника.

Протягом усього терміну перебування у відрядженні за працівником за основним місцем роботи зберігається середній заробіток або оклад з усіма доплатами.

Після повернення з відрядження працівник складає в 3-ден­ний термін авансовий звіт про здійснені документально підтверджені (окрім добових) витрати. Працівникові компенсуються обумовлені підприємством витрати на проживання в готелі, витрати на бронювання готелю, витрати на побутові послуги, що надаються в готелі, витрати на проїзд до місця відряджен­ня і назад, витрати на постіль, — за умови надання відповідних чеків та рахунків, які підтверджують факт здійснення витрат. Добові нараховуються за кожен день перебування у відряд­женні, включаючи день виїзду та приїзду. Не використана сума авансу повертається в касу підприємства.

Якщо підзвітною особою здійснювалось придбання то­варів і послуг, то вона на підставі первинних документів, які підтверджують здійснені господарські витрати також складає авансовий звіт.

Перевіряючи оплату проїзду, а також проживання в готелі, аудитор керується Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.1997 р.№ 283/97 ВР, де вказано, що оплата проводиться в розмірі фактичних видатків тільки при поданні підтверджувальних документів.

При наявності підтверджувальних документів відшкодовуються витрати:

1. на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чищення), але не більше 10 % від норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник;

2. бронювання місця в готелях в розмірах не більше 50 % вартості місця на добу;

3. за користування постільними речами в поїзді;

4. комісійні в разі обміну валюти.

Працівнику видаються кошти як в національній валюті країни, куди скеровується працівник, так і у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні потреби згідно з нормами у розмірах, обумовлених їх реальними потребами в країні перебування.