3. Выводы из анализа состояния субъекта управления

После выполнения анализа состояния объекта и субъекта мы приходим к следующему выводу: функционирование субъекта управления вполне соответствует достижениям целей объекта управления. Так же можно сделать следующие выводы:

• Отдел оперативного управления слабый, фактически уходит много времени на выполнение функций. Возможно, это связано: с нечетким распределением обязанностей, с отсутствием должного контроля над ходом действий, оперативного планирования, немотивированностью персонала.

• Так же важно учесть то, что масштабы работ больше запланированных, но и это, наверняка, связано, с застоями в управлении предприятия, так как показатели своевременности принятий решений тоже отстают от плановых. Уровень централизации, так же как и степень автоматизации и механизации влияет на быстроту ведения решений в рассматриваемом отделе.

• Так же по трудоемкости, выполняемых функций, заметно, что происходит застой, т.е. управленческие потоки развиты не достаточно хорошо.

3. Цели и критерии совершенствования подсистемы управления

Проанализировав исходные данные субъекта и объекта управления и  данные деятельности ОАО «Прогресс» были определены цели  и критерии совершенствования обеспечивающей подсистемы управления  делопроизводственным обеспечением производства. Целью является максимальное повышение эффективности деятельности отдела общего делопроизводства.

Дерево целей:

2. Усовершенствование работы отдела оперативного управления

Более качественное принятие управленческих решений

Получение самостоятельности от других производств

Ускорение принятий решений, уменьшение занятости сотрудников незначительными решениями

Повышение квалификации сотрудников

Создание координирующего отдела

Внедрение новых технологий. Внедрение ЭВМ

2.2.Разработка задания  на оргпроектирование

Разработка задания на оргпроектирование является вторым этапом стадии предпроектной подготовки, результатом проведенного анализа состояния субъекта и объекта управления.

Сроки оргпроекта: 1,5 календарных года.

Стоимость: 1 млн. $.

Источники финансирования: прибыль, банковский кредит.

2.2.1.Цель разработки оргпроекта.

Разработка оргпроекта необходима для совершенствования деятельности подсистемы управления делопроизводственным обеспечением производства.

2.2.2.Основание для разработки оргпроекта.

Основанием служат документы, в соответствии с которыми принято решение о разработке проекта, это:

• Распоряжение директора;

• План совершенствования системы управления;

2.2.3.Требования к построению субъекта управления

Важнейшие принципы построения и развития системы управления подсистемы делопроизводственным обеспечением, использование которых необходимо при разработке данного проекта, это:

• Принцип обусловленности (формируются и изменяются не

произвольно, а в соответствии с потребностями и целями производства);

• Принцип экономичности (предполагает наиболее эффективную и экономичную организацию системы управления персоналом, снижение доли затрат на систему управления в общих затратах на единицу выпускаемой продукции, повышение эффективности производства. В случае если после проведения мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом увеличились затраты на управление, они должны перекрываться эффектом в производственной системе, полученным в результате их осуществления);

• Принцип перспективности (при формировании системы управления персоналом следует учитывать перспективы развития организации);

• Принцип прогрессивности  (соответствие системы управления персоналом передовым зарубежным и отечественным аналогам).

• Методы построения системы управления - выработанный наукой и практикой инструментарий изучения состояний действующей системы управления, проектирования обоснования и реализации новой системы. Для данного организационного проектирования мы использовали системный анализ.

• Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления.

Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие системы управления в целом и составляющих ее компонентов, целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации; на выявление многообразных типов связей этих компонентов между собой и внешней средой, и сведения их в единую, целостную картину.